Hva er prosjektledelse?
Gjennomføringen av et prosjekt krever overvåking av ulike elementer for å sikre at arbeidet som utføres går i riktig retning. Pilotering av et prosjekt betyr altså å samle et sett med data, analysere dem, bestemme og implementere, om nødvendig, handlingene som er nødvendige for at prosjektet skal nå målene som er tildelt det. Dette innenfor rammene som opprinnelig ble definert når det gjelder kvalitet, kostnader og tidsfrister.
Den ansatte som er ansvarlig for tilsynet med et prosjekt holder hele tiden overvåket gapet mellom det som er planlagt (prognosen) og det som oppnås.
Dette oppdraget er avgjørende. Gjort bra, reduserer det risikoen for feil betydelig. Faktisk er livet til et prosjekt ikke en lang stille elv. Sjelden går alt som planlagt. Gjennom byggefasen er det nødvendig å putte litt olje i tannhjulene, eller til og med justere mekanikken. Dette er en av nøklene til prosjektets suksess.
Hvem er piloter?
Dette daglige ledelsesoppdraget er overført til prosjektlederen. For store strukturer overvåker en styringskomité (COPIL) overholdelse av tidsfrister, bruk av ressurser og oppnåelse av definerte mål. Om nødvendig tar dette organet viktige beslutninger, for eksempel utsettelse av prosjektets sluttdato.
Pilotsyklusen
Piloten er strukturert rundt planlagte festepunkter. Dette er tilfellet med en COPIL som møtes på slutten av hvert nøkkelfase (eller når en milepæl er nådd) for å validere overgangen til den neste. Bortsett fra sin rolle i COPIL, er prosjektlederen ansvarlig for daglige ledelsesoppdrag.
Denne organisasjonen tilbyr den smidigheten som er nødvendig for at teamet skal gripe inn straks når behovet oppstår og grunnlaget for å ta et skritt tilbake for å strukturere beslutninger gjennom møtene i styringskomiteen.
Pilotens innsatsområder
1 - Gjennomfør korrigerende handlinger
Ingen prosjekter, selv om de er satt sammen, er immun mot det uforutsette: feil hos en underleverandør, defekt utstyr, levering fra en leverandør som ikke er i samsvar med etc. Prosjektlederen har ansvaret for å finne paraden for den aktuelle hendelsen sammen med teamet sitt for å iverksette nødvendige tiltak for å løse problemet.
2 - Utløser forebyggende handlinger
Når indikatorene signaliserer veldig tidlig at et avvik kommer til å skje, er det tilrådelig å ta forebyggende tiltak. For eksempel: oppfølgingen av timeplanen viser at visse operasjoner ligger etter planen. I stedet for å vente på å være definitivt ute av planen, kan det være aktuelt å bevilge ytterligere ressurser når det gjelder personalet eller nye ferdigheter for å få prosjektet tilbake på sporet.
Et typisk eksempel er forebyggende vedlikehold utført av teknikere som endrer en del før den går i stykker.
3 - Administrer endringsforespørsler
Rektor vil sannsynligvis justere sin første forespørsel mens teamene allerede er på jobb. Disse endringene kan resultere i en justering av det som var planlagt. Prosjektlederen må deretter omorganisere alles arbeid, eller til og med mobilisere flere ressurser for å tilpasse seg den nye situasjonen.
4 - Hold prosjektdokumentasjonen oppdatert
Prosjektplan, planlegging, charter, prosedyrer, interne kontrakter etc. endringene som utføres gir opphav til oppdateringer i dokumentasjonen og de aktuelle depotene. Denne oppgaven er avgjørende for å opprettholde kontrollen over arbeidet. Uten dette vil prosjekthorisonten trolig bli grumsete som et resultat av koordineringsproblemer mellom teamene.
Verktøy for prosjektledelse
Dashbordet
For å administrere effektivt er dashbordet det viktigste verktøyet.
2 hovedmål:
- overvåke hullene mellom prognoser og prestasjoner når det gjelder økonomiske ressurser, tidsfrister, kvalitet og leveranser,
- følge utviklingen i de ulike stadiene.
Det tillater også kommunikasjon med teamet og interessenter gjennom oppfølgingsmøter. Det er et sentralt verktøy for styringsgruppen.
Viktige styreindikatorer
For å designe et effektivt og operasjonelt bord, er det nødvendig å velge relevante indikatorer (KPI), representant for fremdriften i arbeidet og ytelsesnivået oppnådd i tråd med de fastsatte målene.
Noen eksempler på indikatorer for prosjektledelse:
- antall forbrukte timer / planlagte timer
- prosent av ferdigstillelse av prosjektet
- budsjettutnyttelsesgrad
- antall uløste poeng
Indikatorene defineres under designfasen.
Planleggingen
En planlegging av typen "Gantt -diagram" er en verdifull hjelp for å følge prosjektets fremgang. Et slikt verktøy gir en detaljert oversikt over de forskjellige aktivitetene, oppgavene, arbeidet som utføres over en tidshorisont. Datastyringen av denne typen planlegging forenkler justeringer og gir mulighet for å gjøre simuleringer. Beslutninger er da lettere å ta, oppgavefordelingen mer åpenbar osv.
Risikotabell
Dette oppsummeringsverktøyet for risikostyring er nyttig for å holde sannsynlige sårbarheter under overvåking og for å implementere forebyggende tiltak. Denne tabellen er hentet fra risikomatrisen som ble definert under designfasen.
