Tilrettelegge for et arbeidsmøte - hovedfasene | Prosjektledelse 2024

Innholdsfortegnelse
  • Hvorfor et verksted?
  • Forbered økten
  • Leder verkstedet

Forløpet av en økt

  1. Før start

    Kom tidlig for sørg for at alt er ok : rommet konfigurert som du ønsker, presentasjonsverktøyene på plass og funksjonelle.
    Avhengig av valgt presentasjonsform, noter ned møteagendaen og planlegg på et bla -diagram, slik at du kan se den jevnlig.
    Ved eksperiment, sjekk minst dagen før at videoprojektorene eller overheadprojektorene fungerer . Noen ekle overraskelser vil unngås på D-Day: det er litt rettferdig å finne en erstatningsløsning i løpet av få minutter. I tillegg vil du bli avledet fra din nåværende bekymring: å sette opp verkstedet.

  2. I løpet av økten

    1. Introduksjon

      Ditt mål: å gjøre deltakerne rolige ved ankomst . Hilsen dem personlig, smilende. Gi dem arbeidsverktøyene og tilfredsstillelsesskjemaet …

      Presentasjonene. Introduser deg selv raskt og forklar din forbindelse til temaet for workshopen.
      Ta den berømte tour de tabellen for å be alle om å gjøre det samme : "Hvem er du? Hvorfor er du her? Hva forventer du av verkstedet?". Fullfør om nødvendig slik at alles rolle er veldig tydelig for alle.
      For større grupper, fortsett i klynger slik at alle kan identifisere de andre medlemmene, deres roller og problemstillinger i gruppen. Spør for eksempel: hvem er på avdeling x? Hvem har allerede støtt på situasjonen der som vil bli behandlet? etc.

      Detaljer målene for dagen, agendaen og tidsplanen for temaer . La deltakerne validere timeplanen for å sikre overholdelse og at det ikke er noen store blokkeringspunkter. Oppmuntre folk til aktivt å delta i fremtidige diskusjoner.

    2. Animasjonsrekkefølge

      Vanligvis spiller du en tilretteleggerrolle. Ditt oppdrag er å styre diskusjonene, unngå nedetid ved å starte på nytt, oppfordre alle deltakerne til å presentere sitt synspunkt, komme til enighet … Kort sagt, en veldig fysisk rolle!

      Varme opp: start fra en vinkel som er lett å nærme seg …

      Styring av tid: Vær oppmerksom på å respektere timeplanen. Ikke nøl med å gi dem beskjed om at det er 30 minutter, 10 minutter osv. Igjen. Ved denne teknikken presser du lagene til å syntetisere eller tvert imot å gå videre.

      Generell atmosfære: animere gruppen ved å opprettholde en god atmosfære med noen innslag av humor til tider for å slappe av atmosfæren, la alle puste og starte på nytt. Vær dynamisk entusiastisk. Det er kommunikativt!

      Attester: ikke hold deg til forutsetninger, be deltakerne om konkrete attester, fakta. Be dem på samme måte forklare hvordan de ville bruke produktet eller løsningen i sitt daglige liv. Brukskonteksten er viktig. Gruppen skal ikke bare resonnere innenfor rommet, men skal projisere seg utenfor.

    3. Konklusjon

      For denne fasen er det mest passende uttrykket " balanse ", eller enda bedre" debriefing ". Målet er å dele workshopinnhold .

      For å bestemme på slutten av workshopen, se beslutningsstøtteverktøyene, inkludert den veide stemmen etter poengkapital

      Følg den fastsatte tidsplanen, gjennomgå problemene som er behandlet, ikke behandlet, hovedkonklusjonene og eventuelle beslutninger som er tatt. Planlegg om nødvendig en annen workshop.
      Involver deltakerne i debriefingen ved å validere konklusjonene med dem. Hvis det er dannet undergrupper, kan hver ha en talsperson for å levere sammendraget av arbeidet. Målet er ikke å gjøre om verkstedet. Hold deg saklig om det som er sagt.

      Samle evalueringsspørreskjemaet fra alle deltakerne.

  3. Etter:

    Send inn en sammendragsrapport for workshopen.

    Gå gjennom svarene på quizen og se gjennom styrker og svakheter. Målet: å forbedre deg selv neste gang!

  • Tidligere
  • 1
  • 2
  • 3
  • Følgende

Denne filen er referert i: Verktøy for å forbedre kvalitet - Hvordan bygge en balansert arbeidsgruppe? - Kommersielt møte - Hvordan håndtere endringen? - Organiser og gjennomfør et møte effektivt - Problemløsning: prosess og verktøy

wave wave wave wave wave