Svært ofte forblir strukturer låst i operasjoner der møter organiseres av vane. Spørsmålet om deres nytteverdi og måten de utføres på, stilles ikke spørsmålstegn ved mens forbedringer kan gjøres.
Å tenke på en annen måte å operere på gjør det mulig å komme seg ut av rutinen, gi nye impulser til lagene og fremfor alt for å oppnå effektivitet.
Avhengig av temaene dine og målet du setter deg, kan du bestemme animasjonsteknikken som passer best for ditt problem.
Visualiser det forventede resultatet
Hva er formålet med møtet? Hva vil du få på slutten av denne? Spørsmålet kan virke dumt ved første øyekast, men det lar deg definere orienteringen. Det kan være å informere, reflektere over et prosjekt, analysere en situasjon, konstruere en handlingsplan, ta en beslutning, løse en konflikt eller finne en avtale …
Når dette valget er gjort, kan du tenke på den mest passende animasjonsteknikken i seg selv som vil gjøre det lettere for deg å få tilgang til resultatet. For å hjelpe deg finner du nedenfor noen teknikker som lar deg tilføre verdi til møtene dine.
For å bruke et musikkrelatert bilde har du bestemt deg for det musikalske verket du skal komponere. Du er nå dirigenten som er ansvarlig for å koordinere ytelsen til deltakerne. Det er din tur !
Grunnleggende regler å følge
Effektiviteten til en gruppe er mellom 5 og 10 personer. Utover 10 personer vil det sannsynligvis dele seg i undergrupper, og under 5 personer kan en sterk personlighet ødelegge effektiviteten til gruppen. Et optimalt antall deltakere for effektivitet er derfor mellom 6 og 9.
Så lenge det er flere medlemmer, som i en familie, enhver institusjon, selskap eller administrasjon må først sette spillereglene. Det er ikke et spørsmål om å innføre strenge forskrifter, men om å skape et klima av tillit ved å spesifisere enkle regler for innredning:
- alle kan uttrykke seg,
- alles ord blir respektert,
- alle kommentarer er ment å være konstruktive,
- …
Disse reglene kan tilpasses i henhold til svaret som skal gis.
De forskjellige typer animasjoner
Det runde bordet
Tilretteleggeren angir refleksjonstemaet for deltakerne som studerer før de bytter på å snakke. Når bordet er over, syntetiserer tilretteleggeren de forskjellige refleksjonene på et brett.
Denne metoden tillater:
- å fremme individuell refleksjon,
- involvere all hjelp,
- å få tilbakemeldinger og følelser fra hver deltaker.
Tankekartet
I stedet for å bli brutt ned som før, de forskjellige ideene er organisert og strukturert. Du stoler på at gruppen skal etablere trestrukturen, ved å bruke forskjellige farger eller bilder for å illustrere de forskjellige ordene.
Denne animasjonsteknikken:
- fremmer memorering,
- letter kreativitet gjennom ideosammenslutninger,
- lar deg strukturere informasjon på samme måte som hjernen,
- gir energi til gruppen og skaper interaktivitet.
Brainstorming
- Tilretteleggeren presenterer temaet for refleksjon på tavlen, som ikke bør deles inn i flere spørsmål.
Deltakerne snakker når de vil og gir fantasi sine frie tøyler. De andre tilstedeværende kommenterte ikke de angitte ideene. Regulatoren omformulerer det ganske enkelt hvis det føles nødvendig, oppfordrer publikum til å si ifra og noterer ideene på tavlen og kategoriserer dem. - I små grupper på to eller tre personer reflekterer deltakerne over de foreslåtte ideene, klassifiserer dem ved å prioritere dem og dele tankene sine med publikum. Til slutt tilbyr tilretteleggeren, etter disse presentasjonene, et sammendrag for å oppnå løsninger.
Brainstorming tillater:
- å fremme fremveksten av nye ideer uten fantasigrenser,
- å implementere kreativitet,
- å fremme og utvikle teamarbeid.
