Avklar målet, velg riktig format, sett sammen riktig team … her er trinnene du må ta i betraktning når du organiserer og forbereder et formelt møte.
De forskjellige trinnene i forberedelsen
-
Definer målet med arbeidsmøtet
På dette tidspunktet er det et spørsmål å stille deg selv: " Hva skal møtet ende med? En handlingsplan? Avgjørelser? " Du er dermed i stand til bedre vurdere ressursene å benytte å jobbe med emnet. For eksempel blir analysen av en dysfunksjon utført med eksperter. Men hvis målet er å bestemme umiddelbart, må gruppen inkludere en eller flere beslutningstakere. Disse menneskene er ikke nødvendigvis spesialister på saken.
For å gjennomføre et effektivt arbeidsmøte fungerer målet som en rød tråd gjennom debattene.
-
Velg riktig type møte
Møte for problemløsning, kreativitet (generering av ideer med idémyldringsmetoden), service … eller bare informasjon, den valgte typen følger selvfølgelig av målet som ble satt i starten . Du nærmer deg ikke på samme måte et møte hvis formål er å kommunisere med lagene dine med et annet hvis formål er å oppnå en kollektiv produksjon. de animasjonsstil som skal implementeres, avhenger også av arten av temaet som behandles og formålet med arbeidsmøtet. I noen tilfeller kan dette være et eksternt videokonferansemøte.
-
Velg deltakere
"Hvem kan hjelpe til med å nå målet? Hvem kan være et hinder?" Å stille deg selv disse spørsmålene gjør det lettere å vite hvem du skal invitere. Så du får et komplett team i tråd med målene og emnet. Definer et optimalt antall deltakere for utvekslinger og effektiv beslutningstaking. Med en kontrollert taletid vil møtet bli enda mer produktivt.
-
Definer planen
Organiser flyten av utvekslinger og kommunikasjon. Arbeidsmøtets forskjellige faser og temaene som diskuteres, workshops om nødvendig … alt registrert i en agenda ved å plassere prioriterte emner i den første delen av agendaen.
Tilknytt arbeidstid for hver fase. Du vil dermed unngå overløp fra ett emne til skade for et annet. Strateg og taktiker i de første stadiene, du er da arrangøren.
-
Planlegg møtet
Sørg for at alle deltakere er tilgjengelige for valg av dato og klokkeslett. Deretter send invitasjonene til deltakerne (eller invitasjonene) for offisiell bekreftelse. Hvis mulig, planlegg møtet for en tid som gjør det lettere for alle å fokusere og investere fullt ut.
-
Utarbeid arbeidsdokumenter og andre viktige punkter
Identifiser nødvendige dokumenter, produktprøver, etc. Utvikle presentasjonsstøtten . Den berømte PowerPoint som vi alle brukte timer og timer på !! Definer spillereglene. En viktig oppgave for effektiv styring av børser.
Forbered logistikk (reservasjon av møterommet, tavlen, kartong , overhead -projektorer,. ). Det er alltid urovekkende å kaste bort tid når tiden kommer ved å kompensere for mangel på organisasjon. Skriv agendaen.
Når dette arbeidet er fullført, er du klar til det ta rollen som tilrettelegger!
Se også som en forlengelse av dette temaet hvordan forberede en workshop.
