Du improviserer ikke en organisasjon dum over natten … Men når du vet at et minimum av organisasjon kan gi mange fordeler for deg selv, dine samarbeidspartnere og kolleger eller for din bedrift, er spillet verdt innsatsen!
Når du vet at tid er en knapp ressurs, er det tilrådelig å interessere seg tett for verktøyene som best kan gjøre valg av prioriterte oppgaver og handlinger lønnsomme. Noen få metoder er bevist og vil spare deg for dyrebar tid og derfor være mer effektive og produktive. Du finner dem i denne filen, så vel som i temaet "tidsstyring".
Hva er personlig organisasjon?
Dette er det som lar deg spare tid og være mer effektiv i ditt daglige liv, både personlig og profesjonelt. Dette spenner fra å rydde opp skrivebordet til den relevante organisasjonen av arbeidsområdet som helhet, administrere e -postmeldinger, avtaler, møter, forskjellige varsler osv. spesielt takket være metoder og / eller ny teknologi.
På kontoret handler handling på organisasjonen din ved bruk av påviste og effektive metoder, teknikker eller praksis, blant annet følgende områder:
- behandling av e -post og telefonsamtaler,
- distraksjonsstyring (kalendervarsler, smarttelefon, e -post, etc.) og forskjellige avbrudd (kollegaer, improviserte lyder, etc.),
- ergonomi i arbeidsområdet ,
- rangering virtuelle eller fysiske dokumenter,
- arbeidsorganisasjon når du gjør fjernarbeid ,
- ta notater effektiv,
- tidsfordriv : rask lesing, prioritering, forhandling av frister, lære å slutte å utsette, etc.
Dydene til en fremragende organisasjon
Søket etter personlig produktivitet må være en motivasjon for alle: leder, leder … Uten dette er det vanskelig å allokere all din energi til å produsere verdiskapende arbeid.
Det kan virke åpenbart. Imidlertid er mange de som finner seg overveldet - til og med totalt overveldet - av enkel mangel på organisasjon.
Dermed gir bruk av metoder og tips som er enkle å sette opp med et minimum av god vilje og utholdenhet mange fordeler. Her er noen få:
- unngå å kaste bort tid ,
- økning i produktivitet og effektivitet ,
- slutte å spre ,
- redusere stress ,
- få ro ,
- å være mer tilgjengelig og oppmerksom på sine ansatte ,
Hvordan organisere seg bedre?
For å bedre strukturere arbeidet ditt og dine forskjellige oppgaver, trenger du først vise vilje og utholdenhet . Noen effektive og relativt enkle verktøy og metoder for å sette opp kan hjelpe deg i denne prosessen. Noen har veldig fokuserte mål, andre er brukbare på forskjellige nivåer og til forskjellige formål.
Ikke alle jobber likt, og har ikke de samme behovene, timeplanene, oppgavene, ansvarene osv. Føl deg fri til å velg løsningene som passer deg mest mens du husker på at det tar et minimum av tid før du ser de første fordelene.
Bedre organisering betyr ikke å tenke og strukturere dagene ned til minuttet, og heller ikke for enhver pris å bruke den nyeste fasjonable metoden når den ganske enkelt er avstemt med dine behov. Enkelhet og sunn fornuft forbli dermed - som ofte - i orden!
Gjør arbeidsområdet ditt ergonomisk
En hyggelig plass som bidrar til konsentrasjon og arbeid er et viktig element for god effektivitet og topp motivasjon. Selv om noen har muligheten til å jobbe hvor som helst, uavhengig av støy eller omgivelsene, trenger et stort flertall et eget arbeidssted og et minimum av bestilling.
Å tilpasse arbeidsområdet til aktiviteten din er derfor den første refleksen du har : layout, utstyr, bord / stolhøyde, tastatur, skjerm, stille omgivelser, etc. er alle elementer å vurdere.
Telearbeid
Organiseringen av arbeidet er i stadig utvikling og fjernarbeid har blitt mye demokratisert. Hvis denne nye organisasjonsmåten ikke er mulig på alle fagområder, har den mange fordeler når den kan implementeres, både for den ansatte og for arbeidsgiveren; produktivitetsøkning, reduksjon eller til og med forsvunnelse av fravær, økt motivasjon, etc.
Enkelte elementer må settes på plass innenfor rammen av fjernarbeid:
- levering av alt nødvendig utstyr telearbeideren for riktig utførelse fra hjemmet / et arbeidsrom / et fjernt kontor for oppdragene som er betrodd,
- tilstrekkelig arbeidsorganisasjon (delte mapper, intranett, video / lydkonferanser, etc.),
- flytende kommunikasjon mellom lederen og hans samarbeidspartner som jobber eksternt,
- for telearbeideren: avgrensning privatliv / yrkesliv der det er aktuelt, strenghet og feilfri organisasjon.
