Må du formidle informasjon til hele teamet ditt, løse et problem, implementere et prosjekt eller følge fremdriften presist og effektivt, innovere ved å finne DET forstyrrende produktet / tjenesten som gjør at din tjeneste eller din bedrift kan skille seg ut?
Du kan ikke ignorere et minimum av utvekslinger mellom de forskjellige hovedpersonene i selve prosjektet ditt eller kretser rundt det: medlemmer av teamet ditt, eksperter, leverandører, investorer, etc. Uten kommunikasjon av forskjellige og varierte elementer vil prosjektet ditt ikke se dagens lys.
Du må derfor organisere og gjennomføre et - eller til og med flere - passende og effektivt møte hvis du ønsker å utføre oppdraget og nå dine mål.
Hvorfor organisere bedriftsmøter?
Hvis ordet "gjenforening" - noen ganger akutt - slipper unna noen og ville få til å skjelve, gjenstår det faktum at møter mellom kolleger, medlemmer av samme team, eksperter, forskjellige partnere osv. er avgjørende for at enhver handling skal fungere og lykkes.
Uten et minimum av koordinering og diskusjon ville mange prosjekter ganske enkelt aldri blitt til virkelighet.
Møter har dermed sin eksistensberettigelse. De er, når de er godt forberedt på forhånd og dyktig utført, så mange prestasjonsspaker, både individuelle og kollektive.
Før du planlegger et møte, er det viktig å vurdere om møtet er til virkelig bruk.
De forskjellige møteformatene
Det er like mange typer møter som det er grunner til å organisere slike møter. Under disse møtene kan informasjon sirkulere på en horisontal, tverrgående, synkende eller stigende måte, alltid i henhold til målet definert av arrangøren.
Informasjonsmøter
Dette er sannsynligvis den vanligste typen dating - men også den dårligst gjennomførte. Under disse møtene, tilretteleggeren gir informasjon på en relativt strukturert måte til deltakerne som har en "passiv" holdning. Informasjon sirkulerer her på en top-down måte.
Mål
Overfør en melding - mer eller mindre detaljert - til alle det gjelder - og i teorien som er tilstede på det nevnte møtet.
Noen situasjonseksempler
- utnevnelse av ny leder,
- ankomst av en ny ansatt i et team,
- konferanse,
- omorganisering av en avdeling,
- påminnelse om sikkerhetsinstruksjoner,
- oppkjøp av en annen enhet,
- opplæring,
- målsetting,
- arbeidsmøte
- etc.
Animasjonsformat
Animasjon er direktiv : en programleder, et publikum.
Noen tilnærminger til animasjon
Klassisk PowerPoint -presentasjon; for mer effektivitet og når tiden er begrenset: Pitch, Pechakucha, kort møte
Gjennomgå møter
Veldig formelle, disse møtene er mer formelle, men avgjørende for suksess for ethvert prosjekt. De samle alle menneskene som er involvert i et bestemt prosjekt : sponsor, prosjektleder, team, partnere, sponsor, etc.
Årsak til møtet
Samle alle aktørene i et prosjekt for å validere de forskjellige resultatene for å gjøre status på en veldig formell måte med et prosjekt med alle berørte aktører . Under disse møtene følger deltakerne faktisk prosjektets forskjellige stadier, validerer fremdriften, korrigerer banen ved å gjøre nødvendige endringer om nødvendig, etc.
Noen sammenhenger
- prosjektgjennomgang,
- produksjonsgjennomgang,
- styringsgruppe,
- sprint anmeldelse,
- etc.
Hvordan animere?
de protokollen for disse anmeldelsene er relativt formatert . Det er viktig her å følge det for å sikre at prosjektet lykkes.
De foretrukne metodene : Gantt -diagram, Pareto -diagram, RACI
Utvekslingsmøter
Hovedpersonene diskuterer et bestemt emne . I likhet med debatten kan hver deltaker gi en mening, stille spørsmål, foreslå nye arbeidsmåter osv. Holdningen til hver av hovedpersonene er derfor "deltakende". Tilretteleggeren, på sin side, vil ha mer av en rolle som "tilrettelegger".
Formålet med utvekslingen
Samlet utføre arbeid med et bestemt emne for å bevege seg raskere og mer effektivt.
Eksempler på utvekslinger
- servicestemning,
- hver enkelt fremgang fra sin side av et prosjekt,
- innovasjon,
- etc.
Type underholdning å foretrekke
Stand-up-møte, oppstartsmøte for lansering av et prosjekt, workshop, team briefing (for eksempel for å gjøre status over uken)
Noen nyttige verktøy : omvendt planlegging, SCAMPER, Brainstorming eller motsatt, omvendt brainstorming …
Problemløsing av møter
Deltakerne møtes innenfor rammen av en dysfunksjon, et bestemt problem, en uspesifisert hendelse som ble brakt fram og forhindret god fremgang i prosjektet for å utvikle situasjonen positivt.
Mål
Fjern blokkeringen av en situasjon, løs et problem, finn en løsning på vanskeligheter som oppstår, håndter en konflikt, etc.
Animasjonsformat oppstått
Tilretteleggerens holdning er her et halvdirektiv .
Noen metoder å bruke : Brainstorming eller motsatt, omvendt brainstorming, 5 hvorfor -metode, Ishikawa -diagram, Gap -analyse, CATWOE, 6 refleksjonshatter, QQOQCP, stille møter osv.
Beslutningsmøter
Som navnet antyder, er innsatsen til disse møtene veldig tydelig her og veldig ofte strategisk viktig: det er et spørsmål om å ta en beslutning om en gitt situasjon. Deltakerne tenker dermed sammen om det best mulige alternativet.
Hensikt
Ta en beslutning for å fjerne blokkeringen av situasjonen, uansett hva det måtte være, og start prosjektet på nytt i riktig retning eller gi det en ny, mer gunstig orientering.
Situasjonelle eksempler
- valg (leverandør, teknologi, etc.),
- rekruttering: valg av den vellykkede kandidaten,
- strategisk orientering,
- etc.
Ulike praksiser : CATWOE, beslutningsmatrise, avgjørelsestre, Pareto
