Takket være det kan du kontrollere utviklingen av aktiviteten din ved å følge hullene mellom prognose og virkelighet. Dashbordet inntar en sentral plass i ledelsesverktøyene til enhver leder, leder, leder, teamleder … Enten for dine egne behov eller for andre ansatte, her er de viktigste punktene for å utvikle et slikt verktøy.
Sammendrag
- 1 - Definisjon
- 2 - De forskjellige typene TB
- 3 - Hvordan bygge et "godt" dashbord?
- 4 - Trinn for å utvikle en TB
- 4.1 Innhold
- 4.2 Valg av teknisk løsning
- 4.3 Dashbordets struktur
- 4.4 Hvilken grafikk du skal velge?
- 4.5 Valg av farger
1 - Hva er et dashbord?
La oss starte med definisjonen. Funksjonen til "dashbordet" er å tillate visualisering, oppfølging og enkel utnyttelse av relevante data i form av figurer, forhold og grafer. Disse indikatorene ( også kalt KPI ) er knyttet til mål for å ta beslutninger.
Eksempel - Dashbordet til en bil er en perfekt illustrasjon av hva dette handler om. I bilen din ser du de viktigste beregningene: hastighetsmåler, drivstoffmåler, lavt vannvarsel, etc. viktig og viktig informasjon for å kjøre (styre) bilen din.
For ledelsen er prinsippet det samme. Et sett med indikatorer varsler deg om kritiske avvik, hjelper deg med å vurdere en situasjon, veileder deg i dine beslutninger, støtter deg i å formidle fakta og motivere teamene dine rundt overvåking av mål.
Hvis du er en forretningsskaper, kan du lettere kontrollere utviklingen av virksomheten din takket være overvåking av dine økonomiske, markedsførings-, salgsmål osv. Du kan vurdere forskjellene mellom prognosen for forretningsplanen din og den faktiske faktiske tall) - og ta om nødvendig nødvendige beslutninger og utføre handlingene nødvendig for å rette opp situasjonen og nå målene.
2 - De forskjellige typene dashbord
Som vi nettopp har sett, er hovedformålet med en TB å administrere en aktivitet, det vil si å ta beslutninger om å handle på grunnlag av observerte resultater. Imidlertid kan den også brukes til å analysere en situasjon: forstå årsakene til en fiasko (eller til og med en suksess), forutse trusler, etc. Som gir 3 formål:
- Operativ ledelse: han overvåker utførelsen av oppgaver på operasjonsnivå og gjennomføringen av en handlingsplan-eksempel: antall nye kunder for selgere, utsalgspris for forsyningsavdelingen, vinningsrate for et call center, prosjektledelse, styringspanel for budsjettovervåking, risikostyring, etc. Å administrere virksomheten din blir "smidig" - reaktivitet er en viktig suksessfaktor. Med disse beslutningsstøtteverktøyene er det enkelt å implementere passende korrigerende handlinger hvis situasjonen krever det.
- strategisk ledelse: det gir en global visjon om selskapets aktiviteter til lederkomiteen (økning i omsetning, antall kunder, markedsandeler, lønnsomhetsutvikling osv.) og til interessenter. Se Kaplan og Norton Balanced Scorecard. Det letter beslutningstaking.
- dataanalyse: denne bruken er mindre konvensjonell enn den andre. Målet er ikke å levere syntetisk og operasjonell informasjon, men tvert imot å gi materiale for å forstå tallene. En av applikasjonene er kontinuerlig prosessforbedring. Vi er på jakt etter årsaker. Det er lov å lure på om det fortsatt er et dashbord uten selvfølgelig å stille spørsmål ved bruken av det.
Se også hvordan du bygger et prosjektpanel
3 - Hvordan bygge et "godt" dashbord?
Ikke snakk om å produsere verktøy for ingenting. Du kan kreve seier hvis frukten av arbeidet ditt virkelig blir brukt av mottakerne, enten det er deg eller dine samarbeidspartnere! Å sette opp et akseptert og forstått dashbord er nødvendigvis enkelt og relevant.
Som betyr :
- 1 - fremtidige brukeres deltakelse i utformingen av bordet og valg av indikatorer. For at det skal bli akseptert, er det viktig å involvere dem fra skapelsen. Risikoen for å ta feil (feil valg, for mye informasjon osv.) Reduseres sterkt. I tillegg, ved å være en aktør i utviklingen av verktøy, er brukereierskap naturlig. Du må fortsatt involvere dem og ikke pålegge dine egne ideer på hvert trinn.
- 2 - Et begrenset antall tiltak for å fokusere på det vesentlige. Fremfor alt, ikke overbelast bordene dine med fare for å gjøre dem uleselige. Noen sier at alle målingene skal passe på en side.
