Det er avgjørende, enten det er for lederen eller medlemmene i teamet hans, å ha en klar visjon om målene og utfordringene for de forskjellige oppdragene som er betrodd, å opprettholde et rolig arbeidsklima og å bidra til hver enkeltes personlige effektivitet, men også til kollektiv effektivitet.
For dette er det et verktøy for formidabel effektivitet for de som vet hvordan de skal bruke det: tilbakemelding.
Hva består tilbakemelding av?
Denne anglisismen - som kan oversettes som "tilbakemelding" - angir en oppfølging, et regelmessig punkt mellom lederen og hans samarbeidspartnere med hensyn til innsatsen som er gjort eller atferdene som skal modifiseres. Det kan også være en tilnærming som finner sted mellom ansatte innbyrdes eller til og med mellom de forskjellige lederne i selskapet. Hensikten med en slik tilnærming er kontinuerlig forbedring.
Dette verktøyet er en del av en global kommunikasjonstilnærming og kan ta på seg forskjellige aspekter.
For å være effektiv og konstruktiv må den dessuten være basert på presise, faktiske og observerbare elementer . Enhver dom fra den enkelte må forbys under straff for å oppheve hele prosessen og ha en ødeleggende effekt på atmosfæren og totalt kontraproduktivt.
Målet er å oppmuntre en person til å holde tritt, øke ytelsen eller til og med korrigere visse handlinger / atferd .
Et tilbakemeldingsintervju burde åpen dialog når det gjelder oppførsel og / eller handling det er snakk om. Det er på ingen måte en monolog fra den som leverer det.
Ulike typer tilbakemeldinger
Vi skiller mellom ulike tilbakemeldingseffekter, avhengig av handlingen og / eller atferden de refererer til og ønsket mål. I alle tilfeller, tilbakemeldinger må gis med respekt for personen den er rettet til.
Negativ tilbakemelding
Delikat, men hovedsakelig brukt av ledere som forlater det positive av forskjellige årsaker (ledelsesoppfatning, beskjedenhet, klønete, etc.), denne typen tilbakemeldinger, levert på en konstruktiv måte, tar sikte på forbedring og progresjon. Målet er at alle skal bli klar over sine feilsteg og svakheter og lære av dem. Hvis feilen er menneskelig, er det viktige å vite hvordan man kan lære av oddsen.
Se også "Hvordan håndtere kritikk".
Positive tilbakemeldinger
Ofte oversett - feil, men lettere å levere enn negative tilbakemeldinger, denne positive tilbakemeldingen på en handling som er utført eller en oppførsel er en kraftig motivasjonsfaktor. Det utløser faktisk en positiv dynamikk for den ansatte. Det befester selvtillit, stimulerer kreativitet og styrker teamets sammenheng. En dydig sirkel som raskt sprer seg til hele selskapet.
Eksempler på positive tilbakemeldinger: gratulerer, anerkjennelse av en bestemt ferdighet,
Korrigerende tilbakemelding
Brukes til å justere arbeidsaksen eller oppførselen til en ansatt når denne går i feil retning, og har som mål å bli bedre oppfattet, mer konstruktiv enn bare negativ tilbakemelding. Formålet er å få til en endring i den ansattes tilnærming i en bestemt kontekst .
Den har form av en konstruktiv kritikk: forbedring av et eller annet spesifikt punkt, "ekspert" råd, coaching, etc.
Vær oppmerksom på at det er viktig å ta et skritt tilbake før du gir tilbakemelding - med mindre situasjonen er alvorlig og setter noen i fare.
Interesse for en tilbakemeldingsprosess
Fordelene ved å implementere en slik tilnærming i din avdeling / bedrift er mange:
- Opprettholde et tillitsforhold med medlemmene av teamet hans gjennom naturlig og åpen kommunikasjon.
- Sørg for at alle har forstått sitt oppdrag og går i riktig retning.
- Gi mer mening til hver persons oppgave : Ved å bli klar over innspillene og viktigheten av oppdraget sitt, er ansatte mer ansvarlige, mer engasjerte, mer autonome. Den kollektive intelligensen styrkes derved.
- Gjenkjenne arbeid, ferdigheter og talent medlemmer av teamet hans: ved å understreke egenskaper og suksesser regelmessig.
- Avling og tilby en ansatt muligheten til å rette opp situasjonen i en pågående fil, rette en feil som gikk upåaktet hen, etc.
- La en ansatt komme videre , forbedre tilnærmingen til et prosjekt, et gitt oppdrag, etc.
- Definer eventuelle hindringer / vanskeligheter fra de første symptomene: kommuniser uten å vente på at det skal degenerere på noen side. Et ubehag som ikke er tatt i betraktning tilstrekkelig tidlig, genererer ikke bare harme, sinne eller bitterhet blant hovedpersonene, men kan også ha katastrofale konsekvenser for teamet, til og med selskapet … Det er derfor viktig å kommunisere så snart som mulig..
- For lederen er det muligheten til å evaluere hans lederstil , foreta eventuelle korreksjoner og forbedre utøvelsen av kunsten din bedre å kjenne deg selv …
Sett opp en tilbakemeldingsprosess
Tilnærmingen er en del av en global kommunikasjonsstrategi i selskapet. Ansatte må informeres om eksistensen av denne praksisen og kjenne detaljene i den.
Tilnærmingen materialiserer seg ved vanlige, raske og strukturerte tilbakemeldingsintervjuer. For å være konstruktiv og meningsfull må et intervju gjøres innen 24 til 48 timer etter atferden. Utover det mister tilnærmingen all sin mening.
Gjør et vellykket tilbakemeldingsintervju
Som enhver utveksling, forberedes et slikt møte, så uformelt som det er. Det er viktig at hver av hovedpersonene er tilgjengelig og forberedt.
Noen muligheter for vellykket tilbakemelding:
- Etabler et klima av tillit i teamet / avdelingen / selskapet: ansatte må føle seg respektert, lyttet til og vurdert.
- Velg riktig tidspunkt å gi tilbakemelding: selv om disse møtene er ganske uformelle, er det viktig å planlegge møtet på et tidspunkt da de to hovedpersonene er fullt tilgjengelige.
- Velg riktig sted og skjema : Velg et sted som er stille nok til ikke å bli forstyrret og / eller distrahert hvert 2. minutt og gi en uformell, men strukturert karakter til møtet.
- Ta nok avstand før du gir tilbakemelding: Å reagere under påvirkning av en følelse - spesielt negativ - er sjelden relevant. I tillegg er det å foretrekke å bruke en relativt nøytral tone for å bli kvitt enhver parasittisk følelse og for å veilede den andre enn å dømme ham.
- Vær basert på fakta, handlinger eller observerbare og målbare elementer : vellykket tilbakemelding gis i mangel av dom på personen. Lederen gir tilbakemelding på handlingene til sin samarbeidspartner og ikke om hans personlighet, hans funksjon, hans karakter, etc.
- Viser empati : kommunisere ved å ta hensyn til den andres funksjon og behov, øve på aktiv lytting, omformulering for å unngå misforståelser.
- Vær sann og velvillig : autentisitet, oppriktighet og vennlighet er viktige elementer.
Tilbakemelding er en kraftig spak for kommunikasjon og ledelse. Oppdag SKS-Stop-Keep-Start, et enkelt og effektivt verktøy for å hjelpe deg i denne prosessen eller til og med Joharis vindu for bedre kunnskap om deg selv og om hans måte å kommunisere med andre.
