Angi prosjektmål: hvorfor? Hvordan? 'Eller' Hva? | Prosjektledelse 2024

Hva er et prosjektmål?

Disse målene bestemmer konkret hva et prosjekt skal oppnå, resultatene som vil bli produsert. De refererer ideelt sett til leveranser. De sporer veien mellom en nåværende situasjon og en fremtidig situasjon. De er grunnlaget for prosjektets struktur.

Målene gir en vesentlig kobling mellom det rå behovet og det operative uttrykket som gir mening til teamarbeidet. De vet nøyaktig hva de skal produsere, når og til hvilken pris.

Disse målene skal dermed implementeres for enhver type prosjekt.

Hvor mange mål per prosjekt?

Det er ingen harde og raske regler bortsett fra sunn fornuft og relevans. Avhengig av emnets kompleksitet, vil det utvilsomt være nødvendig med flere mål for å reagere effektivt på det aktuelle problemet. De kan være sekvensielle, det vil si at ett mål må nås før man kan gå over til det andre, eller eksistere parallelt med hverandre.

Et lite prosjekt vil sannsynligvis tilfredsstille ett mål.

Forskjell mellom mål og mål i prosjektledelse

De 2 terminologiene bør ikke forveksles. Hver er på et annet nivå.

Målet med et prosjekt

Det uttrykker et generisk formål. Den svarer på et spørsmål som: "hva skal dette prosjektet brukes til?".

For eksempel, for et prosjekt for å forbedre håndteringen av kundeklager, kan målet være: "Behandle forespørsler fra klager raskere for å forbedre tilfredsheten."

Målet er i tråd med forretningsstrategien. Det gjør det mulig å koble prosjektet til en "forretnings" orientering. Vi snakker om justering.

I noen tilfeller kan det samme målet dekke flere prosjekter. Hver av dem er fokusert på et bestemt område.

Målet

Målet uttrykker i mellomtiden et presist mål. Den oversetter på operativt nivå målet den er knyttet til. Det måler suksessen til prosjektet, dvs. til syvende og sist målets oppnåelse eller ikke.

I vårt eksempel kan målet "Behandle forespørsler fra kunder raskere for å forbedre tilfredsheten" deles inn i forskjellige mål:

  • Behandle 95% av kundens klager innen 24 timer 1. juni 2021-2022.
  • For kriteriet for behandlingstid for ordre, øk nivået på kundetilfredshet> 90% for neste undersøkelse i juni 2021-2022.

Vær oppmerksom på at i disse 2 eksemplene er betydningen av indikatorene forskjellig. Den første sikrer at en stor del av forespørslene blir administrert innen en fastsatt frist. Dette innebærer at valget av 24 timer er relevant.

I det andre fokuserer prosjektet på den generelle oppfatningen av inkludering og rask behandling av klager. Det første målet kan oppnås uten at det andre er. Spørsmålet oppstår da om relevansen av mål nr. 1.

Denne forklaringen viser at det bør utvises stor forsiktighet ved formulering av mål og tilhørende tiltak. Grundig refleksjon er viktig.

Når og hvordan definerer vi prosjektmål?

Målene defineres i innrammingsfasen.

For å være effektiv må et mål være SMART:

  • S for spesifikke,
  • M for målbar,
  • TIL for oppnåelig,
  • R for realistisk,
  • T for Midlertidig definert.

Finn ut mer om SMART -målet ved å konsultere metodefilen vår.

I tillegg må beskrivelsen av et mål være kort, tydelig og forståelig for alle. Et viktig poeng for å forhindre misforståelser, nøling eller permanent avhør.

Typer mål

De uttrykker generelt forestillinger om:

  • Opptreden : forbedring av en prosess, en tjeneste …
  • Kvalitet : reduksjon av feil, pålitelighet av produksjonen, etc.
  • Teknisk : legge til funksjoner i et produkt, mestre ny teknologi, etc.
  • Virksomhet (salg - markedsføring): få markedsandel, lansere et nytt produkt, erobre et nytt marked, etc.
  • Kostnader (eller finans): reduksjon av kostprisen …

Merk: forestillingen kan uttrykke seg i henhold til kvalitet - kostnad - tidstriptyken.

Hvem velger målene?

Definisjonen av mål utføres vanligvis i fellesskap mellom prosjektleder og sponsor. Målene er registrert i rammebeskjeden.

Hvordan bruke dem?

Når de er bygget, er målene integrert i prosjektpanelet. De er vanligvis supplert med KPI (key performance indicators) som gjør at arbeidet kan administreres.

Se vår fil om styring av et prosjekt.

Etter slutten av prosjektet brukes de til å validere oppnåelsen av de forventede resultatene.

Husk at oppfølgingen ikke stopper ved slutten av arbeidet til prosjektgruppen. Suksess ses ofte måneder etter implementering av løsningene som er utviklet.

wave wave wave wave wave