Informasjonsmøtet er et veldig interessant verktøy for å være så nær som mulig for dine ansatte. Den har en dobbel fordel: lar deg umiddelbart kommunisere viktige fakta og involvere teamet ditt enda mer. Etter en mer detaljert avkastning på interessen til dette instrumentet, foreslår vi deg å fokusere på god praksis i saken. Målet: at du konkret kan bruke briefen i ledelsen din.
Hva er team briefing?
Dette er en direkte kommunikasjonsmåte med alle dine ansatte, omtrent som et minimøte. Det er preget av en uformell side hvor utveksling er prioritet . Alle kan uttrykke seg om emnet (e) du lanserer, stille spørsmål …
Når det gjelder metodene, står deltakerne like godt sittende som stående. Du har kanskje hørt om stående møteteknikk. Vel, det er vanligvis gjort for team briefings!
Hvorfor bruke dette verktøyet?
Totalt sett bruker du dette administrasjonsverktøyet enten på en tilbakevendende og organisert måte - eks. hver mandag for å gjøre status over den kommende uken og den siste - enten ad hoc når det oppstår behov for informasjon (ledelsesbudskap for å formidle, uforutsett hendelse, etc.).
Ved planlagte møter, teammedlemmer har vanligvis muligheten til å be om tillegg av temaer på dagsorden.
Interesse for orienteringsmøter
La oss nå se de viktigste fordelene:
- overføre en melding ved å umiddelbart samle tilbakemelding fra teamet,
- forutse dysfunksjoner eller finn raske løsninger,
- involvere mennesker i kollektiv suksess og utvikle sin tilhørighet,
- tilførsel av bedriftskulturen ved å dele en visjon, oppdrag,
- samle ideer og forslag fra dine ansatte,
- forutse rykter ta ledelsen gjennom klar og entydig kommunikasjon,
- la alle kjenne andres rolle på laget,
- legge til rette for koordinering av team ,
- gjøre en effektiv oppdatering av fremdriften i oppgavene av hver og oppnåelse av kollektive mål,
- mobilisere troppene på nytt ,
men også for å styrke lederbildet ditt !
Sammendraget er faktisk et kraftig styringsverktøy for å bringe deg nærmere dine ansatte . Det er til og med viktig i din aktivitet som leder.
Hvordan gjennomføre en team brief
Frekvens
Hvis briefen din er planlagt, den kan holdes hver uke . Vær oppmerksom på at noen ledere organiserer en per dag. Måles i henhold til problemene, teamet, konteksten osv. Møtets hurtighet og pragmatiske karakter går inn for hyppig bruk.
I tilfelle eksepsjonell kommunikasjon, er det ingenting som hindrer deg i å provosere til et minimøte mellom 2 planlagte truser.
Varighet
En brief er per definisjon kort. Tillat maksimalt 30 minutter.
Vær forsiktig så du ikke gjør det til et "klassisk" møte med endeløse debatter.
Plass
Det er veldig vanlig å holde denne utvekslingen innenfor arbeidsområdet til dine samarbeidspartnere. Denne praksisen har fordeler og ulemper. En av fordelene er forsterke den raske, uformelle siden uten å ha et "møte" . På den annen side, risiko er ikke å fange alles oppmerksomhet fullt ut fordi sistnevnte, som befinner seg i nærheten av arbeidsstasjonene, kanskje ikke er helt av. Å se derfor i henhold til konfigurasjonen av lokalene.
I noen tilfeller gjør en bortgjemt plass nær arbeidsstasjonene trikset veldig bra.
I tilfelle de ansatte forblir på plass, insisterer på å stoppe aktivitetene sine , aktivere viderekobling osv. Kort sagt, gjør alt du kan for ikke å bli forstyrret.
Hold møter stående har mange fordeler: å unngå å bruke tid på detaljer, slik at du kan kutte deg ut av aktiviteten din ved å innta en annen posisjon enn å sitte foran datamaskinen.
Antall deltakere
For å lette utvekslingen må du ikke overstige ti deltakere. Hvis du leder et stort team, så behold flere truser (etter avdeling, etter prosjekt, etc.) i henhold til den mest relevante grupperingen i henhold til emnene som tas opp og problemstillingene.
Forberedelse
Quick point betyr ikke mangel på forberedelse. Forutse spørsmål, samle viktige data, etc. til gjøre orienteringen så effektiv som mulig og styrke ditt image som en profesjonell leder.
Beste praksis for en vellykket orientering
- Kunngjør på forhånd temaene som dekkes, målene og hva du forventer av hver enkelt . Etter hvert som det søkes rask effektivitet, må du umiddelbart fange oppmerksomheten til publikum. Bruk en annonse eller sjokkerende setning som: "Du har gjort en ekstraordinær jobb", "En stor mulighet er å nå ut til oss", …
- Liste raskt muntlig, på en tavle eller flipchart (se metodefilen om bruk av bla -oversikt), emnene du ønsker å ta opp
- Angi maksimal varighet
- Be dine ansatte uttrykke seg for å samle tilbakemeldinger , ikke monopoliser gulvet. Vær forsiktig så du ikke åpner en endeløs debatt under oppsummeringen, i motsetning til formålet. Samle informasjonen og planlegg et dedikert møte for å løse problemet.
- Vis en ekte vilje til å lytte og ikke late . Du vil ikke lure teammedlemmene dine lenge til å tro at du tar hensyn til det de sier. Konkret hvis ingen forslag eller eskalering av problemet blir tatt i betraktning, vil de neste trusene være sterile. Tvert imot, gjør status over fremdriften etter å ha tatt hensyn til kommentarene.
Denne filen er referert til i: Administrasjonsverktøy
