Ledelsesmessig kommunikasjon - definisjon
" Generelt sett tilsvarer ledelseskommunikasjon samspillet mellom ledelsen i selskapet og organisasjonen. Nærmere bestemt mellom manageren og teamet hans.
Dette rammeverket er ansvarlig for å overføre informasjon og direktiver fra høyere hierarkiske nivåer, støtte intern kommunikasjon , destillere meldinger knyttet til hans egen ledelse for å oppnå engasjementet til teamet sitt, etc. Den er basert på spesifikke ferdigheter som lar en leder overføre et budskap effektivt. ."
Denne øvelsen kan være vanskelig. Delvis av denne grunn er mange fagfolk ukomfortable med denne oppgaven. Denne mangelen på tillit skyldes også det faktum at lederkommunikasjon krever et minimum av opplæring. Et minimum er ikke alltid garantert.
Hva er utfordringene ved lederkommunikasjon?
Kommunikasjon er grunnlaget for ethvert forhold, uansett hva det er. Mennesket kan ikke kommunisere. Samhandling med andre er en del av den primære funksjonen.
I næringslivet er det avgjørende for lederen å mestre denne øvelsen. Ikke bare for å bli forstått av de rundt ham, men også for å utføre sitt oppdrag.
Hva skal man kommunisere? Når ? Hvem sin ? Disse spørsmålene vil finne et svar i samsvar med handlingene som utføres. For eksempel, hvis ansatte har handlingsplaner knyttet til den generelle strategien, må den mellomliggende lederen som har ansvaret for å administrere disse personene holde dem informert om de generelle resultatene av strategien og om eventuell perifer informasjon hvis den ikke er konfidensiell.
God lederkommunikasjon vil dermed blant annet ha som mål å:
- informere effektivt sine ansatte, utveksling, dialog med dem,
- opprettholde koblingen mellom de forskjellige lagene i selskapet (toppledelse, mellomledere, lokale ledere, ansatte, etc.)
- dele informasjon mellom forskjellige tjenester , delta i selskapets ånd og styrke medlemskapet i en og samme organisasjon, arbeide for kollektiv etterretning, samarbeid og innovasjon,
- stafett , å dele kulturen, verdiene, selskapets strategi,
- lede transformasjoner til suksess ved å gi mening til oppdragene og oppgavene som er betrodd,
- definere oppgavene tydelig og presist for bedre effektivitet, særlig gjennom definisjonen av SMART -mål,
- bringe folk tilbake til hjertet av selskapet ,
- skape et klima av tillit og en god teamsamhold ,
- motivere effektivt, inspirere, involvere, oppmuntre, gratulere …
Hvordan kommuniserer lederen?
Ledelseskommunikasjon opererer i dag under 3 akser:
- synkende : fra lederen til hans ansatte,
- stigende : fra lederen til hans hierarki,
- tverrgående : fra lederen til de andre lederne / avdelingene i organisasjonen.
Obligatoriske ferdigheter
Lederen må være i stand til å mobilisere et visst antall ferdigheter og kvaliteter for å kommunisere effektivt med teamet sitt.
- Aktiv lytting - For å bli lyttet til og hørt, er det fremfor alt nødvendig å vite hvordan man lytter til den andre oppmerksomt og på en ikke-direktiv måte, slik at sistnevnte kan uttrykke seg i fullstendig frihet, uten frykt for forhastet dom og uten press. Å lytte aktivt betyr å vite hvordan man dekoder ikke-verbalt språk og tilpasser kommunikasjonen, for å høre utover ordene som er uttrykt. En viktig ferdighet når det gjelder å veilede mennesker.
- Evne til å kommunisere med andre - Vær rolig med andre eller i offentligheten, tør å snakke, vet hvordan du sier nei, kjenner de forskjellige personlighetstyper og vet hvordan du kan identifisere dem for å tilpasse kommunikasjonen din, finne de riktige ordene og riktig tidspunkt for å uttrykke hva vi må gi videre … Dette er alle elementer som lederen perfekt må mestre innenfor rammen av sitt oppdrag.
- Emosjonell intelligens og empati - Gjenkjenn, kontroller og bruk følelsene dine klokt for mer flytende kommunikasjon og relasjoner. Å være fullt klar over hva den andre kan føle, gjør at lederen kan tilpasse seg enhver situasjon. Empati, på sin side, bidrar til å etablere et reelt klima av tillit og autentisitet som er avgjørende for menneskelig ledelse.
- Karisma og selvsikkerhet - Å tørre å ta plassen sin og hevde sine valg er avgjørende når man inntar en lederstilling. For å inspirere, motivere, bli hørt og respektert må lederen vise karisma og lederskap.
Hva støtter?
Kommunikasjon kan være skriftlig eller muntlig, adressert til en eller flere mottakere, være mer eller mindre formell, av organisatorisk karakter (definisjon av oppgaver / mål, evalueringer, etc.) eller mellommenneskelig (utvekslinger uten referanse til de forskjellige posisjonene / hierarkiske nivåene: diskusjoner mellom kolleger, etc.).
