Hva er lasteplanen?
« Beklager, denne måneden blir det komplisert for meg » ; « Nei i løpet av denne perioden vil jeg ikke kunne garantere deg tilgjengeligheten av så og så, han er allerede på prosjekt X … ": Hvilken prosjektleder har aldri hørt disse setningene gjenta når han spurte en ansatt eller en leder om å jobbe med et prosjekt?
Som med konstitueringen av prosjektgruppen, blir vi raskt konfrontert med begrensningene i den permanente strukturen. En lastplan er et nyttig verktøy for å overvinne disse vanskelighetene.
Definisjon
Lastplanen er en støtte som beskriver allokering av ressurser i løpet av et prosjekt. Målet er åoptimalisere fordelingen av ressurser og ferdigheter i henhold til prosjektets behov og milepæler. Det tar vanligvis form av et regneark, men oftere og oftere er det integrert i prosjektstyringsprogramvare.
Arbeidsbelastningsplanen (noen ganger kalt et "kronogram") er noen ganger nødvendig i visse markeder for å la kandidaten demonstrere sin evne til å gripe inn gjennom tjenesten. Kjøperen kan deretter forene planleggingen som er ansvarlig for innholdet i tilbudet, for å vurdere realismen til sistnevnte og korrespondansen med forventningene til spesifikasjonene.
Hvorfor lage en lasteplan?
- Lag et første budsjettestimat
I prosjektets levetid ligger dens oppfatning mellom sluttplanen og utarbeidelsen av budsjettet. Konstruksjonen av lastplanen gjør det mulig å trekke ressurser for å mobilisere en første landing, ved å multiplisere lastprosentene med lønn og oppdragets varighet.
- Vis at prosjektet har midler til å oppfylle sine ambisjoner
Å kommunisere arbeidsbelastningsplanen til den permanente strukturen gir garantier for kontroll til hierarkiet til de involverte ansatte og sjansene for å lykkes med prosjektet.
- Administrer prosjektet i sanntid
For å være nyttig må en lasteplan administreres: strukturen må gjøre overbelastning eller overkapasitet åpenbar, og gjøre det mulig å forutse nye behov i henhold til prosjektets vendinger (bruk av eksterne ressurser om nødvendig).
Grensene for lastplanen
Lastplanen utgjør en nyttig støtte for styringen av prosjektet, men skal ikke for alle som blir et mål i seg selv. Hvis lasteplanen ikke blir respektert, er det fordi den var dårlig dimensjonert eller fordi en prosjektparameter har endret seg eller ikke tatt i betraktning.
Et prosjekt piloteres først med hensyn til målene (uttrykt via prosjektspesifikasjonene og overvåket ved hjelp av dashbordet), og ikke med hensyn til ressursene. Arbeidsbelastningsplanen må derfor sjekkes regelmessig for å sikre at den er i samsvar med andre aspekter.
Vær forsiktig så du ikke endrer arbeidsbelastningsplanen for ofte eller uten samråd med ansatte eller deres overordnede, noe som er en kilde til diskredit.
Videre er den operasjonelle dimensjonen av en arbeidsbelastningsplan avhengig av viktigheten av prosjektet internt. Hvis prosjektet lider av mangel på synlighet eller troverdighet i den permanente strukturen, er det svært sannsynlig at ressursene som vises i arbeidsbelastningsplanen bare er teoretiske og til slutt vil hindre oppnåelsen av målene.
Derav viktigheten av dialog med identifiserte ansatte og deres hierarki, for å fremme prosjektlederens visjon når det gjelder tildelte ressurser.
Stadiene av gjennomføringen av en arbeidsbelastningsplan
Forutsetninger
- Oppgavens art og varighet : de vil ha blitt identifisert i arbeidsflytdiagrammet og i timeplanen, utarbeidet oppstrøms.
- Ansattes tilgjengelighet : disse dataene kan samles inn på forskjellige måter: fra ledere, fra de berørte personene direkte eller via programvare dedikert til å håndtere arbeidsmengden til ansatte.
Sammenligningen av disse dataene vil avdekke visse avvik. Noen ansatte vil for eksempel bare være tilgjengelig 50% når det gjelder kritiske oppgaver. Det er her talentet til prosjektlederen skal komme til uttrykk, ved å tilordne visse oppgaver eller jevne dem over tid - alt, så langt det er mulig, etter avtale med de det gjelder. Spesielt vil det være nødvendig å sikre at oppnåelsen av den kritiske banen ikke blir satt i fare.
Strukturering
Lastplanen kan bestå av to faner: en "planlegging" -fanen, som vil inneholde denne typen bord (her veldig forenklet):
I den andre kategorien vil det være et spørsmål om kronologisk å se arbeidsmengden til hver ansatt og sammenligne den med tilgjengeligheten som ble angitt først:
Avhengig av behovene, tidspunktet for prosjektet eller interne krav, kan vi justere tidsrammen eller legge til kolonner for å avsløre en budsjettvisjon.
Under utførelsesfasen
Det kan være nyttig å vise en indikator på fullført oppgave på arbeidsmengden (prosent, fargekode). Denne overvåking må utføres strengt, for ikke unødvendig å "brenne" tilgjengeligheten til samarbeidspartnere - som er dyrebare - eller eksterne ressurser - som er dyre - ved bruk av konsulenter.
Arbeidsbelastningsplanen følger prosjektlederen til slutten. Han er avgjørende for å sikre overholdelse av pris-kvalitet-tidsfrister triptyken og garantere troverdigheten til prosjektet i realiseringsperspektivet.
