Hvis hovedformålet med disse formelle møtene er å samle alle aktørene i et prosjekt for å validere de forskjellige resultatene, gjenstår det faktum at disse regelmessige møtene er avgjørende for å lykkes med et prosjekt, som enten.
Å dele den samme visjonen om ting, utveksle informasjon, ekspertise, jobbe intelligent i samme retning, med et kollektivt mål, rette feil mens de går … så mange ingredienser som er gunstige for suksess, både kollektive og individuelle.
Hva er en prosjektgjennomgang?
Et godt utformet prosjekt er artikulert rundt forskjellige viktige stadier gjennom hele utviklingen. Disse fasene blir materialisert ved validering av milepæler (eller milepæler) som gjør det mulig å gjøre status over fremdriften i prosjektet om gangen "t" og bekrefte at det er tatt et skritt vellykket, og dermed kan neste fase startes. Det er under disse formelle møtene kalt "prosjektanmeldelser" at milepælene blir validert - eller ikke.
Disse faste møtene er definert fra starten. Beslutningene som tas under disse gjennomgangene er ugjenkallelige og håndhevbare. De fungerer som referanser å stole på for videre operasjoner.
Skuespillere
Prosjektgruppen består av et komplett team av mennesker som er opptatt av prosjektet. Den kan for eksempel være sammensatt som følger:
- prosjekt sponsor,
- prosjektlederen,
- prosjektgruppen,
- eksperter og / eller partnere,
- en sponsor.
Mål
Prosjektanmeldelser gjør det blant annet mulig å:
- Sjekk det målene for et stadium er godt oppnådd ,
- sjekk at frister og frister respekteres ,
- validere de forskjellige fasene i prosjektet,
- håndtere farer , mulige hendelser, problemer eller risiko,
- bestemme seg for mulig justeringer eller omorienteringer ,
- utløse a ringe etter midler ,
men også :
- forbund igjen aktørene rundt suksessen til prosjektet,
- kommunisere ansikt til ansikt,
- styrke kollektiv intelligens ,
- fremme samarbeid mellom de forskjellige hovedpersonene,
- gi en global, unik og presis visjon av prosjektet til hver av de involverte partene.
Typer av tidsskrifter
Det finnes flere typer prosjektgjennomganger, blant annet:
- Styringskomité: består av operasjonelle ledere i prosjektledelsen, den overvåker prosjektet som helhet: sammensetning av teamet, utpeking av prosjektlederen, definisjon av faser, tidsfrister og ulike oppfølgingsmøter, validering av trinn, beslutnings- lage osv.
- Gjennomgang av budsjett : implementert som en del av budsjettstyringen, gjør det mulig å kontrollere og overvåke utgifter og inntekter: overvåking av avvik, revisjoner, justeringer, prognoser.
- Sprint anmeldelse : i sammenheng med smidige prosjekter, holdes det på slutten av hver sprint og gjør det mulig å presentere det som er utviklet i løpet av den siste sprinten, å gjøre status over prosjektets fremgang, validere eller justere alternativene for å flytte videre til neste sprint.
- Produksjonsanmeldelse : Som en del av produksjonen av et nytt produkt, gjør det det mulig å validere alle stadier, eventuelle justeringer, samsvarsvalidering, etc.
Hvordan denne typen møter fungerer
Som med ethvert møte er prosjektgjennomgangen intet unntak fra regelen: tiden som er tildelt dette møtet kan ikke forlenges, den må være godt forberedt og fremdriften innrammet for økt effektivitet.
Det foregår som følger:
- forberedelse : definisjon av agendaen, personene som skal innkalles, stedet, timeplanen, etablere referansedokumenter (dashbord, etc.)
- invitasjon : innkalle deltakerne (bare de hvis tilstedeværelse er avgjørende) ved å sende dem en presis agenda samt hver enkelt rolle.
- gjennomføring av møtet : deltakerblad (sjekk at alle aktørene som er innkalt er tilstede), utnevnelse av ordføreren, åpenhet (spesifiser mål og milepæl som skal valideres), dynamisk og livlig animasjon (ekte utveksling med de forskjellige samtalepartnerne), rettidige og distribuerte taler, respekter timing , etc.
- presisjon, konsisthet og positivitet : Nå er det ikke på tide å gå seg vill i detaljene for hvert oppdrag som er utført, og heller ikke bare nevne vanskelighetene. I begge tilfeller vil motivasjonen for hele gruppen bli sterkt redusert.
- konklusjon : beslutningstaking, valideringer, handlinger som skal gjøres, presentasjon av neste milepæl, etc.
- rapportere : skrive og sende til alle deltakere og berørte personer.
- fil for gjennomgang av prosjekt : opprettelse og regelmessig vedlikehold av utførte verifikasjoner, fattede beslutninger, etc.
- regelmessig : kontroll med gjennomføringen av definerte handlinger og etterlevelse av fattede beslutninger.
