Ved å samle mange utstillere og åpne for et stort publikum av eksperter - eller i det minste spesialister innen nevnte felt - har disse arrangementsmøtene som mål å promotere og utvikle seg på ett og samme sted - generelt over en kort periode - utvekslinger mellom fagfolk i samme sektor av aktivitet.
Sammendrag
- Hvorfor stille ut på en messe?
- - Hva er fordelene med denne typen arrangementer?
- De viktigste stadiene
- - Før arrangementet - forberedelse av showet
- - Under arrangementet
- - Etter operasjonen
Hvorfor stille ut på en messe?
Disse hendelsene, i kraft av det faktum at de samler tilbud og etterspørsel etter den samme hendelsen, er store muligheter til å gripe! Som alltid, forutsatt at du nøye forbereder din deltakelse og ikke overlater noe til tilfeldighetene!
En tilstedeværelse på en messe er ikke et verktøy forbeholdt kommunikasjonsavdelingen. Det er en veldig relevant spak for flere avdelinger i selskapet. Selvfølgelig først og fremst selgerne, men også produktsjefene, markedslederne, designkontorledere, etc. Identifisere nye prospekter, bygge kundeloyalitet, møte nye partnere, føle markedstrender, muligheter for å bli gripet eller holde deg oppdatert på de siste innovasjonene … Dette er alle muligheter som tilbys ved deltakelse i en messe!
Hvilke fordeler tilbyr en messe?
Blant de mange interessene som skal stilles ut på en messe, finner vi:
- bedriftens synlighet: det faktum at du er tilstede på kommunikasjonsmediene til en messe, utvider i stor grad synlighetsfeltet til et selskap. Disse støttene vil faktisk bli distribuert til mange besøkende, og dermed øke kontaktmulighetene for selskapet. I tillegg, som sier stand, sier kommersielle brosjyrer og andre kommunikasjonsmedier som er spesifikke for utstilleren (reklameobjekter, prøver, etc.). Disse støttene er viktige i denne forbindelse, i tilstrekkelige mengder og optimalisert for anledningen. Deltakelse i et slikt arrangement kan dessuten gi troverdighet til en ny enhet på markedet.
- presentasjon av nye produkter / tjenester: en messe er en gylden mulighet til å vise et panel av potensielle kunder eller aktører som er eksperter på feltet en ny kunnskap eller en innovasjon (modeller, prototyper, demonstrasjoner, filmvisning eller under offentlige presentasjoner eller konferanser organisert av stua ).
- møte med nye muligheter: mange besøkende på showet er potensielle kjøpere. Det er en unik mulighet til å nærme seg og erobre dem!
- kundelojalitet: blant de besøkende er noen allerede kunder til utstilleren. Et show kan da være en sjanse til å knytte sterkere forhold til dem, for å gi dem spesifikke tilbud / rabatter knyttet til showet, etc. Kort sagt, for å beholde dem i klientboken din og fremfor alt for å få dem til å bli der!
- veve nye synergier: profesjonelle arrangementer er en unik mulighet til å samhandle med nye partnere fra forskjellige bakgrunner (leverandører, investorer, sponsorer, etc.).
- humanisering av relasjoner: her er en flott mulighet til å utveksle med sine kunder / leverandører / forretningspartnere på en mer menneskelig måte (rundt en drink, en lunsjpause, en middag, en cocktail, etc.) og noen ganger til og med til slutt sette et ansikt på en kontakt !
Delta på en messe - de viktigste trinnene
Deltagelse i en messe er virkelig som et prosjekt. Fremfor alt burde det være det velg nøye de profesjonelle arrangementene du vil delta på basert på dine mål og strategi. Så kommer forberedelsestiden: hvem skal delta? Hvilke kommunikasjonsverktøy vil bli brukt? Hvilke bilder? Hvilken stat å velge?… Å bygge en retroplanlegging vil være passende for å ha god oversikt over oppgavene som kommer, organisasjonen når det gjelder plan, varighet, midler osv.
På dagen må hver tilstedeværende medarbeider kjenne sin rolle. Kommersielle brosjyrer og annet reklamemateriell bør være klare. Det attraktive og godt plasserte stativet.
Når dørene til showet er lukket og stativet demontert, kommer et arbeid med debriefing, tilbakemeldinger og nøye overvåking for å få de beste fordelene av dette arrangementet.
