Det minste vi kan si er at selskaper i Frankrike elsker møter. Franskmennene vil i gjennomsnitt bruke 4,5 timer per uke på disse profesjonelle møtene. Konferanser, seminarer, orienteringer, service- og ledermøter, idémyldring, stand-up møter, "konferansesamtaler", prosjektanmeldelser, etc. Det er ingen mangel på typer møter og navnene som er gitt for å definere dem. Hvert av disse møtene som har en legitim grunn til å være og et vel definert mål på forhånd, anbefales sterkt at hver person inviteres til å delta.
Hvis igjen disse intervjuene var produktive … Imidlertid er knapt halvparten av dem egentlig: regelmessig starter diskusjonene i alle retninger, dra på eller ikke bekymre alle deltakerne. Uklar agenda, utdatert tilrettelegger, grov organisering, uforberedte taler … fallgruvene raskt undergraver effektiviteten av disse intervjuene.
Bør vi imidlertid rent og enkelt forby møtene som gjenstår - når det er relevant og godt gjennomført - et flott verktøy når det gjelder kommunikasjon, samarbeid, deling av ekspertise , etc? Hva er årsakene til at disse møtene er uproduktive? Hvordan gjøre disse intervjuene effektive?
Møte i hjertet av lederpraksis
Disse øyeblikkene for profesjonelt møte mellom forskjellige aktører (kolleger, eksperter, partnere, ansatte i samme enhet, etc.) er fremfor alt et privilegert øyeblikk for å gjøre status over fremdriften i en fil, reflektere sammen og svare på et gitt problem, utveksle informasjon, presentere et nytt prosjekt, etc. De er derfor viktige for livet til en tjeneste, et selskap og er det en viktig kommunikasjonsspak .
Faktisk har møter forskjellige mål for enheten som organiserer dem:
- styre et lag ,
- artikulere og overvåke fremdriften i et prosjekt ,
- kunngjør transformasjoner ,
- skjema nye verktøy, nye organisasjonsmetoder,
- presentere og rapportere ,
- etc.
I teorien, hvert møte bør svare på et spørsmål som er definert på forhånd, føre til konkrete, produktive beslutninger. Alle bør beholde elementer som er gunstige for fremgang og oppnåelse av mål, informasjon til da mangler, eller glad for å ha vært i stand til å bidra til bygningen.
I praksis er dette dessverre langt fra tilfelle. Fordi spesielt i Frankrike liker vi å debattere, argumentere, noen ganger om emner som er så meningsløse som de er kontraproduktive (fargen på toalettpapir, kunstige vs naturlige planter, etc.).
Hvis årsakene til disse mange og varierte møtene noen ganger er prisverdig og starter fra en god følelse fra den som organiserer dem (demokratisk bekymring, ønske om å få alle meninger før de bestemmer seg i frykt for å måtte ta et valg som få vil godkjenne, vilje til å involvere teamet fullt ut, åpenhet i kommunikasjon, etc.), er det faktum at det akutte møtet er alt annet enn et bevis på effektivitet.
Faktisk, Det er ikke så mye antall møter som får folk til å skremme, men deres ikke-produktive side. Å koble møte etter møte betegner ofte mangel på organisasjon eller til og med feil ledelse.
Hva er årsakene til disse uproduktive møtene?
Det er flere veier som kan føre til at enkelte møter er ineffektive:
- mangel på ledelse eller sviktende ledelse : en leder som ikke er i stand til å ta beslutninger på egen hånd eller som er ukomfortabel med rollen som leder, har en tendens til å ha flere møter for å berolige seg selv.
- samarbeidsledelse til overskudd : å involvere teamet ditt bør ikke bety å gi opp lederrollen din og unngå individuelle beslutninger, for eksempel.
- mangel på organisasjon : tema diskutert avgjort "på plutselig stress i hodet", deltakere innkalt uten å tenke eller flere manerer enn det eller tydelig agenda, for stort antall gjester, for lang møtetid eller tvert imot for begrenset.
- mangel på forberedelse : fra arrangørens side, men det kan også skyldes at deltakerne må gripe inn og ikke egentlig har organisert intervensjonen.
- uklar agenda : flere emner som berører flere kategorier av aktører samlet i ett og samme rom og samtidig (forvirring, misforståelser, irritasjon og utålmodighet garantert!), gjenstand for refleksjon for bred eller dårlig definert.
- flat animasjon eller ikke egnet : uhørlig moderator, monoton tale, uforståelig ordforråd, problemer med å ramme alles tenkning eller inngrep, vanskeligheter med å gi / snakke, mangel på energi eller til og med stole på hans evne til å improvisere …
- diskusjoner som avviker fra temaet : Når diskusjonen ikke er ordentlig innrammet, kan diskusjonene lett avvike, gå i alle retninger og til slutt ende i noe annet enn det opprinnelige emnet. Pisk for produktivitet og garantert tap av tid for hver deltaker!
Hvordan komme meg ut av gjenforeningen?
Å komme seg ut av møtet betyr ikke alltid å redusere antall møter (med mindre timeplanen din ikke inneholder noe annet. I så fall er det på tide å kutte ned på møter og gå tilbake til hele organisasjonen). Et effektivt og produktivt intervju er fremfor alt et nøye forberedt øyeblikk på forhånd .
Noen tips for et produktivt møte
- skrive en effektiv agenda : det er hemmeligheten bak et effektivt møte. Definer formålet med intervjuet så tydelig som mulig. Vær spesifikk og konsis.
- invitere deltakere : noen dager før den store dagen, vil du passe på å invitere alle ved å informere dem om dagsorden, den generelle fremdriften i intervjuet samt deres rolle under det nevnte møtet, samt elementene de må dele eller spørsmål som han må gi svar eller poeng som han må presentere, etc.
- kalibrere møtet : velg riktig sted, rett tid, riktig varighet, riktige deltakere (antall og rolle) for å eliminere bortkastet tid for alle.
- start i tide : selv om alle deltakerne ikke er tilstede. Du vil da passe på å ønske de som kommer senere velkommen med en liten målrettet setning som vil reframe uten å skade og dermed sette rammen for et produktivt intervju.
- presentere rammen : start intervensjonen din med å huske målet med møtet, så vel som dets generelle oversikt (diskuterte elementer, oversikt over de forskjellige deltakerne og hver rolle, tildelt tid, etc.).
- animere effektivt : Avhengig av hvilken type møte du har valgt og deltakerne, vil du sørge for å ta i bruk riktig animasjonsstil for mer dynamikk og utvekslinger. Ordforråd, talehastighet, formelt eller uformelt øyeblikk, illustrert presentasjon, etc. så mange kriterier å ta hensyn til og mestre for et effektivt møte! Vet også hvordan du fordeler talene og oppmuntrer til lytting, så vel som konstruktive utvekslinger (for dette kan du for eksempel stole på metoden for de 6 refleksjonshattene). Overrask samtalepartnerne positivt med en animasjonsstil som vil treffe preg.
- Begrens visuelle hjelpemidler : enkle illustrasjoner, leselige og synlige for alle, klokt og i begrenset antall (samtalepartnernes oppmerksomhet til budskapet ditt vil bare forsterkes).
- skrive en rapport : Dette dokumentet må være presist og tro mot diskusjonene, refleksjonene og beslutningene som ble tatt under dette møtet. Den må også oppgi handlingene som skal gjøres. Du sender denne rapporten til hver av deltakerne så vel som til enhver person som sannsynligvis vil bli påvirket, men hvis tilstedeværelse ikke var obligatorisk.