Hvordan administrere et team av telearbeidere?
Arbeidsmiljø
Rydde, rydde opp, rydde, opprettholde orden og være strenge … Her er de 5 prinsippene for en praksis rett fra Japan: den såkalte 5S-metoden (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke … 5 japanske verb til uttrykk de 5 viktigste handlingene i prosessen). En enkel og effektiv tilnærming til et rammeverk og et klima som bidrar til arbeid.
Forbedre arbeidsmiljøet ditt med 5S -metoden!
Organiser arbeidet ditt
Liste oppgaver som skal utføres
Målet her er å ta en oversikt over de forskjellige oppgavene du trenger å utføre uten å falle i fellen til den over-detaljerte utvidede listen som ville være totalt kontraproduktiv. Definer deretter, for hvert av elementene som er oppført, en prioritetsrekkefølge for å opprette en liste som går fra den viktigste / mest presserende oppgaven til den mest ubetydelige.
Slik oppretter du en huskeliste: trinnvis-metoden.
Å prioritere
Å vite hvordan du skal prioritere viktigheten og hastigheten til hver av oppgavene dine, er avgjørende for å kunne handle tilstrekkelig og effektivt. Mange verktøy står til din disposisjon her, inkludert:
- Eisenhower -matrise: 2 tankelinjer - betydning og haster - for å klassifisere oppgavene dine i 4 forskjellige kategorier (viktig OG presserende; viktig, men ikke presserende; ikke viktig, men presserende; ikke viktig og ikke presserende).
- MoSCoW-metode: en metodikk som er ment å lette beslutningstaking ved å hjelpe til med å prioritere. Akronymet oppsummerer prosessen: M for Må ha dette - S for Bør ha dette hvis det er mulig - Det er for Kan ha dette hvis det ikke påvirker noe annet - W for Vil ikke ha denne tiden, men vil gjerne i fremtiden - 2 "o" som bare tjener til å gi en "mening" til ordet som utgjøres slik at det er lett å huske det.
- GTD (Getting Things Done) tilnærming: 5 viktige trinn for å organisere effektivt - samle, behandle, organisere, gjennomgå, handle.
- CIRCEPT -metoden - CIRulaire CONCEPT: et konsept foreslått av Michel Fustier, sosiolog, hvis formål er å strukturere resultatet av det kreative arbeidet ved å konstruere et sirkulært leserutenett - et slags stjernehjul.
Se også våre seksjoner Organisere en workshop og gjennomføre et møte for å begrense møteforholdene og organisere effektive og produktive økter.
Optimaliser din personlige effektivitet
Ta notater i et møte
Her er en øvelse som er mye vanskeligere enn den virker … Hvis visse verktøy gjør det mulig å lette oppgaven, for å være effektiv, må du likevel respektere noen grunnleggende regler, hvorav:
- henvisning dokumentet ditt (møtedato, deltakere, diskuterte punkter, objektiv osv.),
- bruk korte setninger eller noen stikkord ,
- struktur dokumentet på en relevant måte: 1 avsnitt per emne, kuler, ord i store bokstaver, etc. ,
- skriv ned spørsmålene dine , bemerker å ikke glemme dem,
- les på nytt varmt for å klargjøre eller skrive om bestemte punkter mens du er i emnet.
Se vår del dedikert til notater.
E -postbehandling
Disiplinere deg selv til å sjekke innboksen din regelmessig og behandle alle mottatte e -poster: slette unødvendige meldinger eller spam, behandle andre: svar hvis det er presserende og krever lite tid, overfør om nødvendig, arkiver i kataloger som du vil ha opprettet for dette formålet hvis du ikke kan behandle e -posten den gang - presserende / pågår / for å bli behandlet senere for eksempel.
Hvordan administrere e -postene dine effektivt?
Klassifiser dokumentene dine
På samme måte som du klassifiserer innkommende e -post, klassifiserer du dokumentene dine på en relevant måte og finner dem raskt (etter prosjekt, emne, frist … det er opp til deg å finne det som snakker mest til deg). Denne klassifiseringen kan være fysisk - permer, pappfiler, etc. - eller datamaskin - filene vil da være virtuelle.
Klassifiser enkelt dokumenter på en relevant og effektiv måte.
For å kaste bort så lite tid som mulig og få effektivitet og produktivitet, er det viktig å vite hvordan du holder fokus på det du gjør. For dette kan du stole på Pomodoro -teknikken, et interessant verktøy for å fokusere på oppgavene dine.
