Administrer prioritetene dine effektivt - Hvordan gjør du det?

Vi har veldig ofte begrenset tid til å fullføre et veldig stort antall oppgaver. Imidlertid er det å være organisert i arbeidet ditt en garanti for å spare tid og effektivitet, for ikke å snakke om roen i det.

Mangfoldige oppgaver, mer eller mindre bevist, uforutsette nødsituasjoner … det er noen ganger vanskelig for lederen å få hodet av styret og ta den nødvendige distansen for en tilstrekkelig og effektiv styring av ting.

Det er derfor viktig for ham å vite hvordan han skal ta valg ved å fokusere på det som fortjener å bli behandlet. Med andre ord, "å gjøre de riktige tingene i riktig rekkefølge" eller til og med være i stand til å sortere ut de forskjellige prioriteringene.

Hvorfor prioritere?

Å vite hvordan han skal organisere arbeidet sitt og prioritere oppgavene som skal utføres, er faktisk en av nøklene til suksess for enhver leder - både for ham selv og for hele teamet, eller til og med hele selskapet. Å være i stand til å sortere gjennom de forskjellige nødsituasjonene, forpliktelsene og andre, gjør at lederen spesielt kan:

• Sløser mindre tid : Slutt å kaste bort tid med unødvendige oppgaver eller oppgaver som kan delegeres.
• Redusere stress : et organisert sinn er et mer rolig sinn.
• Slutt med utsettelsen : ta tak i deg og jobbe med dårlige vaner.
• Få effektivitet : unngå å utsette i timevis for å vite hvilken oppgave du skal prioritere, strukturere arbeidet ditt og hvordan det fungerer.
• Vær mer tilgjengelig for dine ansatte : prioriter for å frigjøre tid og fullt ut kunne lytte til dine ansatte.
• Bedre håndtere det uforutsette og forstå endring : planlegg arbeidet ditt for å beholde noe spillerom for uforutsette hendelser og dermed lede transformasjoner mer effektivt.
• Utvikle din emosjonelle intelligens : å løsrive seg fra sin begrensende tro så vel som fra alle de undergravende følelsene som undergraver arbeidet og forvrider vår oppfatning av ting og deres grad av betydning.

Metoder og verktøy for å håndtere prioriteringer

De store omrissene i et prioriteringsarbeid kan spores som følger:

1. Identifisere : presiser alle oppgavene som skal utføres, uten å legge noen grad av viktighet eller hastverk til dem for øyeblikket.
2. Analysere : klassifiser de forskjellige elementene som er oppført ovenfor: hva du må gjøre personlig, hva du kan delegere, samt tidsbegrensninger for handling, hastverk og grad av betydning for hver.
3. Å handle : Når prioritetene er listet opp, er det viktig å takle de mest presserende raskt, og deretter rulle ut prioritetsplanen som definert.
4. Å følge : Gjør jevnlig oversikt over fremdriften i prosjekter og utviklingen av nødssituasjonen og / eller prioriteringer for å justere handlingsplanen din.

ikke glem å delegere hva som kan være. Å ville gjøre alt er ikke fornuftig hvis du ikke har tid til å få alt gjort i tide.

Du finner noen metoder, teknikker og verktøy nedenfor og på våre vedlagte sider. Du står fritt til å adoptere det som passer best for din situasjon eller den du føler deg mest komfortabel med.

A-B-C-D-klassifiseringen

Dette er en enkel oversikt over oppgavene / prosjektene som skal utføres. Eksplodér listen din i henhold til følgende klassifisering:

• A - De viktigste oppgavene som skal utføres . For noen oppstår ikke spørsmålet fordi innsatsen er høy. De må håndteres umiddelbart. Legg merke til om de vil bli delegert eller ikke, og i så fall til hvem, når, osv.
• B - De som er viktige, men et hakk under de første . Innsatsen er mer moderat når det gjelder tid og / eller innvirkning.
• VS - Klasse her de som er interessante å gjøre , men som ikke har noen innvirkning. Det er mer.
• D - De å eliminere : de er de som ikke gir noen merverdi og ikke har noen reell betydning. Dette kan være tilfelle for noen administrative oppgaver.

Gå gjennom hver kategori, og innen hver, omklassifiser: A1 - A2 - A2 - B1 … fra den viktigste, prioriterte, til den minst presserende. Dette gir deg en prioritert liste.

Triks : Hvis du nøler med en oppgave, sammenlign den med andre, som allerede er klassifisert: "Hvilken av de to er den viktigste?". Du vet hvor du skal plassere den.

Eisenhowers viktighet / hastermatrise

Denne matrisen er også basert på 4 bokser som kombinerer 2 akser: betydning og hastverk . Det gjør at hvert element kan brytes ned i henhold til disse 2 kriteriene for å komme frem til en syntetisk lesing av prioriteringene. Selvfølgelig, oppgaver i "viktig / presserende" -boksen krever handling så snart som mulig .

Du kan også ta hensyn til andre kriterier, for eksempel tiden det tar å fullføre oppgaven eller ta hensyn til enkel behandling .

(re) Oppdag Eisenhower -matrisen for å identifisere oppgavene som skal delegeres og identifisere handlingene.

POMODORO -teknikken

Denne tilnærmingen er basert på det påviste faktum at det å være fokusert på en rekke oppgaver gjennom en arbeidsdag uten å ta pauser, er totalt kontraproduktivt.

Målet med tilnærmingen er å Hold deg 100% fokusert på en enkelt oppgave i 25 minutter (1 økt), ta deretter en pause før du starter et sekund. En større pause gjøres etter flere økter. En enkel metode, men formidabel effektivitet!

For å lese: Pomodoro -teknikken i detalj

NERAC -metoden

Her er en tilnærming som tillater få effektivitet i tidsstyring ved å lage et enkelt bord fylle. Navnet ble født fra akronymet det refererer til, hver bokstav representerer en kolonne i tabellen:

• "N" for Å notere : denne første kolonnen viser alle handlinger / oppgaver / prosjekter som skal utføres uten prioritet eller tidsbestemt rekkefølge.
• "E" for Å beregne : det er et spørsmål her om å estimere "forventet varighet" for hver av oppgavene som er oppført ovenfor.
• "R" for Å bestille : Målet er å beholde en viss handlingsmargin for det uforutsette - inkludert tiden som er tildelt ledelsen for sistnevnte, samt nødvendige justeringer, om nødvendig.
• "Har for Megle : graden av viktighet / hastende karakter for hver oppgave avgjøres ved å spesifisere de relaterte avgjørelsene så vel som fullføringstiden.
• "Det er for Kontroll : dette innebærer å utnevne en leder som er ansvarlig for å kontrollere riktig utførelse av oppgaven, oppnåelse av mål, overholdelse av frister og analysere eventuelle avvik mellom prognosen og den faktiske.

For å konkludere, er det viktig å si det Selv om det er en mengde verktøy og mangfoldige og varierte tilnærminger til prioritering, vil ingenting skje uten virkelig vilje og en viss disiplin fra din side.