BPM - Business Process Management - forstå og bruke

Hva er en prosess?

Før du definerer hva BPM er, er en første definisjon nødvendig: prosessen. Det er en kjede av aktiviteter som, fra innkommende strømmer (informasjon, materiale, etc.), gir et gitt resultat.

Eksempler på prosesser:

• Opprettelse av et nytt produkt
• Leveranse
• Behandling av kundeklager

I motsetning til "service" -visjonen (eksempel: regnskapsavdeling), en prosess representerer et sett med tverrgående oppgaver og handlinger som generelt angår flere avdelinger.

Illustrasjonsmessig kan prosessen "Gi service etter salg" innebære, avhengig av organisasjon:

• salgsavdelingen i front office som samler inn kundeforespørsler
• ettersalgstjenesten som utfører diagnostikk og reparasjoner
• regnskapsavdelingen som forvalter eiendelene
• logistikkavdelingen som administrerer fysisk retur og forsendelse av erstatningsprodukter.

Denne visjonen om organisasjonen ble fremmet av ISO9001: 2000 -standarden (Quality management).

Hva er BPM?

Definisjon: Dette er forkortelsen for Business Process Management som på fransk betyr "ledelse av forretningsprosesser".

BPM har som mål å kontinuerlig forbedre ytelsen og kvaliteten på prosesser ved å gjøre dem mer smidige, jevnere, raskere, mer pålitelige og robuste.

Denne tilnærmingen er basert på modellering og databehandling av prosesser: formalisering, sekvens av oppgaver (arbeidsflyt), datautveksling mellom informasjonssystemer, statusutganger og ledelse.

En virksomhets liv består av permanente endringer. Forretningsprosesser utvikler seg kontinuerlig i tråd med strategiske beslutninger og miljøpress.BPM er avgjørende for å holde det under kontroll og nå de tildelte målene effektivitet og effektivitet.

Det bidrar til den digitale transformasjonen av selskapet.

Hva er BPMN (Business Process Modeling Notation)?

BPMN 2.0 -notasjonen definerer et grafisk depot for å representere de forskjellige mursteinene i en prosess. Denne standardiseringen letter kommunikasjonen mellom brukere, forretningsanalytikere og utviklere. Den gir elementer som hovedsakelig skal representere:

• dataen,
• flyter,
• meldingene,
• forbindelser,
• hendelsene,
• enhetene,
• deltakerne

BPMS: definisjon

Den ekstra "S" tilsvarer "Software" eller "Suite" for "Software suite". BPMS utpeker dermed programvare (vanligvis i Saas -modus) hvis funksjoner er å modellere, utføre, kontrollere og overvåke prosesser.

Disse mykene innebærer en arbeidsflytmotor for å automatisere informasjonsflyter. De dematerialiserer dokumentene (ved å integrere en EDM). De grensesnitt med forretningsprogrammer, ERP, etc.

Fordelene med BPM

Denne tilnærmingen bidrar virkelig å ta kontroll over organisasjonens prestasjoner og styrke konkurranseevnen .

De viktigste fordelene:

• Smidighet: detaljert kunnskap om hvert trinn knyttet til BPM -verktøy og digitalisering letter omorganisering av en prosess for å dra nytte av nye muligheter eller tilpasse seg begrensninger.
• Produktivitet: ved stadig å forbedre den operasjonelle fortreffeligheten.
• Kvalitet: kontroll av leveransenes samsvar (repeterbarhet av tjenesten, få eller ingen feil, etc.).
• Kostnad: med en effektiv organisasjon.

I tillegg forbedrer BPM på den menneskelige siden:

• Kundeopplevelse: å levere en kvalitetstjeneste bidrar til kundetilfredshet.
• Brukererfaring: intern komfort i utførelsen av oppdragene sine, spesielt ved å avlaste ansatte fra tidkrevende, repeterende og verdiløse oppgaver for å fokusere dem på de med merverdi.

De grafiske egenskapene til BPM -verktøy bidrar sterkt til forståelse og mestring.

Grenser og åremål

Ledelsen av BPM -prosjekt er avgjørende for en vellykket implementering. Som alle andre prosjekter, bør du være årvåken på visse punkter. Dette er tilfellet med kommunikasjon, spesielt mellom brukere og designere.

