Orden vs uorden: Alle har sitt eget arbeidsområde.
På jobb som i hverdagen er profilene forskjellige: Tilhengere av uorden står overfor de best bestilte. Selv om kvadratisk lagring ikke nødvendigvis er en mer effektiv motor for å være produktiv på jobb, men hvis uorganisering fremmer intellektuell stimulering hos noen mennesker, gjelder noen få grunnleggende prinsipper for alle profiler for å forbedre yrkesaktiviteten.
1. Vakuumsortering for umiddelbar plassbesparelse.
Kreativt eller ikke, organisering av kontoret ditt går nødvendigvis gjennom en sorteringsfase. Ved å sortere identifiserer du det overflødige for å bli kvitt gjenstander som unødvendig søppel på arbeidsområdet ditt. For å spare nyttig plass … Dette første sorteringstrinnet kan utføres veldig enkelt og raskt ved å stille følgende spørsmål:
- Har jeg nylig brukt dette dokumentet / objektet?
- Fungerer dette materialet?
Hvis ikke, lagre, reparer eller kast avhengig av arten av hvert element som inntar kontoret ditt.
Vær oppmerksom på at visse juridiske eller regnskapsmessige dokumenter må oppbevares i en minimumsperiode. Oppbevar dem i et eget arkivskap, som du oppbevarer i et skap eller på en hylle.
Utover den nødvendige plassbesparelsen, vil sortering ha gjort det mulig for den "bestilte" profilen å finne et rent arbeidsområde for klarere ideer. Med dette i bakhodet, sørg for at du alltid har en papirkurv i umiddelbar nærhet av skrivebordet ditt.
2. Rens: sikre troverdighet på jobben.
Å organisere kontoret går gjennom renslighet. Kaffekoppringer og smørbrødsmuler gir ikke nødvendigvis det beste bildet i en samarbeids- eller bedriftssammenheng - og spesielt i det åpne rommet. Uansett profil, er det derfor viktig å rengjøre arbeidsområdet regelmessig for å virke troverdig og ikke lide av en nedverdigende etikett.
3. Rydd opp for å spare tid.
Å ikke få tak i denne post-it av sentral betydning, lete etter minutter i løpet av et viktig stykke papir eller ikke finne en penn som fungerer: alle disse velkjente ulempene har ikke den eneste ulempen med å fremme nervøsitet på jobben . De bidrar til å kaste bort tid og produktivitet. Med mindre det er bedre å finne rundt et skrivebord fullt av spredte papirer og utstyr, er det derfor viktig å rydde opp i et produktivt arbeidsmiljø.
Merk systematisk, sorter etter dato og emne, og sett deretter alt på plass. Det er også mulig å organisere kontoret etter arbeidsområder i henhold til filens forfallsdato, hastighetsnivå eller fremdriftstilstand. Kontorutstyr som sorterere, blyantholder, arkivskap, skuffenheter eller oppbevaringsbokser er alt tilbehør som lar deg sortere intelligent for bedre navigering.
Merk: For å tillate optimal og umiddelbar lagring, unngå utsettelse! Mottar du et brev? Behandle det med en gang. Er du ferdig med kaffen? Legg fra deg koppen. Er telefonen din ladet? Trekk ut støpselet og sett laderen tilbake på plass i en skuff.
4. Planter på skrivebordet for å redusere stress på jobben.
Fordi organisering av kontoret ditt også innebærer layout, hvorfor ikke dra nytte av arbeidsområdet ditt for å fremme en avslappet atmosfære? En grønn plante, et bilde av barna dine eller en japansk hage kan bidra til å redusere arbeidsstresset ditt, slik at du kan bli mer effektiv. En studie har vist at planter, utover å forbedre trivsel, bidrar til produktivitet (1).
5. Riktig lysstyrke for å øke motstanden.
Å organisere kontoret er en mulighet til å gi deg selv nyttig komfort. Arbeidsområdet ditt mottar ikke utvendig lys? Jobber du sent på kvelden? For å begrense tretthet på jobben, utstyr utstyret med en tilstrekkelig lys lampe. I samme komfortperspektiv er det nyttig å kjøpe en tilpasset kontorstol: for å unngå ryggsmerter og dermed øke produktiviteten.
6. Organiser kontoret … fra datamaskinen!
Fordi det meste av arbeidet nå er utført med en datamaskin, er det viktig å organisere skrivebordet og postboksen slik at den passer til ditt fysiske arbeidsområde. Organiser dokumentene dine i mapper og undermapper, kast utkast og tøm søppel regelmessig, velg et bakgrunnsbilde som fremmer stressfritt arbeid: så mange regler å følge for å oppnå profesjonell effektivitet!
Merk: For å unngå duplikater, med fare for å ikke finne veien, må du bruke en enkelt dagbok - papir eller digitalt format - og gruppere påminnelser og oppgavepåminnelser på et enkelt medium.
Hvis du ikke vet hvordan du konfigurerer arbeidsområdet, Vi inviterer deg til å se på 5S -metoden. Lånt fra total kvalitet, er denne metoden basert på 5 prinsipper (definert på japansk): Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke.
Eller på fransk:
Rydde unna, rydde opp, rydde opp, "Opprettholde orden" og "Vær streng".
Prinsipper som blir til konkrete handlinger for å forbedre miljøet ditt.
(1) https://www.futura-sciences.com/sante/dossiers/medecine-bien-etre-sante-nature-1491/page/5/