Hva er et organisasjonskart?
Det er et informativt og organisatorisk verktøy som brukes i selskaper for å bestemme de hierarkiske, organisatoriske og funksjonelle koblingene som eksisterer mellom de forskjellige yrkene i strukturen din.
Det er et fotografi i "T" -momentet av stillingene i organisasjonen din og forholdene som kan eksistere mellom dem.
Det er også et verktøy for å fordele oppgaver i selskapet.
Utility og rolle: hva er det til?
Organisasjonskartet er fremfor alt et kommunikasjonsverktøy som er ment å lette forståelsen av relasjonene og koblingene som finnes i selskapet.
Den oppfyller følgende mål:
- Forståelse for organisatorisk funksjon av et selskap eller et team for en nykommer.
- En bedre kunnskap om samtalepartnerne, deres roller i selskapet, linker mellom virksomheter og underordnede forhold som kan eksistere i den. På denne måten kjenner alle sin rettmessige plass i teamet, det er ikke lenger noen tvetydighet om hierarkiske posisjoner. Denne kartleggingen fremmer derfor effektivitet i virksomheten.
- Det er også det et dysfunksjonsanalyseverktøy. Det er nyttig for ledelsen å korrigere eksisterende organisatoriske spørsmål når det er nødvendig.
- Han letter optimalisering av organisasjonen ved å omdefinere oppgavene som tildeles ansatte. Dette verktøyet bidrar derfor til reduksjonen kostnaden for lønnen din.
- Brukt eksternt (av klienter eller partnere), er det måten de kan identifisere driften av selskapet og skille samtalepartneren effektivt å henvende seg til basert på deres spesifikke behov.
For å være effektivt må dette dokumentet oppdateres kontinuerlig (i løpet av en indre mobilitet , av en Jobbskaping eller til ankomst av en ny ansatt i samfunnet). Det er et levende dokument som bare gir mening hvis det oppdateres regelmessig.
Forskrift: hva sier loven?
Det er ingen juridisk forpliktelse til å opprette en slik representasjon. Dette er et praktisk og sterkt anbefalt dokument, men på ingen måte obligatorisk.
Hvordan lage et organisasjonskart?
Utformingen av dette verktøyet går gjennom flere viktige stadier:
- Velg den ansatte som har ansvaret for utviklingen. Denne personen må ha grafiske ferdigheter og tilstrekkelig ansiennitet for å forstå selskapets spesifikke virkemåte.
- Lag en oversikt over alle stillingene som utgjør strukturen din.
- Bestem de funksjonelle koblingene som eksisterer mellom hvert yrke, så vel som deres underordnede forhold.
- Fortsett til den grafiske utformingen av denne kartografien.
De forskjellige typene av eksisterende organisasjonskart:
Det er tre hovedtyper som presenterer forskjellige lesninger av hvordan et samfunn fungerer.
Pyramidens organisasjonskart
Mest brukt i næringslivet. De vertikale linjene bestemmer forholdet mellom underordning (det høyeste hierarkiet er øverst i diagrammet). De horisontale linjene viser jobber på samme hierarkiske nivå, med et peer-to-peer-forhold.
Her er et eksempel:
Treet organisasjonskart
Avlesningen er fra venstre til høyre, med det høyeste nivået i bedriftshierarkiet vist til venstre.
Det brettede organisasjonskartet
En blanding mellom pyramiden og treet. Den leses derfor fra topp til bunn og fra venstre til høyre samtidig.
Valg av verktøy
Flere datamaskinverktøy står til din disposisjon for å lette utformingen av dette grafiske dokumentet.
Det mest brukte mediet er fortsatt Microsoft Office -pakken, som har fordelene:
- å være lett tilgjengelig (Word, Power Point og Excel, ledende programvare i profesjonelle verden),
- enkel å bruke siden den gir tilgang til eksisterende diagrammer (kalt "SmartArts") som du bare trenger å fylle ut med din interne informasjon (jobbtitler, navn på de tilsvarende ansatte, fotografier for å lette lesing og gjøre det mer livlige dokumentet ),
- Det er også et veldig effektivt verktøy som tilbyr varierte, klare og lett tolkbare diagrammer.
Ved å legge til et bilde av hver ansatt, er organisasjonskartet mer brukervennlig og lar deg sette ansikt på navn
Produksjonsråd
For å gjøre det lettere å lese og forstå, bør dette dokumentet være klart og lesbart ved første øyekast, så ikke overbelast det med informasjon.
Jo større struktur, desto mindre detaljert vil organisasjonskartet være for å begrense vanskeligheten med å lese og risikoen for tap av mening.
Også for et stort selskap er et globalt syn nyttig, men det kan være nødvendig å også designe en for hver av avdelingene som utgjør strukturen for å lette forståelse og lesbarhet.
Grensene for dette verktøyet
Når det gjelder fordeling av oppgaver i selskapet, er ikke denne hierarkiske representasjonen det mest presise verktøyet. Alle oppgaver og oppdrag knyttet til et yrke er presist definert i ansattes stillingsbeskrivelser . Verktøyet gir bare et globalt syn.
Til tross for dets nytteverdi, denne representasjonen av strukturen forblir bare et diagram , det er et stivt verktøy og veldig lite fleksibelt. Det fremhever ikke allsidigheten til et yrke og transversaliteten til oppdragene knyttet til hver stilling.
I et samfunn i evig bevegelse, det er ikke et fleksibelt nok verktøy til å representere kompleksiteten i organisasjonen fra et selskap.
Moderne virksomheter får stadig flere nettverk og outsourcer et stort antall oppgaver og jobber. Flytskjemaet fremhever ikke disse driftsmodusene.
Et slikt fotografi av din bedrift er til syvende og sist et nyttig, men ikke tilstrekkelig dokument for full forståelse av din interne organisasjon.
Når det er godt utført og klart, forblir det likevel et veldig effektivt verktøy for å bestemme den generelle funksjonen til en struktur, det gir en overordnet visjon som letter forståelse og tilegnelse for de ansatte som integrerer den og eksterne kontakter