Det er også lurt å tenke på å integrere endringsstøtte i prosjektets omfang. Husk at mennesker ikke er maskiner. Han må ledsages for å dempe sin tvil, usikkerhet, stress … i møte med nyhet.

Vær også forsiktig så du ikke oppretter "gassfabrikker". I så fall vil effektivitetsmålene ikke oppnås.

Stadiene av BPM -syklusen (eller livssyklusen)

Det er mange oversettelser av BPM -syklusen i henhold til praksis, følsomhet, tolkninger … Selv om stadiene til slutt er mer eller mindre identiske, selv om rekkefølgen i livssyklusen kan være annerledes.

Vi tilbyr deg en standard tilnærming som alle kan tilpasse:

1. Organisasjonsdiagnose

   Studie av eksisterende, identifisering og valg av prioriterte forretningsprosesser . Denne beslutningen er basert på deres innvirkning på selskapets generelle ytelse og deres tilpasning til strategi (f.eks. Er en tung og administrativ prosess inkonsekvent med en strategisk retning basert på smidighet).

   Liten presisjon: det å bruke ordprosessen for å kvalifisere en rekke operasjoner betyr ikke at den allerede er modellert. Enhver organisasjon jobber naturlig gjennom flere prosesser. Grunnlaget for BPM -tilnærmingen er å identifisere, modellere, kontrollere og forbedre dem.

   Målet: å velge målprosessene som skal inkluderes i prosessen.

2. Prosessanalyse

   Dette trinnet består av gjøre en oversikt over den eksisterende situasjonen fra :

   • direkte observasjoner av operasjoner
   • studiet av dokumentasjonen
   • intervjuer

   Få en visjon om:

   • de forskjellige stadiene, inngangene og utgangene
   • interessenter
   • funksjonsfeil (forsinkelser osv.)
   • forbedringene
   • risikoen

   Tegn et flytdiagram er spesielt nyttig for veiledende analyse - Et prosesskart gir en omfattende oversikt over driften av selskapet.

   Denne analysefasen ledsages av fastsettelse av mål og KPI -er når det gjelder kostnader, kvalitet og tid.

   Målet: å få et fotografi av hvordan prosessen fungerer.

3. (Re) unnfangelse

   Etter diagnosen fokuserer denne fasen på bygge den nye prosessen.

   Avhengig av prosjektet kan det være redesign av en eksisterende organisasjon (i en radikal logikk om reengineering eller kontinuerlig forbedring).

   Denne fasen inkluderer modellering av prosessen:

   Integrasjon av den virkelige modellen, observert i en datamodell. BPMN griper inn på dette stadiet for å gi de grafiske elementene for modellering. Definisjon av forretningsregler, implementering i BPM -programvaren av prosedyrer, arbeidsflyter (for eksempel automatisk sending av et klageskjema for kunder til den kompetente avdelingen avhengig av type klage) …

   Noen handlinger er automatisert av systemet, andre er menneskelige.

   Advarsel: for mye automatisering kan føre til stivhet skadelig for selskapets fleksibilitet til å håndtere uforutsette saker.

   Målet: å bygge en prosess fra et organisatorisk og ledelsesmessig synspunkt, for deretter å integrere den i informasjonssystemene.

4. Henrette

   En gang det parameteriserte BPM -verktøyet , går det i produksjon for å kjøre prosessen.

   Mål: daglig implementering av prosessen.

5. Overvåkning

   Bruken av dashbord og andre rapporteringsverktøy for å øke ytelsen og sikre tilpasning til organisatoriske mål.

   Overvåking av indikatorer definert i analysetrinnet.

   Mål: overvåke problemfri drift av prosessen, forutse dysfunksjoner og manglende ytelse, samle informasjon for forbedring.

6. Optimalisering

   Forbedringstrinn gjennom bruk av overvåkingsdata og andre indikatorer.

   Merk: denne syklusen er basert på en kontinuerlig forbedringsprosess, PDCA, Plan - Do - Check - Act for å kontinuerlig optimalisere organisasjonen.

   Mål: å redusere gapet mellom forventet resultat og observert ytelse.