Hva er WBS?
PMI (Project Management Institute, utgiver av PMBOK -guiden), inspirert av NASAs praksis, anbefaler å dele prosjekter ned i bestilte undersett.
Denne sammenbruddet resulterer i delprosjekter (eller oppgaver, oppdrag, faser, komponenter, arbeidspakker, etc.), organisert i form av et tre og som representerer leveranser eller oppgaver som skal utføres. Flere visjoner støter på dette siste punktet. For noen bør en WBS bare inneholde leveranser.
Arbeidspakken representerer det laveste nivået
På fransk handler det om prosjektnedbrytningsstruktur (SDP ), Task Organization Chart (OT) eller Technical Project Organization Chart (OTP)
Den største fordelen med WBS er forenkle prosjekter ved å redusere dem til lettere forståelige deler av teamet og andre interessenter. Det letter organisasjonen ved å tillate tildeling av et budsjett, roller og ansvar for hver gren.
Merk: Denne arbeidsmetoden kan nås av produkter med Product Breakdown Structure (PBS) eller til og med Technical Product Organigram (OTP).
Se også Smidige prosjektstyringsmetoder som presser begrepet deling og autonom styring av aktivitet enda lenger
Hva er WBS -ordboken?
Det er et dokument som beskriver innholdet i hver arbeidspakke: leveranser, ansvarlige, kostnader, planleggingselementer, hovedoppgaver, etc.
Fordelene med hierarkisk sammenbrudd
La oss se mer detaljert fordelene med denne strukturen:
- bedre planlegging: dekomponeringen letter estimering av varigheten som skal gis for hver operasjon. Det gir også en global visjon om arbeidet som skal utføres gjennom en visuell representasjon.
- kontroll med overvåking - Fordelingen av leveranser letter den overordnede styringen av prosjektet: tildeling av milepæler, gjennomgang av artikulering av arbeid, etc.
- bedre kommunikasjon: det forenkler utvekslingen mellom prosjektets interessenter og sparer alle tid ved å tilby en helhetlig oversikt over de forskjellige fasene.
- bedre kostnadshåndtering: fordelingen av ressurser og overvåking av dem er mer presis. Utarbeidelsen av et foreløpig budsjett er gjort lettere.
- risikostyring: identifisering av kritiske områder og implementering av forebyggende scenarier.
Hvordan implementere en arbeidsnedbrytningsstruktur?
I denne tilnærmingen starter vi med hovedleveransen og bryter den deretter ned i mellomleveranser, før vi deler dem ned i arbeidspakker.
Det er også mulig å starte hierarkisk kartlegging av de store aktivitetene som skal utføres og dele dem ned i oppgaver.
Andre sammenbruddskriterier er mulige: etter virksomhet, etter funksjon, etter prosess, etter formål, etc.
Merk: et viktig poeng er at det øvre nivået må representere 100% av den nedre nedbrytningen. Dette er "100% regelen". Uten dette ville det ikke være mulig å konsolidere alle gjennomføringsperioder og budsjettmessige ressurser for å få 100% av prosjektet. Akkurat som elementene på et identisk nivå må utelukke hverandre: ingen overlapping mellom dem.
WBS -delt eksempel
For å illustrere metoden, la oss ta et eksempel på etableringen av et nytt salgsbyrå, den siste leveransen.
Prosjektet består av flere leveranser som krever utførelse av et visst antall oppgaver.
1 Fordeling av prosjektet til store leveranser
Still deg selv spørsmål som: Hva er de mellomliggende resultatene for å fullføre prosjektet mitt?
Ditt "Nye salgsbyrå" -prosjekt består hovedsakelig av:
- lokalbefolkningen
- av et lag
- arbeidsutstyr
- et driftsbudsjett
2 - Fordeling av hver leveranse i komponenter (underleveranser)
Ta for eksempel utstyr. Spør deg selv om komposisjonene til denne leveransen. De kan deles inn i
- data utstyr
- kontorutstyr
Hvert element på dette nivået representerer en arbeidspakke. Hver gir opphav til kontraktsansvar, budsjett og planlegging.
3 - Detaljer om arbeidet som skal utføres (denne fasen er utenfor WBS)
Ta kontorutstyr, denne arbeidspakken kan deles inn i aktiviteter som skal utføres:
- designe interiøret
- velge kontormøbler
- bestille utstyr
- satt opp i lokalene
Merk: bruk av handlingsverb gjør det mulig å skille mellom aktiviteter og leveranser (substantiv). Det gir også en operasjonell dimensjon som sier mye for alle interessenter.
På hvilket nivå går du ned i trestrukturen?
Nedbrytningen må gjøre det mulig å lage nivåer som det er mulig å påvirke:
- et ansvar,
- et tidsestimat
- Ressurs
Å tilfredsstille disse vilkårene bekrefter hvert nivå. Uten det er det irrelevant å gå utover dagens nivå.
Den riktige masken å finne er en balanse mellom et nivå som er for høyt, som ikke lar alle fordelene ved metoden oppnås, og et nivå som er for lavt, uhåndterlig, og unødvendig kompliserer prosjektet.
Det er også tilrådelig å dele inn et nivå hvis den totale varigheten representerer en stor del av prosjektets varighet.
