- Diagnostisk
- Konsekvensstudie
- Driftsfase
Før du går i gang med et prosjekt, er det tilrådelig å gjennomføre en konsekvensanalyse for å identifisere alle konsekvensene av en endring for ansatte, prosesser, yrker, andre pågående prosjekter, etc.
Basert på denne analysen tas beslutningen om å gjennomføre - eller ikke - et prosjekt med full kunnskap om fakta og bivirkningene identifiseres og kontrolleres.
Selv om vi generelt snakker om konsekvensanalyse, fokuserer studien på effekten av en endring. Konsekvensene, konkrete endringer etter tiltakene, vurderes etter prosjektet.
Dette verktøyet er ikke forbeholdt prosjektledelse alene, men for enhver beslutningstaking som fortjener en grundig analyse av bivirkninger. Vi er her interessert utelukkende i de negative effektene som kan dukke opp for å kontrollere risiko.
Metoden
La oss se hvordan vi utfører en slik analyse.
1- Forberedelse
Det første trinnet er å sette sammen et flerdaglig team som dekker alle aspekter av prosjektet. Mangfoldet mellom medlemmene i arbeidsgruppen er grunnleggende for å utforske alle mulige effekter. Hver med sin egen kunnskap har en personlig visjon om problemet som skal tas opp.
Ikke nøl med å involvere operasjonelle brukere. De bringer sin erfaring og kunnskap til de aktuelle bransjene.
2- Liste opp forskjellene mellom nåværende tilstand og anslått tilstand
Målet er å definere omfanget og omfanget av endringen for å vurdere konsekvensene. Ta hensyn til de viktigste modifikasjonene mellom en nåværende tilstand A og en fremtidig tilstand B. Se også generelt Gap Analysis -metoden.
3. Identifiser potensielle påvirkningsområder
For å gjøre denne undersøkelsen lettere, bruk modeller tilpasset problemet.
Når det gjelder et organisasjonsprosjekt, gir strukturen nedenfor en relevant referanse for å vurdere de berørte områdene:
- Strategien: misjon, strategiske mål …
- strukturen : med særlig virkninger på organisering av arbeid, prosesser, yrker
- menn: virkningen på motivasjon, ferdigheter, ledelsesstil
- systemene: konsekvensene for informasjonssystemer, beslutningstaking, animasjon, godtgjørelse
- Kultur: verdier, oppfatninger, standarder for atferd …
Andre modeller eksisterer, for eksempel McKinsey’s 7S’s Matrix. nær referansen ovenfor eller PESTEL modell for en analyse av det generelle forretningsmiljøet.
Avhengig av type prosjekt vil Prosesskartlegging ellers prosessmodellering studert kan være en god støtte.
En av vanskelighetene er å finne riktig analysenivå. Å dykke ned i for mange detaljer er uproduktivt. Å gå glipp av et område med stor effekt reduserer analysens relevans. For eksempel kan en endring i organisasjon ha innvirkning på kunden. En effekt som ikke kommer til å utheve kvalitetssjefen .
4 - Se etter virkningene
For hver identifiserte endring, liste effektene etter område ved hjelp av idémyldringsteknikken .
Noen eksempler :
Som en del av omorganiseringen av ordreinnføringen:
| Forskjeller fra dagens tilstand | Effekter | ||||
| Menn | Systemer | Struktur | Kultur | Strategi | |
| Kraftig økning i antall bestillinger per dag | Økt stress på assistenter | Oppnåelse av maskingrenser når det gjelder behandlingskapasitet | Opprettelse av en flaskehals ved forberedelse | … | … |
| … | |||||
Som en del av orienteringen til en salgsstyrke på markedsføring av tjenester i tillegg til produkter
| Forskjeller fra dagens tilstand | Effekter | ||||
| Menn | Systemer | Struktur / yrke | Kultur | Strategi | |
| Selgerne har 2 separate tilbud til salgs | Økt tid brukt på trening Vanskeligheter med å motivere selgere på begge punkter … | Godtgjørelse: dagens system blir uegnet | Økning i kompleksiteten i organisering av besøk | Selger komponentkultur i strid med salgsløsninger | Inkonsekvent forretningsaktivitet |
| … | |||||
5. Evaluer og prioriter
Når områdene og konsekvensene er identifisert, bør de vurderes og prioriteres. Målet er å kvantifisere virkningene for å ta de riktige avgjørelsene: velg de som fortjener spesiell oppmerksomhet.
6. Bestem deg
På bakgrunn av analysen som er utført, er det på tide å ta en avgjørelse. Du må velge hva du skal gjøre med beholdningen som er utarbeidet. Hvis bivirkningene er veldig viktige, må du starte prosjektet likevel? Vurdere omkretsen på nytt? Gjennomgå målene? Hvis virkningene er håndterbare, er det viktig å lage en handlingsplan tilstrekkelig.
Alternativ metode
Undersøkelsen av effektene kan også utføres ved hjelp av fiskebeinsdiagram (eller ishikawa ) med en klassifisering 5M.
Den første diagnosen
Fortsettelse av filen: den operative delen
- Tidligere
- 1
- 2
- 3
- Følgende
Denne filen er referert til i: Beslutningsprosesser: prosess og fallgruver som skal unngås - Hvordan håndtere risikoen ved et prosjekt?
