Hva nytter det å ta tid til å sette mål, frigjøre økonomiske og menneskelige ressurser hvis det til slutt ikke blir utarbeidet en balanse? For å bli bedre i tilnærmingen og styringen av de neste prosjektene, er dette stadiet rikt på informasjon.
Nyttigheten av sluttprosjektrapporten
Det er interessant å lage et prosjektvurderingsark (eller avsluttende rapport) til standardisere informasjonen som samles inn, analyseres og føre en historie.
Først balansen understreker prosjektets suksess eller fiasko . Den vurderer oppnåelse av mål, riktig bruk av ressurser, etc. Det gjør det også mulig å måle den individuelle ytelsen til hver person.
I tillegg kommer dette syntetiske dokumentet letter deling og overføring av kunnskap for å utnytte hver undervisning hentet fra prosjektene som ble utført. Den unngår å gjøre de samme feilene ved å identifisere dysfunksjoner og andre vanskeligheter. Godt brukt, kunnskapen styrkes.
Hva skal et prosjektrapportark inneholde?
Beskrivende påminnelser
Denne delen spesifiserer spesielt:
- formålet med prosjektet,
- prosjektlederen , sammensetningen av teamet ,
- de ulike interessentene (nøkkelbrukere, etc.).
Kort sagt de viktigste elementene for forstå hvordan prosjektet var strukturert , med hvem, og under hvilke forhold, ble det henrettet?
Denne beskrivelsen gjør det virkelig mulig å relatere resultatene til egenskapene.
Mål satt vs oppnådde resultater
Detalj målene uttrykt i kvalitet, kostnader og tidsfrister . Denne delen husker prestasjonsmålene og deres variasjoner.
Kombiner resultatene og kommentere negative avvik som positive : hvorfor et slikt og slikt mål ikke er nådd? Eller tvert imot: hva er årsakene til slik suksess?
Teknisk gjennomgang
Dypere relevansen av de tekniske alternativene som er valgt med hensyn til de funksjonelle spesifikasjonene . Vurder produktresultatet: teknisk, organisatorisk, ledelsessystem …
Ressurser planlagt vs brukt
Gjennomgå de menneskelige, økonomiske, organisatoriske, tekniske ressursene, etc. dedikert til gjennomføringen av dette prosjektet. Gjør oversikt over hva som faktisk ble konsumert . Berik observasjonen med kommentarer som forklarer forskjellene.
Planlagt sluttdato vs faktisk dato
Igjen, kom tilbake til estimert implementeringsdato sammenlignet med den faktiske fristen . I tilfelle en skred, detaljer årsakene til driften. Er det et tilfeldig faktum? En årsak som kan forventes? Hvilke tiltak kan tas for å forhindre at dette skjer igjen?
Omvendt, hvis fristene har blitt overvurdert, identifiser årsaken til denne situasjonen.
Metodisk gjennomgang
Vurder hvordan prosjektet ble gjennomført: fordeling av roller og ansvar i teamet, metoden som ble vedtatt (Scrum, Prince, etc.),
Sponsor og brukertilfredshet
Ta en titt på den samlede vurderingen av klienten og brukerne.
Syntese
Oppsummer viktige punkter identifisert i rapporten for å identifisere:
- god praksis som skal generaliseres,
- forbedringer: metodiske aspekter som skal gjennomgås for eksempel
- perifer oppfølging som skal gis: korrigerende handlinger som følge av det aktuelle prosjektet
Når skal jeg gjøre status?
Så snart som mulig. Jo lenger du venter, desto mindre presise blir analysene dine. Denne oppgaven må utføres av hele teamet . Alle har sitt eget synspunkt og sin egen kritiske tenkning. Ved å knytte de forskjellige synsvinklene vil du få en fullstendig vurdering, en virkelig kilde til fremgang.
