I næringslivet sier vi ofte: "vi skal opprette en arbeidsgruppe". Uansett prosjekt, er alt underlagt et arbeidsmøte. Ifølge en studie utført av selskapet Wisembly, bruker ledere 27 dager i året på møter. For dette er det viktig at disse arbeidsgruppene er godt konstruert med en balanse mellom ekspertisen til hver person på prosjektet og deres rolle i kollektivet.
Hva er en arbeidsgruppe?
En arbeidsgruppe er et møte med flere mennesker for å designe og gjennomføre et prosjekt eller løse et problem.
Tanken er å kombinere ferdigheter og energier for å produsere bedre og mer enn hver person ville gjort individuelt. Interessen er der: å mobilisere kollektivets makt til å løse problemer, oppdage og dra nytte av muligheter.
Trinn for å opprette en gruppe
Det første trinnet er å tydelig definere utfordringene i prosjektet. For å gjøre dette kan du opprette et prosjektark som lar deg senere identifisere medlemmene i arbeidsgruppen din:
- Beskriv målene for prosjektet
- Bestem start- og sluttdato for prosjektet
- Beskriv den innledende konteksten og formålet
- Bestem deg for hvilken strategi du skal ta
Dette vil føre oss til å identifisere ressursene: ekspertene på hvert aktivitetsområde for å oppnå den ønskede leveransen. Det vil si klart definere hvem som gjør hva for å fylle ut alle boksene i prosjektet.
Det ideelle er å ha maksimalt fem personer i en arbeidsgruppe og et oddetall, slik at de avgjørelsene som må tas blir vunnet med det høyeste tallet.
Derfra kan arbeidsgruppemøtene begynne.
Roller i arbeidsgruppen
Under denne typen møter, når rollene til hvert medlem ikke er definert, kan vi finne følgende situasjoner:
- Gruppepilot snakker hele tiden
- Det tas ingen beslutning
- Møtet som skulle vare 1 time drar ut, etc.
Hvordan sikrer du at hele møtet ikke er fokusert på ett individ og at beslutninger tas i tide?
Det er viktig å bestemme bidraget til hvert medlem av gruppen og for å fremme dialog og kommunikasjon.
Som et eksempel her er et rollesystem som kan defineres under et arbeidsgruppemøte (roller er forskjellige fra ekspertroller).
Dette er en metode laget av Alain CARDON, en spesialist i teamcoaching som har som mål å forbedre effektiviteten av møter.
Rollene er som følger:
- En animator: generelt pilot for prosjektet. Tilretteleggeren er til stede for å lette møtets flyt, forberede agendaen, sikre at temaet har blitt dekket, etc.
- Et beslutningsskjær: denne personen er tilstede for å flytte motivet fremover. Han er der for å varsle om at dagens temaer ikke blir behandlet og at beslutninger ikke blir tatt.
- En tidsvakt : Han vil sørge for at møtet ender i tide. Han hjelper til med timingen av intervensjonene til hvert medlem av gruppen (hvis intervensjonstiden er for lang, vil han ikke nøle med å stoppe intervensjonen for å flytte møtet fremover)
- En skriftlærer: den lar deg transkribere informasjonen og beslutningene som ble tatt under møtet og deretter redigere en rapport
- En trener: treneren tar et skritt tilbake fra det som skjer under møtet og observerer hvordan det går (hvis rollene er godt oppfylt, lytting mellom samarbeidspartnere, alles engasjement, etc.)
- En logistiker: han sikrer tilgjengeligheten av utstyr (datamaskin, overheadprojektor, møterom, etc.). Logistikeren kan være medlem utenfor arbeidsgruppen.
For at denne metoden skal fungere, må roller bytte mellom hvert møte.
Har forskjellige personligheter (kommunikasjonsstiler)
Det er fire kommunikasjonsformer:
- En person som er basert på fakta: den kommuniserer lett og er strukturert. Hun snakker om resultater, prestasjoner og mål. Oppførselen hans er pragmatisk, direkte og energisk.
- En metodisk person: betryggende personlighet som bringer stabilitet og metode til arbeidsgruppen. Hun snakker om planlegging og organisering. Dens styrker: er interessert i årsak og virkningskoblinger
- En menneskesentrert person: veldig uttrykksfull kommunikasjon, sentrert om forholdet til andre. Denne typen mennesker har veldig gode relasjoner til mennesker og er lett å uttrykke seg.
- En person fokusert på ideer: de er kreative mennesker som er sikker på å si hva de måtte tenke på. Evne til å projisere ideer og innovere.
Det er interessant å ha alle fire kommunikasjonsformene i en arbeidsgruppe, ettersom hver bringer viktige elementer som vil flytte emnet fremover.
Tester er tilgjengelige på internett for å kjenne hans kommunikasjonsstil.
Avslutningsvis har alle en viktig rolle i en arbeidsgruppe og har noe å bidra med til andre teammedlemmer.
En arbeidsgruppe bør ikke forveksles med en gruppe deltakere i et møte (som for lansering av et prosjekt for eksempel ).
