Sammendrag
- Tilretteleggerens rolle
- Hovedfasene i intervensjonen
- Organisering og forberedelse av møtet
- Innledende fase
- Produksjonshjelp
- Konklusjon
- Tilretteleggerens kvaliteter
- Co-host et møte
Tilretteleggerens rolle
Din rolle som tilrettelegger kan oppsummeres i 2 aktiviteter:
hjelpe produksjonen for oppnåelse av de fastsatte målene: her er hovedforventningen som gruppen kan ha til sin tilrettelegger. Hjelp ham å jobbe effektivt i ønsket retning for å oppnå ønsket resultat.
strukturere og koordinere gruppen : For å være effektiv, er det viktig å regulere gruppen. La alle få si sin mening, temperere de dominerende karakterene, reframe for å holde seg på sporet, starte på nytt hvis debattene havner … kort sagt, en annen viktig akse ligger derfor i rollen som å støtte gruppens suksess.
Å lede et møte: hovedfasene i intervensjonen
Begrepet "tilrettelegging" dekker et sett med handlinger som du må utføre på forskjellige stadier av et møte.
Organisering og forberedelse av møtet
Det er ikke animasjon strengt tatt, men dette fase er svært viktig for effektiviteten av møtet framtid. Det er delt inn i 3 deler:
- - valg av deltakere: avhengig av emnet
- - innholdsforberedelse: samling av data gjennom en fil, forhåndsanalyse, etc.
- - materiell organisering: rom, verktøy, innkalling …
Lære mer om forbereder et møte
Innledende fase
Etter å ha ønsket deltakerne velkommen, er din rolle å presentere emnet, de tilhørende problemene for å starte diskusjonene.
Du kan også tilby en arbeidsmetode å ta opp det aktuelle spørsmålet og foreslå en organisering av debattene.
Deretter sender du til forsamlingen et hierarki med punkter som skal behandles, sammenstilling, sammendrag, rutetabeller, etc. Kort du er arkitekt for møtet.
Du sette oppførselsreglene : begrensninger når det gjelder å uttale seg og lytte til andres meninger, respektere tidsplaner, konfidensialitet som skal opprettholdes, etc.
Produksjonshjelp
Under møtet er du det kjernen i din rolle som tilrettelegger. Du må igjen:
- Stimulere gruppen: ved å bruke kommunikasjonsverktøy (omformulering, spørsmål osv.) gjenoppliver du når momentumet avtar, du oppfordrer folk til å utforske et område som virker relevant, du letter fremveksten av ideer osv.
- Administrer tale: ved å regulere utvekslinger, la alle få uttrykke seg (selv de mest innadvendte), ved å sikre at balansen mellom taletid mellom hver deltaker blir respektert …
- Støtt medlemmer i vanskeligheter som står overfor gruppen. Ikke la vekten av kollektivet knuse en deltaker.
- Kontroller vanskelige samarbeidspartnere: den snakkesalige, den aggressive, "jeg vet alt" og andre profiler krever fortsatt målrettet ledelse for ikke å kutte gruppens produksjon og la debattene sette seg fast i irrelevante hensyn.
- Å håndtere konflikter mellom deltakerne: ikke la et skadelig klima komme inn.
- Forhindre spredning og fokusere på nytt hvis det er aktuelt om hovedemnet, målet, fristene.
Konklusjon
Du må syntetisere i samsvar med gruppen. Du skriver også rapporten og sikre oppfølgingen av møtet: pilothandlinger, planlegging av et nytt møte, etc.
Tilretteleggerens kvaliteter
Å få en gruppe til å fungere effektivt krever virkelige kvaliteter som:
- følelse av kontakt og empati,
- ærlighet og åpenhet,
- evne til å håndtere humor og … alvor,
- ledelse for å bli hørt og troverdig i rollen som tilrettelegger,
- toleranse,
- ansvarsfølelse,
- positiv nysgjerrighet og evnen til å stille spørsmål ved ideer.
Ofte medfødte kvaliteter, men som også kan dyrkes. Å holde et møte krever sterke kommunikasjonsevner for å utvikle seg.
Se Philips 6x6 -metoden for effektiv møtefasiliteter
Hvordan forbedrer du deg?
Den akkumulerte erfaringen knyttet til opptatthet av et permanent avhør vil hjelpe deg bli bedre fra møte til møte.
Etter hver animasjon, sett deg ned og oppsummer hva som fungerte og vanskelighetene du møtte . For dette andre punktet, tenk på hva du kunne ha gjort for å være mer effektiv. Denne personlige debriefen er et viktig skritt for å forbedre deg selv.
Co-host et møte
Det klassiske mønsteret for å tilrettelegge for et møte er som følger: en tilrettelegger og en gruppe. I noen tilfeller kreves gruppeanimasjon.
Dette er tilfellet når det er nødvendig å gjennomføre diskusjoner under dekke av en teknisk ekspert. Også når en ny leder blir ledsaget av en senior. Sistnevnte er deretter til stede for å omformulere børsene og berolige føllet hans.
La oss ta en mer generell titt på fordelene og begrensningene ved gruppeanimasjon.
Bidragene til co-animasjon
Denne løsningen har mange dyder som:
- - mens en tilrettelegger noterer ideene fra rommet på bla -oversikten, er den andre tilgjengelig for å opprettholde gruppens dynamikk,
- - i tilfelle en anspent situasjon, gir den ene den andre støtte til å erstatte den innen ideer og argumentasjon,
- - de to foredragsholderne har et synspunkt, komplementær ekspertise for å fremme arbeidet
- - når det gjelder arbeid etter verksted, tar hver tilrettelegger ansvaret for en minigruppe for å få ham til å arbeide og returnere sammendraget til alle deltakerne.
Grensene for øvelsen
Medvirkning og god forståelse må være regelen. Hvis det oppstår konflikter mellom mennesker, hvis en av de to prøver å ta ledelsen på bekostning av den andre, eller hvis plass for uttrykk for hver ikke blir respektert (avbrutt tale osv.) … møtet vil være ineffektivt eller til og med kontraproduktivt , tilretteleggerne, diskreditert.
Forberedelse, nøkkelen til suksess
For å lykkes med denne duo -animasjonen er en forutsetning og en suksessfaktor forberedelse.
Oppstrøms koordinering er viktig, slik at alle vet nøyaktig sin rolle og grensene for sitt territorium under diskusjoner. I tillegg må målene deles og felles. Duoen vil da være klar til å gripe inn på en organisert, ryddig måte.