Før arrangementet: Forbered deg på showet
En messe kan ikke forberedes i siste øyeblikk. Generelt er det organisasjonen som lager showet som veileder utstillere på reisen. Registrering for et profesjonelt arrangement som utstiller gjøres vanligvis måneder i forveien. Noen demonstrasjoner er drakoniske i organisasjonen og tåler ikke forsinkelser. Det er derfor viktig å være godt informert om å gjøre det på forhånd! Jo mer forhånd registreringen er gjort, desto større er sjansene for å få en bod ideelt plassert og riktig konfigurert. Først registrert, først til mølla (i henhold til individuelle budsjetter og muligheter, selvfølgelig!).
Tidligere er det viktig å ordentlig angi målene knyttet til denne hendelsen. Valget av showet vil bli gjort i henhold til disse: aktivitetssektor, tema, sted, datoer, workshops / konferanser / mulige debatter, etc. Det er da nødvendig å bestemme hvilke midler som skal tildeles: budsjett, menneskelige ressurser, materialer, etc.). Ideelt sett er utnevnelsen av et "show" -prosjektteam som samler mennesker fra forskjellige avdelinger (markedsføring, kommunikasjon, salg, etc.) som skal lede prosjektet som helhet en garanti for suksess. Spesielt siden det generelt sett er planlagt et show fra det ene året til det neste.
Når alt dette er validert, er det på tide å ta affære!
Retro tidsplan
Dette er det viktigste verktøyet for å forberede en messe! Faktisk er datoen, det nøyaktige stedet sjelden kan endres (uansett på grunn av utstillerne), det er viktig å starte derfra for å utfolde all planlegging av prosjektet "deltakelse i et slikt show" med tilbakevirkende kraft.
Vanligvis er trinnene som følger:
- registrering fra selskapet til arrangementet
- reservasjon av stedet: plasseringen av standen på showet samt størrelsen er hovedsakelig et spørsmål om budsjett.
- stativkonfigurasjon i henhold til plassering: avgjørende skritt til suksess, for å jobbe med neste trinn!
- møbler og dekorasjonsreservasjon : standen vil være identiteten til selskapet i løpet av showet. Det er derfor viktig å ta vare på designet, fargene, atmosfæren til sistnevnte.
- reservasjon av hotell og mulig transport for laget som skal stå på tribunen
- verifikasjon av gyldigheten av identitetskort / pass / visum nødvendig (vær oppmerksom på administrative forsinkelser)
- forberedelse av kommunikasjonsmedier (brosjyrer, bilder, firmalogo, skilting, reklameartikler, modeller, prototyper, visittkort, firmafilm, etc.)
- starte kommunikasjonen (sosiale nettverk, utsendelser, annonseinnlegg osv.) samt invitasjoner
- trene og orientere teamet hvem som skal stå på standen
Sjekkliste
I dagene før forestillingen til dagen før arrangementet er det nødvendig med noen få kontroller:
- beliggenhet og komplette møbler
- tildeling av hotellrom og reisebilletter
- distribusjon av salongtilgangsmerker og andre bilklistremerker
- verifikasjon av papp, brosjyrer og andre kommunikasjonsmedier
- konstitusjonskartong "sett til alt": saks, penner, tape, stifter, lim, papirer, tørkepapir, papirhåndklær, servise, rengjøringsmidler, etc.
- kontrollere tilkoblingene på stativet
- briefing dress-code: med, alltid i den ånden som teamet til stede på showet representerer bildet av selskapet!
Under arrangementet
Å drive en messe på en messe stopper ikke ved å bli bak disken før en besøkende bestemmer seg for å nærme seg! Så her er noen ideer for et vellykket show:
- ha standen din klar så snart utstillingsdørene åpnes
- gå til besøkende og velkom dem hjertelig (vær imøtekommende og smilende, unngå den honningstilte stilen)
- tilby kaffe og små bakverk eller andre lokale produkter
- noter på et dokument som er gitt for dette formålet hver kontakt som er etablert (navn, kontaktinformasjon, selskap, funksjon, anbefaling som skal følges etter showet, etc.) for å holde kundefilen oppdatert og utvide den.
- oppdag standene til andre utstillere (dette kan gi ideer for en fremtidig deltakelse, men også gjøre det mulig å lage en diskret klokke på en definert sektor)
- animere eller delta i de ulike aktivitetene i showet: konferanser, debatter, workshops osv.
- vær aktiv og dynamisk til messedørene stenger (ikke noe mer uoverkommelig for en besøkende å se en utstiller brette standen sin før tiden)
Etter operasjonen
Når arrangementet har passert, slutter ikke arbeidet der. Forretningskontakter, dokumentasjonsforespørsler og lignende må håndteres raskt. For å gjøre dette, er det tilrådelig å stole på dokumentet som er fullført av de forskjellige medlemmene i showteamet.
En debriefing om deltakelse i showet er også viktig for å ta hensyn til eventuelle hikke for å rette opp dem og bli enda bedre neste gang!