Prosjektsponsor: definisjon og rolle for denne aktøren

En rolle som ofte blir oversett og noen ganger overlatt til sponsoren, utøver sponsoren et viktig oppdrag med tilsyn og støtte til prosjektlederen på forskjellige områder (varierer avhengig av selskapene og organisasjonene som er vedtatt).

Definisjon av rollen som prosjekt sponsing

  • Innramming: avklaring av kundens behov, fastsettelse av prosjektmål, resultatindikatorer, godkjenning av leveranser osv. i samråd med andre interessenter.
  • Ressurser: ved direkte å mobilisere eller skaffe de økonomiske eller menneskelige ressursene (inkludert eksterne interessenter) som er nødvendige for riktig gjennomføring av prosjektet.
  • Beslutning: når voldgift er nødvendig.
  • Teknikker: ved å tilby inngående ekspertise til støtte for prosjektlederen basert på hans kunnskap og kunnskap.
  • Stafett med lederkomiteen: som støtte for å overbevise CODIR og oppnå viktige avtaler. Vær oppmerksom på at denne mellomrollen fungerer i begge retninger. Sponsoren informerer også prosjektlederen om kravene til den øvre linjen.
  • Mellom veileder og rådgiver, noen ganger coach : ved å gi gode råd (eller til og med direktiver) i løpet av prosjektet og ved vanskeligheter (håndtering av konflikter, forsinkelser, budsjettoverskridelser).
  • Animasjon av styringsgruppen: å sikre at prosjektet går i riktig retning i ønsket tempo.
  • Intern og ekstern kommunikasjon: med forskjellige roller for prosjektfremføring og forklaring i de forskjellige stadiene til ansatte og andre interessenter.

Merk: I noen tilfeller er sponsoren ved opprinnelsen til valget angående prosjektlederen.

Gjort godt, prosjekt sponsing er en enorm akselerator for å hjelpe prosjektgruppen med å nå målene.

Profil av en ideell prosjektsponsor

Han er en bevist leder, en person med et solid fundament i organisasjonen.

Noen ganger fra eksekutivkomiteen eller lederkomiteen, denne erfarne medarbeideren kjenner selskapets indre virkemåte , dens fungerende, formelle / uformelle kommunikasjonskanaler og beslutningsprosesser for intern lobbyvirksomhet. Han kjenner hendlene som må aktiveres for å oppnå tilfredshet innen den tildelte tiden. Det er en kvinne eller en påvirket mann som inntar en posisjon på et høyt hierarkisk nivå.

Med en sterke lytteferdigheter sponsoren vet hvordan han skal sette seg innenfor rekkevidde for prosjektlederen for å høre og forstå hva som blir rapportert til ham. Erfaren tilrettelegger , gir han faglig balansert støtte for å hjelpe prosjektgruppen i sin virksomhet.

Risiko og grenser for prosjekt sponsing

Effektiviteten av sponsorens handling ligger i en balanse mellom for mye intervensjonisme og utilstrekkelig engasjement. En vanskelig og likevel sentral øvelse for å lykkes med dette oppdraget.

  • Med en sponsor for påtrengende, gjennomføringen av prosjektet kan være ineffektiv, fordi enhver beslutningstaking må valideres av sponsoren. Dette tynger prosessene og skaper hos prosjektlederen en følelse av frustrasjon som er skadelig for jevn drift av arbeidet. I denne typen situasjoner blir prosjektlederen fratatt handlingsrommet, og i ekstreme tilfeller forblir han enkel utfører.
  • Med ikke-eksisterende støtte, sponsoren spiller ikke sin rolle når situasjonen krever det siden han er utnevnt. Prosjektlederen er alene og møter vanskeligheter med å få tilgang til de nødvendige ressursene, mister mye tid i kommunikasjon og forhandlinger med interessenter … Også her blir effektiviteten til prosjektledelse undergravd.

I tillegg må sponsoren vise en viss nøytralitet overfor lederutvalget. For mye avhengig av hierarkiet hans, vil han ikke være i stand til å ta den nødvendige avstanden for å vurdere den gode gjennomføringen av et prosjekt i all saklighet og forsvare de fornuftige avgjørelsene til prosjektlederen.

Balanse i handling, balanse i myndighetsforhold, sponsing krever dyktighet og finesse for å uttrykke sin fulle verdi.

Nøklene til en vellykket sponsor-prosjektleder tandem

En velsmurt duo er en ytelsesfaktor. Hva er hovedpunktene for optimal synergi?

  • et tillitsforhold mellom hverandre. Det hele starter med en franchise under alle omstendigheter for å etablere et sunt forhold. For dette er god kommunikasjon viktig: regelmessig tilbakemelding fra prosjektlederen for å informere sponsoren om prosjektets levetid, gjennomsiktig kommunikasjon av sistnevnte, etc.
  • en driftsmodus definert fra starten : regler og prosedyrer etablert oppstrøms for å forhindre misforståelser, misforståelser, spenninger, etc.
  • en urokkelig forpliktelse fra sponsoren i prosjektet: som vi har sett tidligere, er det avgjørende at denne støtten er forpliktet sammen med prosjektlederen for å utføre oppdraget som er betrodd. Den må sikre optimal tilgjengelighet og bruke all energien som kreves for kollektiv suksess.
wave wave wave wave wave