Stille møter: stillhet og produktivitet i møter

Kommer rett fra USA og allerede testet av noen flotte ledere (spesielt av Jeff Bezos, administrerende direktør i Amazon eller til og med, stille møter - eller stille møter på fransk - er diskrete. De ville imidlertid være mer produktive enn tradisjonelle møter.

Faktisk utførte Steven G. Rogelberg, fremtredende amerikansk professor i ledelse - også konsulent for store grupper, en analyse av effektiviteten av møter og fenomenet gjenforening. Det oppdaget han workshops der det var totalt forbudt å snakke eller bare for en bestemt periode var mer produktive.

Han hadde da ideen om å erstatte støyende muntlige bainstormings der deltakerne noen ganger blir tvunget til å snakke høyt for å bli hørt, av "hjerneskrifter". Tanken er at alle skal skrive ned ideene og tankene sine på et papir anonymt i stedet for å snakke. Tilretteleggeren kan deretter enten distribuere papirene tilfeldig til gruppen eller vise dem slik at alle kan lese dem og eventuelt fullføre dem.

Hva er et "stille møte"?

Møtet kan holdes praktisk talt eller fysisk. Målet med en slik økt er å la alle deltakere Les detaljert innhold i møtet, tenk på det individuelt For det første, om nødvendig å uttrykke sine tanker og andre ideer, kommentarer, etc. skriftlig når og når anonymt før alt er satt sammen.

Å snakke kan være fullstendig utestengt eller bare for en tidsperiode definert på forhånd hvor hver deltaker enten kan reflektere skriftlig over problemet som er stilt, eller notere et dokument distribuert av tilretteleggeren og gi sin mening. Komplett, osv .

Ett alternativ er å etablere, i begynnelsen av hvert møte, et øyeblikk av stillhet der hver deltaker tar seg tid til (å) lese dagsorden på nytt, spørsmålet som skal diskuteres, så vel som målet med nevnte møte. Deretter, først etter, åpner du ordet og utvekslingene. Dette gjør at tilretteleggeren kan sørge for at alle er kjent med emnet som skal behandles, og at refleksjonen vil være fruktbar.

Fordeler og begrensninger

Hvis disse stille møtene fremdeles er relativt sjeldne, gjenstår det faktum at de gir et betydelig antall fordeler når du vet hvordan du skal gjennomføre dem.

Sterke poeng

• Det ville gi opphav til mer tenkningseffektivitet og generere mindre stress for deltakerne, med en atmosfære som bidrar til konsentrasjon.
• Den skriftlige siden av møtet induserer en bedre forberedelse av agendaen, de forskjellige temaene som skal diskuteres og målene .
• Anonymitetens anonymitet gir a mer demokratisk aspekt ved utvekslinger og gir alle muligheten til å uttrykke seg og / eller bli hørt uten frykt å virke latterlig eller dømt.
• De ideer er mer kreative, gjennomtenkte, av bedre kvalitet enn under muntlige debatter.
• De deltakerne har tid til å absorbere informasjonen levert til dem,
• De mindre unødvendige eller ufruktbare diskusjoner ,
• De fraværende har en presis og detaljert oversikt over møtet.

Ulemper

• Forberedelsen av et stille møte krever imidlertid mer tid. enn et klassisk møte.
• Disse stille øktene er ikke veldig egnet for lange workshops .

Hvordan organisere et stille møte?

Disse møtene kan være helt stille - alt er gjort skriftlig - eller bare delvis - de begynner med en stille lesning av saken som skal tas opp og deretter åpnes for muntlige debatter.

De kan ha forskjellige former:

• Møter hvor alle er fysisk tilstede i samme rom hvor hele eller deler av møtet foregår i stillhet.
• Eksterne møter som hver deltaker kommuniserer skriftlig med de andre via programvare som skype (denne typen møter kalles da "stille skype"). Informasjon overføres dermed skriftlig, og hver holder oversikt over det som er sagt.

Mer enn noen gang er rollen som tilrettelegger / tilrettelegger avgjørende i denne typen møter. Det er derfor viktig å forberede seg effektivt.

1. Forberedelse

   • Skriv en detaljert agenda som du sender til interesserte parter og som inneholder:
     • hver time, møteordninger (virtuelle, fysiske - spesifiser i så fall den nøyaktige plasseringen av møtet).
     • deltakere - identitet, posisjon, etc. Angi navnet på tilretteleggeren.
     • type møte : spesifiser løpet av dette stille møtet - vanligvis 30 minutter med tauslesning etterfulgt av en skriftlig eller muntlig debatt, hvis varighet du også må definere (variabel avhengig av temaet for møtet og problemene). Hvis flere viktige punkter skal vurderes, ikke nøl med å dele møtet i flere tausmøter etter hverandre.
     • elementer som vil bli diskutert.
     • mål møtet detaljer
   • Forbered - eller ha forberedt - dokumentene som vil bli lest i stillhet:
     • Skriv ett dokument for hvert element som dekkes, inkludert all viktig informasjon som trengs for diskusjonen.
     • vær tydelig og spesifikk, bruk setninger, ikke bare søkeord. Målet er å starte dialog.
     • inkludere så mye informasjon som mulig for å unngå å måtte lete etter informasjon andre steder.

2. Gjennomføring av det stille møtet

   • Husk raskt fremdriften i arbeidsøkten ved å spesifisere spesielt tiden som er tildelt de forskjellige fasene i møtet.
   • Starte med be om stille lesing av distribuerte dokumenter .
   • Gjør det klart at det anbefales at du leser dokumentene til slutt før du kommenterer eller stiller spørsmål.
   • Hver av deltakerne kommenterer dokumentene av hans kommentarer, meninger, etc.
   • I løpet av denne tiden med å lese og skrive kommentarer, kan tilretteleggeren - du eller en annen person utpekt på forhånd - allerede identifisere elementene som vil kreve en muntlig debatt - motstridende meninger eller kilder til misforståelser og / eller konflikter, etc.
   • Angi slutten på stilletiden .
   • Veiled diskusjonene basert på elementene du oppdaget i de skrevne kommentarene.

3. Avslutning av sesjonen

   Før du avbryter møtet, angir du hva som skal være handlingene som skal utføres, innen hvilken frist, av hvem og eventuelt sette et nytt stille møte.