Først og fremst er det viktig å tydelig definere dokumentarstrukturen. Du finner et eksempel som vanligvis brukes av selskaper i denne artikkelen om dokumentarpyramiden: http://www.qualiblog.fr/documentation/la-pyramide-documentaire-revisitee/ så må du se på forventningene til brukerne av dokumenter.
Hver bruker har faktisk forskjellige forventninger som avhenger av hans ferdighetsnivå og kompleksiteten i aktivitetene beskrevet i et dokument.
Du finner her en annen artikkel om utarbeidelse av en enkel og effektiv prosedyre: http://www.qualiblog.fr/documentation/quelques-conseils-pour-rediger-une-procedure-efficace/ husk at det er Det er ingen -størrelse-passer-alle-regelen om form og omfang av dokumentasjon, og hva som fungerer for noen fungerer kanskje ikke for andre. Videre spesifiserer ISO 9001 -standarden at dokumentasjonen er avhengig av:
- - størrelsen på organisasjonen og typen aktiviteter;
- - kompleksiteten til prosessene og deres interaksjoner;
- - personellets kompetanse.
For å ha støttet strukturer av alle størrelser i formaliseringen av dokumentasjonen, vil jeg si at det er tilrådelig å huske på forventningene til interne kunder (brukere) og at det er å foretrekke å opprette arbeidsgrupper for å reflektere over saken. og velg form og omfang av dokumentene.
Disse arbeidsgruppene bør ideelt sett dannes i henhold til prosessene identifisert av selskapet. Dette gir organisasjonen mer mening etter prosess.
Til slutt må piloten for dokumentdesignet pålegge seg selv og tvinge andre til å forby enhver praksis som kompliserer dokumenthåndtering, for eksempel:
- - overdrevent komplisert og fremfor alt unødvendig kodifisering av dokumenter (f.eks. DOC / QUAL / 7.4 / 01-03)
- - dokumentvalideringskretser som involverer flere personer
- - uforståelige, stygge og tungvint (versjonsovervåking) patroner (en mengde kvalitetspraksis fra 90 -tallet)
- - sider og sider med tekst som ikke fremhever nøkkelinformasjon,
- - etc.
ISO 9001 -standarden er ganske klar med hensyn til prosedyrene som skal brukes for dokumentbehandling. Den presenterer bare krav til resultater, ingen midler. Du er derfor friere enn du kanskje tror når det gjelder omfanget av dokumentasjonen.