Lederen vil dermed sørge for å tilpasse sin støtte i henhold til målene for meldingen, omstendighetene den overføres under, personligheten / funksjonene til samtalepartneren.
- E -post : å overføre informasjon / dokumenter som er nødvendige for riktig utførelse av oppgaver (invitasjon til en kortfattet deling av dagsorden for ethvert møte, tall og data, etc.).
- Kurere : hovedsakelig forbeholdt svært lovlig regulerte formål (omorganisering, overføring, økning, kontraktlige oppsigelser, oppsigelse, anmodning om ordre og andre sanksjoner, etc.).
- Telefon : for å skaffe informasjon raskere enn via e -post, for å overføre viktige og presserende data …
- CSR, intranett, sosiale nettverk : for å utveksle dokumenter, informasjon, opplæringsmateriell, etc. Vær imidlertid forsiktig med å ramme inn bruken for å unngå glidning, avhengighet, overforbruk …
- Kollektive møter : morgenmøter, økter for å reflektere, gå videre, gjøre status over kommende eller pågående prosjekter, seminarer, etc.
- Individuelle møter : årlige intervjuer, individuell tilbakemelding, etc.
- Konstruktiv tilbakemelding : for å motivere og oppmuntre, korrigere kurset om nødvendig, men også for å motta tilbakemelding fra ansatte.
- Teambuildingsøkter : å få frem alles virkelige personligheter, øke følelsen av å tilhøre teamet, styrke samhørigheten, fremme samarbeid og kollektiv intelligens.
- Uformelle møter : for å forene gruppen, bli bedre kjent med dine ansatte og kolleger …
Hvilken rytme?
Det er vanskelig å definere en bestemt rytme for optimal lederkommunikasjon. Avhengig av aktiviteten, størrelsen på organisasjonen / selskapet, den geografiske spredningen av ansatte, kan utvekslingstakten variere sterkt.
Det er imidlertid viktig å kommunisere jevnlig. Lederen kan definere vanlige og strukturerte kollektive og individuelle møter - datoene og formålet vil bli kommunisert til de involverte ansatte, men også kunne plassere et intervju på den daglige eller ukentlige agendaen hvis behovet oppstår. Faktisk eller i tilfelle nødstilfelle, uforutsett.
Rytmen til de forskjellige punktene kan dermed artikuleres som følger:
- dag til dag - Leder og samarbeidspartnere møtes.
Mål: å starte dagen og ta en rask titt på oppgavene, oppdragene og prosjektene som pågår.
For eksempel blir hvert medlem av teamet invitert til å si hva han gjorde dagen før, målene han oppnådde, prosjektene han vil jobbe med i løpet av dagen, eventuelle vanskeligheter han møter..
Disse relativt uformelle intervjuene (eller briefene) finner vanligvis sted, alltid samtidig. Hver ansatt har omtrent 1 minutt til å si hva de har å si. Det kan også være en mulighet for manageren å motivere troppene sine via en anekdote, en positiv tanke … For mer effektivitet må alle medlemmene i teamet være til stede og delta - fysisk eller praktisk talt gjennom en samtale / visio -konferanse, en e -post som presenterer arbeidet sitt hvis de ikke kan gjøre noe annet.
- ukentlig - Leder og samarbeidspartnere møtes.
Mål: å gjøre et mer presist poeng om fremdriften (definer på forhånd indikatorene som skal brukes), sette tidsfrister og mål for den kommende uken.
Tanken er å involvere ansatte i visse strategiske beslutninger for å gi mening til oppdragene. Ideelt sett vil disse relativt formelle ukentlige møtene sitte rundt et bord og vare maksimalt 1 til 2 timer. De samler alle medlemmene i teamet.
- månedlig - Leder og involverte ansatte møtes.
Mål: Gjør en mer formell oppdatering av månedens fremgang og definer målene for den kommende måneden, oppdater indikatorene, endre tidsplaner og prosjektfrister, om nødvendig. Det kan også være et spørsmål om å gjøre oversikt over all pågående trening / coaching.
Disse møtene vil fortrinnsvis finne sted om morgenen for å maksimere effektiviteten og vil vare 1 til 2 timer. Det er ikke obligatorisk å innkalle alle medlemmene i teamet. Lederen vil gjøre dette i henhold til teamets operasjonsmåte og selskapets praksis.
- årlig - Leder og samarbeidspartnere møtes individuelt eller hele teamet / selskapet møtes.
Mål: årlige vurderingsintervjuer for lederen og hver av hans ansatte, bedriftsseminar, teambuilding -økt, spesifikke arrangementer …
Seminarer, teambuildingsøkter og andre årlige arrangementer holdes på stedet eller utenfor og samler alle teammedlemmer, alle ansatte, etc. i henhold til konteksten.
De årlige evalueringene har et meget presist rammeverk og utføres i henhold til spesifikke regler.
