Klassifiser og rydd opp, slik at du kan finne frem i dokumentene dine
Utover det juridiske spørsmålet er sortering av papirene rettet mot et praktisk spørsmål: på den ene siden må du optimalisere plassen, på den andre siden være i stand til å finne et nyttig dokument enkelt og raskt.
Fra redigering til sletting av dokumentet
- Rediger / motta: Hvis du venter på bevis (for eksempel returnert signert kontrakt), må du kontrollere at du har mottatt det. Hvis ikke, ring samtalepartneren igjen.
- Sortere: bestem dokumentet når skjemaet er tilgjengelig. Noen papirer kan kastes umiddelbart, bare behold det du trenger for å unngå å rote selv.
- Klassifisere: klassifiseringen må følge en streng organisasjon. Identifiser dokumentets art slik at du vet hvor du skal lagre det, og legg det umiddelbart på rett sted.
- Arkiv: vær oppmerksom på den lovlige oppbevaringsperioden … Lagring av "sensitive" dokumenter må også være sikker. Når oppbevaringsperioden har passert, kan du avhende dokumentet.
Digital eller fysisk arkivering?
De digitaliserte dokumentene har nå samme bevisverdi som papirene. Ditt valg når du organiserer klassifiseringen av dokumentene dine er derfor veldig personlig … Noen tips for å hjelpe deg med voldgift:
- Ved stort volum er digital arkivering et godt alternativ for å spare plass.
- Papir gir bedre lesekomfort - spesielt for dokumenter på flere sider (for eksempel årsrapport): et argument for fysisk klassifisering.
- Dematerialisering av dine administrative dokumenter mottatt i papirformat kan være restriktiv. Med mindre du overlater digitaliseringsoppgaven til en tjenesteleverandør, men på bekostning av å betale kostnaden …
Gode verktøy og en god metode for arkivering av papir
For å lagre dokumentene dine i papirformat, vær metodisk i organisasjonen din:
- Klassifiser papirene dine etter type: dine administrative bekymringer forskjellige samtalepartnere. Kunder, leverandører, bank, ansatte, skatteforvaltning: du kan lage et bindemiddel etter type samtalepartner.
- Velg en sorteringsrekkefølge: du kan klassifisere dokumentene dine i kronologisk rekkefølge (anbefalt for regnskaps- og skattedokumenter) eller alfabetisk (nyttig for å finne dokumenter knyttet til en kunde eller en leverandør).
Få lagringstilbehøret som passer best for din bruk. Kurver, sorterere, hengende filer, lommer og mapper … du finner et bredt utvalg av verktøy for en ufeilbarlig organisasjon!
Digitale arkiveringsløsninger
Du kan enkelt skanne og arkivere dine administrative dokumenter selv ved hjelp av kraftige teknologiske verktøy. I fravær av tid eller IT -ferdigheter, outsource oppgaven! Vær forsiktig med å budsjettere kostnadene for tjenesten: kostnadene for en elektronisk safe øker med mengden dokumenter som skal arkiveres …
2 gylne regler når du legger fra deg papirene:
- Ikke utsett! Send inn dokumentet så snart det er redigert eller mottatt for ikke å bli overveldet.
- Sikre dataene dine. Hvis du går for en digital arkivering, må du sørge for at du har et pålitelig sikkerhetssystem på plass. Ved fysisk arkivering, begrense tilgangen for å forhindre tyveri eller ødeleggelse av strategiske dokumenter.
God administrasjon av ditt administrative, et juridisk spørsmål
Administrasjon er en uunngåelig oppgave, uansett hva entreprenørens aktivitet er. Etablere tilbud, arkivere momsopplysninger, fylle ut selvangivelser … Papirene hoper seg opp, og det er fristende å bli kvitt dem. Advarsel! Du er lovpålagt å oppbevare visse dokumenter i en minimumsperiode. I tilfelle administrativ kontroll eller tvist med en tredjepart, har du dermed de nødvendige dokumentene og bevisene.
De lovlige oppbevaringstider som skal respekteres:
- Behold alle dine regnskapsregistre i minst 10 år. Dette gjelder kommersielle selskaper som er underlagt forpliktelsene til å føre samsvarende regnskap, men også mikrobedrifter for deres innkjøpsordre, fakturaer, etc.
- Skattedokumenter må oppbevares i minst 6 år. Husk å arkivere støttedokumentene når du kommer med erklæringer (IS eller IR, moms, CFE, etc.).
- Er du leder i et kommersielt selskap? Du må beholde din GA PV i minst 5 år. Ansetter du folk? Behold dupliserte lønnsslipper i minst 5 år. På samme måte må alle kontraktene dine arkiveres i 5 år fra de ble inngått.
Merk: Tidene som er angitt er minimumstidene som er pålagt av loven. Du kan overskride disse oppbevaringsperioder, men innenfor grensene for GDPR -forskriften. Hvis behandlingen din inneholder personopplysninger, må du begrense lagringstiden.