- 3 - Uomtvistelige resultater - med en gjennomsiktig, enkel og forståelig definisjon, uten mulig tvist - en definert, konkret omkrets, ingen gassanlegg for å beregne verdiene …
- 4 - Indikatorer som muliggjør handling - et detaljnivå som er tilstrekkelig presist til å handle.
- 5 - Tilgjengelige datakilder (for beregning av målinger)
- 6 - En dashbord mal tydelig, brukervennlig - motiverende for å få mest mulig ut av det
4 - Trinn for å utvikle en TdB
Når trinnene utfolder seg, foreslår vi spørsmål du kan stille deg selv for å bygge et viktig, relevant og operativt dashbord. Denne metodikken vil hjelpe deg med å sette opp et effektivt verktøy.
4.1 Innhold
Bestem målene for dashbordet
For at den skal være nyttig og brukt, er det nødvendig å identifisere hvem som skal bruke den og hvordan (handlingsovervåking, dataanalyse, etc.). Gjennomfør en behovsundersøkelse for å sette de generelle rammene for konstruksjonen av måleverktøyet.
Eksempel på spørsmål:
| Bruker | Hvem er mottakeren? Har den allerede et rapporteringssystem? Er han komfortabel med papirløse rapporter? |
| Bruk | Hva slags dashbord trenger det? Hvilken informasjon? I hvilke tilfeller? Hva skal han gjøre med det? Hvor ofte vil han se resultatene? I hvilken form ønsker han å motta dashbordet? |
Denne informasjonen vil også være nyttig for deg å velge den tekniske løsningen (se nedenfor)
Identifiser målene og velg de viktigste indikatorene
Det er globalt 2 typer ytelsesindikatorer :
- de aktivitet (eller prosess) indikatorer: de måler volumer i forbindelse med produktivitetsovervåkingsmål (solgte mengder, kjøpte mengder, antall referanser på lager, etc.).
- de resultatindikatorer: økonomisk, kvalitet, lønnsomhet, kostnader … de vurderer ytelse. Når det gjelder effektivitet, for oppnåelse av et fastsatt mål - effektivitet: for optimal bruk av ressurser.
For å administrere en aktivitet, indikatorene må være koblet til en eller flere ytelsesindusatorer . For et gitt mål er dette årsakene som har stor effekt på aktivitetens utførelse. Vi snakker også om handlingsvariabler (kjære til OVAR -metoden ).
Eksempel for å definere indikatorene dine
| Aktivitet | Formålet med aktiviteten | Ytelsesinduserende | Indikator | Mål |
| Håndtering av kundeklager | Maksimer kundetilfredsheten fra klagebehandling | Behandlingshastighet | Gjennomsnittlig behandlingstid (resultatindikator) - Det gikk tid mellom å ta hensyn til telefonsvaret til kunden | Maks 24 timer |
| Antall filer behandlet per dag og per person (aktivitetsindikator) | 30 | |||
| Problemløsning - Gi et svar som tilfredsstiller kunden | Klagesats (resultat) | 80% |
Spørsmålene :
Hva er ytelsesdriverne, avhengig av de definerte målene? Hvilke indikatorer å velge? Hva er de kvantifiserte målene som er tildelt hver indikator?
Husk at for å være effektiv, et objektiv må være "smart". Et annet poeng, ethvert mål passer i en forestilling om kvalitet, kostnad eller tid . Husk denne triaden når du velger beregninger og forhold.
Organiser styringshierarkiet
Hvis du må bygge et sett med verktøy for å administrere virksomheten din, må du være forsiktig med å respektere konsistensen mellom TB på hvert nivå. For eksempel bør servicemålene gjenspeiles i en konsolidert form på toppnivå.
Strategisk justering er en nødvendighet å respektere!
Definer oppdateringsfrekvenser
For å lese: Utforming av dashbordet - Metodikk, verktøy og visuelle eksempler
I samarbeid med Amazon
For å vite hvilken indikatoroppdateringsperiode som skal brukes (daglig, ukentlig, månedlig, etc.), bør flere punkter vurderes:
Hvor ofte er endringene merkbare? Hvor ofte er tolkningen relevant, og tillater den handling?
Jo nærmere du er elementære operasjoner, jo kortere bør frekvensen være . En operatør som overvåker produktiviteten til maskinen må reagere veldig raskt på avvik. Omvendt, for strategisk ledelse, gir det ingen mening å ta beslutninger om en ukentlig endring i omsetning. Beslutningstaker søker å analysere en markert trend derfor generelt over flere måneder.
4.2 Valg av teknisk løsning
Velg medium
Kommer du til å stole på Excel -regnearket? Er rapporteringsverktøyet ditt integrert i business intelligence -pakken eller administrasjonsprogramvaren? En spesialisert Saas -tjeneste på internett?
