Så snart vi snakker om et møte, produktivitet rimer med en agenda forberedt, gjennomtenkt, skrevet og delt på forhånd! Dette, for å unngå det altfor hyppige syndromet ved akutt steril reunionitt …
Hva er en agenda?
Totalt sett er dette verktøyet en invitasjon til å delta i et møte med andre mennesker som er nøye navngitt og presentert, på et bestemt sted, dato og klokkeslett, om et bestemt tema, alt ledsaget av et kort feiringsprogram.
For ofte undervurdert, en effektiv og velartikulert agenda er nøkkelen til et vellykket møte. Han definerer et rammeverk for diskusjonene, forbereder alle på det som skal sies og tegner de forventede målene på slutten av møtet. I tillegg blir deltakerne bevisste på verdien av deres tilstedeværelse, og gir dermed enda mer mening til oppdraget sitt.
Hvorfor bygge en møteplan?
Å bygge og skrive en agenda som du sender, når den er ferdig, til alle deltakerne i det planlagte møtet, bidrar til å sende meldingen om at møtet faktisk vil være produktivt. Du inviterer ikke alle disse små menneskene for gleden av å se dem eller for banale diskusjoner like tidkrevende som de er sterile.
Selv om det generelt sett blir sett på som en enkel oversikt som beskriver temaene som skal dekkes, er en godt artikulert agenda mye mer enn det. Blant de store fordelene med et slikt verktøy kan vi markere følgende punkter:
- det lar deltakerne avgjøre om deres tilstedeværelse er en virkelig nødvendighet (teknisk informasjon som ikke rettferdiggjør tilstedeværelsen av forfatteren, kan for eksempel sendes oppstrøms per e -post til alle deltakerne). Dette unngår en følelse - mer eller mindre berettiget - av et virkelig sløsing med tid for noen.
- det gir alle muligheten til å gjøre godt forberede møtet, spesielt dets mulige inngrep og / eller spørsmål. Alle kommer med full kunnskap om fakta og har forsikring om å komme ut etter å ha gjort fremskritt på emnet / prosjektet.
- han rammet møtet, både når det gjelder form og innhold, og dermed unngå overløp, off topic, etc.
- det utgjør a stor støtte for tilretteleggeren i sin rolle som konduktør.
- han er en utmerket barometer for suksess eller ikke av møtet når det gjelder effektivitet og produktivitet.
Hvordan bygge en møteagenda?
Helt konkret, som ethvert dokument, må agendaen du vil dele med dine samarbeidspartnere være klar, presis, kortfattet, men også tilstrekkelig attraktiv til å bli lest! Her er noen tips for forberedelsen:
- gi en tittel på agendaen din: Fra begynnelsen vil gjestene vite hva det kommer til å handle om.
- angi type møte : styre, ordinær forsamling, ledermøte, månedlig servicemøte, etc.
- Legg merke til det overordnede målet av møtet slik at alle går i samme og rette retning.
- spesifiser stedet, samt presis dato og klokkeslett (start OG sluttid) av møtet.
- presentere deltakerne kort : hvem (kolleger, leverandører, advokater, etc.), hvorfor (funksjon og rolle for hver person under dette møtet).
- siter kronologisk alle elementene som skal dekkes i løpet av dette intervjuet, med, for hver, tiden som ble tildelt ham. På forhånd vil du selvfølgelig ha advart hver taler og ha spurt ham om den tiden han anser nødvendig for presentasjonen av emnet hans. Det er ikke her et spørsmål om å detaljere hvert element, men om å definere det veldig kortfattet.
- sett målet for hvert punkt adressert.
- ordne noen pauser som også kan brukes ved lengre debatter enn først planlagt - innenfor grunnen!
- planlegg ekstra tid på slutten av møtet for spørsmål og / eller organisering av et fremtidig intervju.
- sørg for at foredragsholderne validerer agendaen din og at de ikke har andre temaer å diskutere under dette møtet.
- korrekturlese og / eller ha korrektur agendaen din og send den på passende tidspunkt (minst 1 uke før møtet - pass på, noen veldig formelle møter krever en lovlig frist samt en spesifikk innkallingsprosedyre).
- hold deg til timeplanen din på den store dagen !
Å notere
Hvis noen gjester utenfor virksomheten din har en sentral rolle og ikke er kjent for alle deltakerne, må du planlegge tid i begynnelsen av økten slik at de kan presentere seg selv og ta vare på oppmøtet.
I tilfelle et siste minutt -møte - det skjer noen ganger, når alle deltakerne er samlet, gå rundt bordet slik at alle raskt presenterer emnet de trenger å diskutere og bestemmer sluttiden for intervjuet for å ramme inn tingene med en gang Flaggermusen. Ta notater og rapporter tilbake til alle deltakerne slik at alle kan holde oversikt over hva som ble sagt under dette møtet.
Eksempel på agenda
Last ned vår agenda for mal i word- eller pdf -format.
