Før du går i gang med et prosessforbedringsprosjekt, er det viktig å forstå dets egenskaper og hvordan det fungerer. SIPOC er et veldig interessant verktøy som gir en oversikt. (Re) finn ut hvordan du bruker den.
Hva er SIPOC?
Dette akronymet står for Leverandør Input Process Output Customer (FIPEC på fransk for leverandører - innganger - prosesser - utdata - kunder eller FITEC, "prosessens" P blir "T" for transformasjon).
Dette er en metode som finnes i verktøykassen 6 sigma (i "Definer" -fasen av forbedringsprosessen for DMAIC: definisjon av problemet ). Vi beroliger deg, du trenger ikke å være "svart belte" for å vite hvordan du bruker det. Spesielt siden det er relevant for et stort antall prosjekter i analyse- og diagnosestadiet.
Funksjonene til dette verktøyet
Dette brukervennlige verktøyet brukes av et prosjektteam og letter den generelle forståelsen av hvordan en prosess fungerer til forskjellige formål:
- forberede en kartlegging
- dokumentere en prosess
- analysere en funksjonsfeil
- identifisere omfanget av et prosjekt og aktørene som berøres
- beskrive en nåværende situasjon kontra en fremtidig situasjon
- …
Ved å gi svar på spørsmål som:
- Hva er inngangselementene?
- Hvem er interessentene? Leverandører og kunder?
- Hva er deres krav?
- Hva er de forskjellige stadiene av prosessen?
Et veldig operativt verktøy
SIPOC materialiseres av et visuelt dokument som:
S LEVERANSER: identifisering av interne og eksterne leverandører, levere innspillselementer
Jeg INNGANGER: liste over innspill (informasjon, materialer, etc.) som mater prosessen og transformeres av fremtidige aktiviteter
P PROSESS : beskrivelse av hovedaktivitetene, trinnene, oppgavene og operasjonene (uten å gå i detalj) som forvandler innganger til utganger
O UTGANGER: liste over utdata (resultater, produksjoner, dokumentasjon, etc.) beregnet for kunder (eller for andre nedstrøms prosesser)
VS KUNDER: identifisering av interne og eksterne kunder, mellommenn og sluttkunder
Stadier av implementeringen av diagrammet
Ved å følge en logisk tilnærming er bruken av SIPOC effektiv mens den er enkel.
-
Forutsetning - danne et team som skal jobbe med prosjektet.
Verktøyet brukes i form av en workshop , ved hjelp av en tavle og Post-It-notater, eller et klar-til-bruk-diagram opprettet i Excel, PowerPoint, etc.
Brainstorming er den foretrukne metoden for å identifisere elementene som kjennetegner en organisasjon.
Beskriv prosessen
Dette er det første trinnet. Det er lettest å starte med denne vinkelen: beskrive de 4 til 6 hovedoperasjonene som er utført i den studerte prosessen . Ved å gjøre dette kommer du til kjernen i saken. Det er lurt å fikse start- og sluttoperasjonen, for deretter å fullføre med aktivitetene som er knyttet mellom de to endene.
Et viktig poeng er å holde seg til hovedaktivitetene uten å gå seg vill i for mange detaljer. Målet med SIPOC er å bygge en syntetisk oversikt.
Eksempel på spørsmål: hva oppnår prosessen? Hva er hovedaktivitetene?
Legg merke til utgangene
Når du vet hva prosessen gjør, beskriver dens mekanikk, kan du liste utgangene.
Spørsmål: hva produserer prosessen? Hvilken informasjon, tjenester, dokumenter … kan vi finne ved utgangen?
Tell kundene
Legg merke til eksterne og interne kunder som drar fordel av "output" fra forrige trinn
Spørsmål: Hvem er output -elementene for? Hvem skal bruke dem? Hvem venter på dem?
Identifiser oppføringene
Lag en oversikt over innspillene som driver prosessen.
Spørsmål: hva gir næring til prosessen? Hva trenger den for å fungere?
Finn leverandørene
Oppgi leverandørene som leverer inndataelementene.
Spørsmål: hvem leverer data, materialer, tjenester, dokumenter identifisert i forrige fase?
En annen fordel med dette diagrammet: hvert trinn gjør det mulig å låse det forrige og å fylle ut hullene om nødvendig. For eksempel: ved å liste opp kundene, kan teamet innse at en utflukt er savnet.
Denne filen er referert til i: Prosessledelse - Firmaorganisasjon
