Tilnærmingen og god praksis som skal beholdes, skal hentes fra risikostyringsmetoder generelt enten for et prosjekt, en ny aktivitet, en ny struktur, en etablering i et land, etc. Det vil si et arbeid på 2 hovedfaser: analyse av prosjektets sårbarheter fra svar som gruppen kan gi .
Målet er å forhindre disse risikoene og om nødvendig forutse behandlingen å være klar når den tid kommer.
Hvert prosjekt har sin andel av risiko. Vi vet det. Imidlertid glemmer vi det, eller rettere sagt vi utelater det.
Men det ville være farlig å gjøre det. Enten det er et oppstrøms eller nedstrøms problem, er risikoen der. For å unngå å bli overveldet, er det noen trinn du må følge.
Trinn for å håndtere risiko
-
Vet hva og hvilke risikoer vi snakker om
For det identifiserer vi risikoen. Enten du jobber i IT-, bil-, mat- eller andre næringer, er de vanligste risikoene:
- Spesifikke risikoer for styring av et prosjekt: et urealistisk mål, mangel på budsjett, sosialpolitisk eller økonomisk risiko for landet
- Juridisk risiko: manglende overholdelse av kontrakten, endring i det juridiske miljøet
- Risikoer knyttet til overholdelse av tidsplanen: fristen er for kort
- Menneskelig risiko: dårlig kommunikasjon, dårlig fordeling av oppgaver i henhold til ferdighetene til hver, leverandør i fare, usikre kunder, …
- Teknisk risiko: ingen tilgang til nødvendig teknologi, prosjektets kompleksitet, mangel på ressurser
For å liste dem, ring til lagene dine! Brainstorming er en velprøvd metode. Jo flere og varierte stillinger og ferdigheter, jo bedre: flere ideer og mindre sjanse for å glemme et viktig element.
-
Hvordan forutse risiko
Og vi forteller deg med en gang at det ikke er noen mirakeloppskrift! På den annen side finnes det forebyggende løsninger. Når listen over risikoer er laget, lar de deg beholde kontrollen over prosjektet ditt og begrense skader hvis noe uventet skjer.
Til- Ranger risikoen på listen din. For å gjøre dette, skriv inn deres viktighetsrekkefølge i henhold til:
- mulig innvirkning av risikoen
- skadeomfanget
- den totale kostnaden og fordelene forbundet med løsningen
b- Vurder hver enkelt. Dette vil gi deg en bedre oversikt over helheten, og du kan til og med innse sammenhengen mellom noen.
Hvis du ikke vet hvordan du skal klassifisere disse risikoene eller hvilket vurderingssystem du skal ta i bruk, kan du for eksempel se på FMEA, Enterprise Risk Management, HAZard and Operability -studier eller ROAM -modellen. For å få en grafisk visning, kan du etablere en risikomatrise.
-
Det gjenstår å bestemme den beste strategien å ta
Flere løsninger er tilgjengelige for deg:
- Du kan godta risikoen. Du føler at dette ikke er alvorlig nok, ikke viktig nok til å endre prosjektet, eller at risikoen for at det skjer er lav.
- Endre prosjektet fra starten for å begrense risikoen eller unngå det helt
- Lag en beredskapsplan for de høyeste risikoene. Målet her er å finne alternativer til oppgavene og rollene som påvirkes av risikoen.
- Ta forsikring … bokstavelig talt eller i alle fall visse garantier!
- Begrens risikoen ved å handle samtidig som prosjektet utvikler seg
For å hjelpe deg her er noen eksempler på løsninger:
De reagerer på de vanligste risikoene i styringen av et prosjekt, som er ledelse:
- Tren lagene dine på prosjektet. De må kjenne hver detalj og vri
- Sørg for at alle ferdighetene du trenger er samlet i teamene dine for å gjennomføre prosjektet ditt
- Involver dem! Tillit og motivasjon er sentrale elementer i god prosjektledelse.
- Sørg for at hvert medlem er allsidig i minst én annen stilling. Hvis en av dem er fraværende må prosjektet kunne fortsette uten avbrudd
Nota Bene: Angi en ansvarlig person (i henhold til deres ferdigheter) for hver risiko som er oppført. Dette vil analysere risikoen, overvåke den og skrive en rapport som inneholder så mye informasjon som mulig.
-
Et prosjekt er i stadig utvikling, det gjør også listen over risikoene dine
Revurder risikoen rutinemessig en etter en, og tilpass handlingene som skal iverksettes for å forutse problemene best.
- For det alltid brainstorm. Alle vil kunne vurdere fremdriften i prosjektet og de tilhørende risikoene, handlingene som er iverksatt og lukking av risiko, det vil si når den (forventede) risikoen har passert eller er løst.
- Oppdater listen din , skriv ned så mye informasjon som mulig om risikoen. Og ikke glem at hver endring av listen, det vil si at hver handling som gjøres for å unngå en risiko, kan generere en annen risiko! Jo mer informasjon du har samlet inn, desto lettere blir det å gripe inn senere.
Det vil forstås at risikoen derfor er mulig, men mulig. Risikostyring lar deg øke sjansene dine for å gjøre prosjektet til virkelighet, enda bedre, for å få det til å skje på en positiv måte! For å gjøre dette, ikke nøl med å sette i gang forebyggende tiltak, enkle handlinger i tilfelle risikoen oppstår uansett og å beregne de relative kostnadene på riktig måte.
Se også: risikostyring og beslutning