Igjen, husk det det viktige er enkelheten og effektiviteten til støtten. Et brukervennlig grensesnitt, grafikk som er hyggelig å konsultere … spiller en viktig rolle i tilegnelsen av verktøyet.
Identifiser datakilder
Hvordan vil du samle inn dataene for beregning av indikatorene? Hvor skal man gå for å få informasjonen?
I dette trinnet du identifiserer datakildene som vil mate dashbordet : regnskapsprogramvare, salgsledelse, ERP, CRM, datawarhouse … - så definerer du hvordan disse dataene skal mates tilbake til verktøyet ditt (import av Excel -fil, lenke mellom databaser, etc.)
Definer hvordan TB skal leveres til mottakerne
Hvordan vil dashbordene bli distribuert til mottakerne? Dette spørsmålet er nært knyttet til valg av medium. Enkelte SaaS -tjenester tillater faktisk direkte distribusjon til brukere.
For de andre løsningene er valget delt mellom å gjøre det tilgjengelig i en dedikert katalog (på en server, via et intranett, etc.) - brukeren skal finne sitt eget dashbord - og et annet alternativ der dokumentet "skyves" til mottakeren på e -post. Vær oppmerksom på at i det første tilfellet informerer et e -postvarslingssystem om tilstedeværelsen av et nytt dokument.
I noen tilfeller er dashbordet i papirformat.
En annen måte å veilede typen distribusjon å beholde er å gå gjennom analysen av bruken. Vil det bli delt? Trenger brukeren ekstern tilgang?
4.3 Dashbordets struktur
Et annet kritisk punkt er oppsett og organisering av informasjon i dashbordet. Husk at det er viktig å format og strukturer en enkel, sammenhengende, effektiv, handlingsorientert helhet!
Det er flere alternativer for å presentere informasjonen.
Etter gruppe indikatorer
Monter indikatorene etter mål ved å lage seksjoner.
Eksempel: Salg, markedsføring, HR for strategisk ledelse
Etter detaljnivå
Fra den mest syntetiske til den mest detaljerte. Representere et hierarki mellom tiltakene.
Av årsakssammenheng
Ved å koble sammen indikatorene som påvirker hverandre.
4.4 Hvilken grafikk du skal velge?
En graf lar deg fortolke en måling med et blikk. Det utfyller med fordel nøkkeltallene som vises. Men hvordan velger du riktig diagram for effektiv visualisering? Her er noen anbefalinger med grunnleggende diagramtyper.
Representer en andel
For å visualisere en% blant et gitt sett, er kakediagrammet (også kalt sirkulært diagram) ganske passende:
Vær imidlertid forsiktig med å begrense representasjonen til maksimalt 5 verdier for ikke å gjøre grafen overbelastet og derfor uleselig.
Representer et forhold
Kakediagrammet kan brukes, men måleren er mer relevant, fordi den viser posisjoneringen mellom 0% og 100%
Representere en progresjon
Linjetypediagrammer lar deg raskt visualisere trender og fremgang over en gitt romtid. Det er også mulig å bruke histogrammet (se nedenfor). Hva mer er å markere positive og negative fremskritt ved hjelp av farge.
Sammenlign kategorier, nivåer
Histogrammet (eller stolpediagrammet eller "stolpediagrammet") er ideelt for å legge data side om side for å lette sammenligningen av verdier. Som en påminnelse fremhever kakediagrammet proporsjoner, dvs.%.
Dermed kan salg mellom forskjellige produkter like godt representeres ved hjelp av et kakediagram for å spore vekten til hver i den totale omsetningen, samt å bruke et søylediagram for å visualisere og sammenligne resultatnivået mellom hver.
Vær oppmerksom på at stolpene i diagrammet kan være horisontale.
For en trendvisualisering i tillegg til volum, her er et stablet kolonnehistogram.
Det er mulig å samle informasjon ved hjelp av sammensatt grafikk. For eksempel en serie i kurve og en annen i pinner.
Tips: pass på altfor sofistikert grafikk som 3D -visualiseringer. Estetisk sikkert, og enda mer … de mister effektiviteten ved å gjøre lesingen av resultatene mer komplekse.
4.5 Valg av farger
De er der for å hjelpe og ikke forvirre meldingen. Det er derfor tilrådelig å unngå overdrevne farger.
Det ideelle er å bruke paletter, kjære for grafiske designere. Du vil dermed ha harmoniske farger, hyggelig å konsultere.
For å skille de positive tallene (øker eller overskrider mål) fra de negative (tap, ikke oppfylte mål), er grønt og rødt alltid nødvendig.
Denne filen er referert til i: Innkjøpsytelse - Dashboard - Kommersiell ytelse - Ytelse og styring av prosesser - Ytelsesindikatorer: hvordan velge og implementere dem - Hvordan bygge et HR -dashbord? Hvilke indikatorer å velge? - Nøklene til resultatstyring
