Hva er personalforvaltning?
I dagligspråket er personalledelse og personalforvaltning noen ganger forvirret.
Men mens HRM dekker begreper om strategi, utvikling og mobilisering av menneskelige ressurser, refererer personaleledelse, også kalt personaladministrasjon, til det mer rent administrative aspektet ved ansattes ledelse.
Dette gjelder alle oppgavene med administrasjon og daglig ledelse av kontraktsforhold mellom ansatte-næringslivet, kollektivt og individuelt, fra de kommer til de forlater arbeidsstyrken.
Personaladministrasjonens oppdrag
Avgjørende så snart ansatte blir ansatt, kan den administrative ledelsen av personalet administreres, avhengig av type og størrelse på virksomheten, av ledelsen, regnskapsavdelingen, HR -sjefen eller en dedikert avdeling.
Den dekker et bredt handlingsområde:
- Håndtering av individuelle og kontraktsmessige filer for hver ansatt : fullføring, overvåking og arkivering av alle administrative og juridiske forpliktelser, fra oppføring til utgang av hver ansatt (ansettelseskontrakt og endringer, medisinske undersøkelser, lønnsslipper, opplæringsattester, endringer i situasjon, etc.)
- Håndtering av arbeidstid og fravær : ferie betalt, sykdom, trening, RTT, overtid, timeplaner …
- Håndtering av lønn, sosiale bidrag og lønn : datainnsamling, beregning, betaling, utgave av obligatoriske dokumenter, etc.
- Håndtering av obligatoriske periodiske administrative erklæringer og forhold til offentlige administrasjoner, helseforsikring, private forsikringer (gjensidig, forsørgelse …)
Hva er utfordringene for den administrative ledelsen av personell?
Personalledelse handler imidlertid ikke bare om å fullføre administrative formaliteter: den reagerer på store utfordringer.
- Juridisk problem: Juridisk og skattemessig manglende overholdelse kan være veldig dyrt
Personaladministrasjonen sikrer riktig oppfyllelse av de forskjellige administrative, juridiske og skattemessige forpliktelsene og opprettholder dokumentene som viser at de er i samsvar: erklæringer til de forskjellige organisasjonene, overholdelse av forpliktelser og forpliktelser når det gjelder arbeidstid, permisjon, lønn, etc.
Dette er en nødvendighet for å unngå økonomiske og til og med straffbare sanksjoner, som ofte er tunge i tilfelle kontroll (til og med automatisk) og potensielt katastrofale når det gjelder image.
- Sosialt spørsmål: sentrale prosesser for driften av selskapet og medarbeidertilfredshet
Ansette, lønn, overføringer, kampanjer …: respekt for prosedyrer og rettigheter, effektivitet og lydhørhet for personalledelse på disse emnene er avgjørende for ansatte.
Kompatibel personaladministrasjon gir ingen bonus : den oppfyller minimumet som forventes av ansatte. På den annen side er virkningen av mangelfull personalledelse umiddelbar: tvister, avganger, forverring av det sosiale klimaet og motivasjon …
Effektiv personalledelse er B-A-BA for et godt arbeidsgivermerke og en effektiv organisasjon.
- Økonomisk og strategisk problemstilling: nøkkeldata for selskapet
Personaladministrasjonen administrerer, leverer og opprettholder dataene som er viktige for strategiske beslutninger: personalstyring, fravær, lønn og andre kostnader som representerer en vesentlig del av selskapets budsjett … Den leverer pålitelige data til sosialrapporten, HR -dashbord og alle studiene nødvendig for å analysere selskapets sosiale situasjon og ta informerte beslutninger.
Kort sagt: personaladministrasjon er grunnlaget for all personalforvaltning som er avgjørende for selskapets funksjon.
Personalledelse: et krevende felt
Hvis personalledelsen har mistet legitimasjonen når HR blir strategiske partnere, ville det være en feil å neglisjere personaladministrasjonen din.
Organisasjonen og profesjonaliseringen fortjener like mye oppmerksomhet som andre viktige HR -områder som rekruttering eller GPEC.
Personaladministrasjon krever spesifikke ferdigheter:
- ekstrem stringens : mange forpliktelser med strenge frister, noen ganger komplekse beregninger som påvirker følsomme elementer som lønnsslippen til hver ansatt eller selskapets skatt og lovlig overholdelse … Feil eller forsinkelser kan få alvorlige konsekvenser.
- etikk og en sterk følelse av konfidensialitet : avgjørende for håndtering og lagring av sensitive data for hver ansatt og for selskapet.
- avanserte tekniske ferdigheter : Langt fra anvendelsen av automatiske systemer, er personaladministrasjon et komplekst felt med mange og endrede regler som krever grundig analyse og forskning. Hyppige lov- og forskriftsendringer krever konstant overvåking og oppdatering av kunnskap.
- en evne til å være en kraft for forslag og forventning : forutsigbare endringer, muligheter for optimalisering for å minimere kostnader, varsler om drift … Vi vil personalansvarlig må ha en meget detaljert kunnskap om selskapet og dets sektor, dets juridiske miljø, sin strategi, HR og økonomiske spørsmål, dets utsikter og begrensninger. Det er ingen tilfeldighet at denne funksjonen ofte utføres av gründeren i små strukturer.
Hvilke løsninger for kompatibel og effektiv ledelse?
God personalledelse er uunngåelig kostbar. Men avhengig av budsjettet, størrelsen på virksomheten din, kan du vurdere forskjellige metoder:
- I alle tilfeller, overlate personaladministrasjonen til fagpersoner : rekruttere eller investere i opplæring for å oppgradere dine ansattes ferdigheter, outsource visse oppgaver (innkommende vakt- og / eller lønnsberegning, redigering og sending av nyhetsbrev, utarbeidelse av sosiale erklæringer, styring av utgiftsrapporter, beregning av permisjoner, etc.).
- Hvis personalledelsen din administreres internt, sørg for at du implementerer de nødvendige midlene : vanlig opplæring, deltakelse i konferanser, informasjonsmøter organisert av profesjonelle filialer, juridisk rådgivning eller regnskapsførere, abonnementer på profesjonelle nettsteder og tidsskrifter …
- Invester i verktøy som tillater standardisering eller automatisering av visse oppgaver kan spare deg dyrebar tid på tidkrevende aktiviteter uten merverdi og begrense risikoen for feil. Prospekter markedet, utfør en kostnad / nytte -studie: det finnes løsninger for alle budsjetter og forretningsstørrelser. Fra enkel tidsstyring eller lønnsprogramvare til full HRIS kombinert med et samarbeidende intranett som lar hver ansatt angi feriedatoer og utgiftsrapporter. Nyttige verktøy for operativ ledelse, arkivering, overvåking og analyse av indikatorer, bygging av dashbord, sosiale rapporter, unike årsrapporter, etc.
- Vær forsiktig så personaladministrasjonen ikke hviler på én person : Vær forberedt på fravær eller avreise ved å sikre kunnskapsdeling, trene sikkerhetskopier, skrive alle prosedyrer …
Forsømmer den administrative ledelsen av personell på den måten "forvaltningen vil følge "er en stor feil. Personalledelse, langt fra klisjeer, passer perfekt inn i selskapets overordnede strategiske tilnærming. Og dette er desto mer sant ettersom virksomheten vokser og omfanget av personaladministrasjonsoppgaver blir mer komplekse.