I en tid med akutt gjenforening er det avgjørende å spille originalitetskortet mens man sikter mot maksimal produktivitet. Smidige metoder har revolusjonert næringslivet, med tverrgående styringsformer slik at alle kan uttrykke det mer fritt i en fil.
Hvis "stand-up-møter", "daglige scrums", "sprints" … nå blomstrer i korridorer til selskaper i Frankrike, er det fortsatt et faktum at hvert av disse møtene har-under dekning av et ganske morsomt angelsaksisk navn - har et bestemt ritual og formål.
"Stand-up-møte", prinsippet
Oversatt bokstavelig talt som "stående møte" på fransk, Konseptet med denne typen møter er veldig enkelt: deltakerne står i en sirkel for å lette utveksling og effektiviteten av intervjuet . Verken stol eller bord, deltagerne utveksler ansikt til ansikt, hver for seg, uten å skille posisjon, på en veldig uformell måte. Utvekslingen finner sted mellom alle og ikke for oppmerksomheten til en og samme deltaker.
Generelt er tiden som er tildelt "Stand-ups" relativt kort: tell en minst 5 minutter og maksimalt 15 minutter . Ingen utnevnt tilrettelegger - ingen leder faktisk økten, bare en sesjonsleder er ansvarlig for å sikre at møtets rammeverk (spesielt sjekke at økten ikke glir i for mange detaljer) og tidspunktet blir respektert. Det kan alltid være den samme personen eller hvert medlem av gruppen etter tur.
Utvekslingene finner sted etter hvert som hver person griper inn. Det er mulig å bruke et objekt - et vitne på en måte - som går fra en deltaker til en annen for å strukturere utvekslingene og respektere hver persons ord: bare den som har vitnet i hånden kan snakke før han gjør det. Gå videre til en av kollegene hans.
En vegg eller et blaudiagram kan brukes til å "ta notater" ved å bruke post-it-lapper som plasseres og flyttes i henhold til fremdriften i oppgaven som er skrevet på den.
Denne møtestilen passer ikke for noen form for møte. Det er vanskelig å forestille seg et strategisk møte av stor betydning som ble holdt i løpet av få minutter og sto midt i korridoren! Stand-up møter bør derfor holdes for små daglige ting, for eksempel.
Hvorfor et stående møte?
Mål
Hensikten med disse intervjuene er enkel. Det er gjøre en oversikt over aktuelle saker raskt og effektivt . For eksempel :
- gjøre en generell vurdering hver persons oppdrag: det som er gjort, er planlagt å bli gjort samme dag, gjenstår fortsatt å gjøre.
- svare på et problem : spesielle vanskeligheter ved et prosjekt (hele gruppen tenker sammen for å finne en løsning).
- utveksle nyttig informasjon : et element som mangler hos en av hovedpersonene kan lett fås her ved å avhøre gruppen, eller prosjektlederen kan under disse møtene overføre hele sitt team de siste utvekslingene - strategisk eller utvikling, ved eksempel - som han hadde med klient.
- gi gruppen energi : øke samhold og lagånd, øke kollektiv og personlig motivasjon.
- huske målene av prosjektet: opprettholde den overordnede visjonen til prosjektet og målet som skal nås.
Fordeler
Hvis stand-ups ikke skal generaliseres, har de likevel visse fordeler og gjør det spesielt mulig å:
- begrense varigheten av utvekslinger : Den stående posisjonen induserer naturlig kortfattede inngrep. Deltakerne går generelt rett til poenget, og har ikke noe ønske om å forlenge denne stillingen for lenge der alle blir liggende på beina, noe som raskt kan bli ubehagelig.
- flytende utveksling : Den ikke-formelle og interaktive siden av sirkelen tillater mer naturlige og frigjorte taler.
- optimalisere deltakernes oppmerksomhet : Den stående holdningen forsterker oppmerksomheten, dessuten er det vanskelig å konsultere e -postene hans eller surfe diskret på nettet når en står foran sine kolleger!
- fremme samarbeidsånden : tilrettelagt utveksling, fokusert på kollektive mål, deling av ekspertise og informasjon.
- identifisere veier som skal oppmuntres og de som skal forlates : i sammenheng med innovasjonsprosjekter, for eksempel, hvor dyrebar tid vil spares takket være disse vanlige punktene som gjør det mulig å unngå å bruke tid på løsninger som til slutt ikke vil fungere.
Grenser
I tillegg til at de ikke kan erstatte alle typer møter, har "stand-ups" noen ulemper:
- delikat notatopptak : begrenset av stående holdning. Imidlertid er det fortsatt lurt å holde oversikt over hva som ble sagt under stand-up.
- mulig ulempe for noen mennesker: ryggsmerter, sirkulasjonsproblemer, graviditet, etc.
- ikke tid til detaljer : Disse vil bli diskutert senere eller bortsett fra stand-up, hvis det er aktuelt.
Organiser et stand-up møte
-
Forbered deg på møtet
For det første, for å kunne avgjøre daglig stand-ups mellom forskjellige aktører, er det viktig at de har det et prosjekt, et felles mål. Definer temaene og spørsmålene som vil bli diskutert, tiden som er avsatt for møtet, så vel som ansvarlig eller leder for dagen.
Hensikten med en slik økt er ikke å fortelle kollegene om deres daglige oppdrag hvis de ikke er bekymret for emnet. I tillegg er hovedmålet dele nyttig og konstruktiv informasjon for gruppen . Deltakerne begrenser seg således ikke til å bare si "jeg jobbet med xxx", men "jeg jobbet på xxx i henhold til en slik metodikk som var den mest tilstrekkelige", for eksempel.
-
For å gå rett til poenget
Målet med det stående møtet er å raskt og effektivt utveksle informasjon nyttig for alle deltakere. Det er derfor ikke hensiktsmessig å gå i detaljer. Disse kan muligens diskuteres senere. På samme måte vil punktene som bare interesserer en del av gruppen bli diskutert senere og separat.
Om nødvendig, skriv ned temaene som vil bli diskutert etter stand-up. Dette unngår å glemme og lar alle se at forespørselen deres er tatt i betraktning, selv om den ikke diskuteres mer utbredt på stedet.
-
Å ta notater
Post-its er nyttige verktøy. Fordelen: enkel å bruke, flytte og identifisere med fargekoder, de begrenser muligheten for å skrive toast og fremme viktig informasjon.
Kanban -systemet (illustrert ovenfor) er perfekt egnet: fra den japanske bilindustrien kan "Kanban" -metodikken - etiketter på japansk - raskt visualisere fremdriften i et prosjekt. Som en del av et smidig team blir hver oppgave - eller "brukerhistorie" - materialisert av en post -it som vil bli flyttet fra "å gjøre" -kolonnen - å gjøre - til "ferdig" -kolonnen - ferdig - underveis med kolonnen "pågår" - pågår - eller til og med "tester" - i testfasen - avhengig av fremdriftsfasen.
Grafisk og visuelt, dette systemet er formidabelt i effektivitet og åpenhet når det brukes på et fysisk medium (tavle, vegg, etc.) og ikke virtuelt (programvare). -
Få energi til møtet og forene deltakerne
Gi positivitet og dynamikk til møtet for å maksimere konstruktive og produktive utvekslinger. For eksempel kan du bruke en informasjonskapsel som går fra en deltaker til en annen i en udefinert rekkefølge. Den som tar imot vitnet tar ordet og gir det videre til noen andre.
Disse korte daglige møtene er en mulighet til å dele en global visjon om et prosjekt mens du beholder en positiv ånd, som vil påvirke teamets sinnstilstand og handlingene som kommer.