Casestudien
- Tilretteleggeren uttaler en konkret situasjon fungerer som utgangspunkt for refleksjon.
- Hver deltaker studerer spørsmålet, så dannes undergrupper på to til fem personer for å :
å spesifisere de forskjellige aspektene av problemet,
foreslå løsninger,
beholde et forslag og si det tydelig. - Endelig, hver undergruppe presenterer en syntese til alle deltakerne for å identifisere løsninger ved å prioritere dem.
Casestudien tillater:
- grundig refleksjon,
- å fremme teamarbeid,
- å løse et problem.
Spørsmålets tur
- Hver deltaker angir på et ark en situasjon knyttet til et problem av teknisk eller konsernledelsesmessig karakter.
- Alle sender arket sitt til naboen, som tilbyr en løsning. Arkene sirkuleres rundt bordet, og alle legger til detaljer og kommentarer. Arket skal brettes med hver pasning, slik at deltakerne ikke påvirkes av tidligere kommentarer.
- Arket går tilbake til avsenderen som studerer forslagene, danne en mening og presentere den for gruppen.
Spørsmålets tur gjør det mulig å:
- hente direkte inspirasjon fra andres meninger,
- åpne deg for andre erfaringer eller meninger,
- bli bevisst på og reflektere over temaer som gruppen tar opp.
Forliksdiskusjonen
Ta eksemplet på en arbeidsgruppe der møter finner sted i en anspent atmosfære, der fiendene utvikler seg mellom ansatte. Hvis du vil løse disse knutene, må du ha en forliksdiskusjon.
Nok et eksempel hvor kolleger daglig opprettholder anstrengte faglige relasjoner. Du er klar over at dette forgifter arbeidsforhold utover disse personlige feidene og saboterer lagånd.
I disse situasjonene, lederen møter hovedpersonene og ber dem gjøre en innsats for å jobbe bedre sammen.
I stedet for å møte hver kollega individuelt - som i mange tilfeller vil være unødvendig, tilbyr du å snakke med deg slik at problemet kan løses for godt før det blir mer komplekst. Ta tak i det onde ved roten og handle!
Det er ikke et spørsmål om å organisere en boksekamp der du vil telle poengene, men å oppmuntre dem til å legge kortene på bordet, "tømme sekken" og dermed frigjøre seg fra sine undertrykte følelser - ødeleggende for dem. seg selv og omgivelsene, enten de er private eller profesjonelle.
For å gjøre dette, tilbyr du dem et spesifikt rammeverk for diskusjon (alle snakker etter tur, ingen dom eller kritikk …).
Å adressere roten til problemet vil igjen gjenopprette tilliten.
Du kan foreslå den samme fremgangsmåten før et møte der det har blitt veldig vanskelig å diskutere. Å ha samtalepartnere frigjort fra frustrasjonene eller misforståelsene gjør det mulig å diskutere mer rolig.
Lag din egen teknikk
Hvis øktene dine ikke er begrenset til et strengt juridisk eller institusjonelt rammeverk (styre, utvalg, etc.), kan du eksperimentere med en annen teknikk for å finne ut hvilken type tilrettelegging som best oppfyller dine spørsmål.
Disse endringene, disse nye måtene å nærme seg spørsmål vil gi teamet ditt, ditt profesjonelle følge, møtene nye impulser og bli mer effektive.
Så tenk på det før ditt neste møte og test det i økt!
Forfatter - Eric CRAIPEAU -
Administrativ vedlegg siden 2008, i rekonvertering etter en militær karriere, har Eric hatt flere stillinger der han ble oppfordret til å organisere og delta i mange møter innenfor rammen av gjennomføringen av sosial dialog.
Lidenskapelig om personlig utvikling og forholdene som mennesker opprettholder på det sosiale og profesjonelle området, ønsker han å dele sine erfaringer og gi noen veier som kan gi næring til alles tenkning.
Han deler sin erfaring gjennom boken han skrev: "Winning Meetings".
* Tilgjengelig fra vår partner Amazon
