Ord flyr unna, skrifter forblir.
Dette kan være en veldig forenklet og like forenklet oppsummering av denne delen! Dette er enda mer sant i våre stadig mer virtualiserte verdener. Imidlertid må vi ikke forveksle mengde og kvalitet … Effektiv skriftlig kommunikasjon krever en fin, fristende og slagkraftig penn.
Overdrive det kan forvride budskapet som blir formidlet og noen ganger til og med ha motsatt effekt av det som forventes. Dermed reduseres ingen innsats når det gjelder kommunikasjon.
Rask navigering
- Viktigheten av skriftlig kommunikasjon i virksomheten
- Lederens forskjellige skriftlige kommunikasjonsstøtte
- Kurere
- Notat
- Rapportere
- Rapportere
- Presentasjon
Å kommunisere skriftlig på en operativ og effektiv måte krever et minimum av forberedelser, samt god kunnskap om noen gode fremgangsmåter. i saken: bruk av riktig kommunikasjonsmedium, synteseånd, tilpasset skriving, variert ordforråd, etc.
Hvorfor er skriftlig kommunikasjon viktig?
Som en del av sitt oppdrag vil lederen ha mange muligheter til å kommunisere skriftlig:
- informere : overføre forskjellig informasjon til dine ansatte, hierarkiet, eksterne partnere osv.
- å overbevise : be dine ansatte om å ta et slikt skritt, gjøre en slik innsats, overbevise en klient om fordelen med å velge tilbudet ditt og ikke konkurrentens, etc.
- å presentere : et nytt produkt / en tjeneste, et kampanjetilbud, etc.
- samle informasjon : med dine ansatte, leverandører, kunder, forskjellige tjenesteleverandører, etc.
- å forhandle : skrive et forretningsforslag, etablere et tilbud, forhandle en pris når ansikt til ansikt eller telefonsamtaler ikke er mulig, etc.
Hvis det å vite hvordan man kommuniserer skriftlig ikke er en nøkkelferdighet som kreves for en lederstilling, er det fortsatt det faktum skriftlig kommunikasjon er en fordel for et slikt innlegg. For å overføre informasjon effektivt er det faktisk viktig å vite hvordan man skriver velskrevne, klare, lesbare og forståelige meldinger fra de forskjellige samtalepartnerne.
En stor del av feilene, tvister, avslag, etc. kommer fra en feilaktig tolkning forårsaket av en utkastfeil. Det er derfor viktig å mestre skriftlig kommunikasjon ved å være spesielt oppmerksom på syntaksen, ordforrådet og grammatikken i hver skrift.
Lederens forskjellige skriftlige kommunikasjonsstøtte
For å kommunisere med troppene sine, hierarkiet og sine forskjellige partnere har lederen flere støtter, mer eller mindre formelle. Hver av disse mediene vil bli privilegert i henhold til formålet med kommunikasjonen, dens kontekst, dens mer eller mindre konfidensielle, juridiske karakter, etc.
Post
Enten det er skrevet på papir eller virtuelt, er post fortsatt det vanligste kommunikasjonsmidlet i næringslivet, noen ganger tar stedet for muntlig kommunikasjon.
E -post
E -post eller e -post er i dag det mest utbredte kommunikasjonsmidlet når det gjelder kommunikasjon. Enkel å bruke, den lar deg syntetisere en diskusjon, forberede et møte, informere, etc.
Noen regler bør være kjent for økt effektivitet:
- velg mottakere med omhu : e-posten er adressert direkte og personlig til mottakeren. med mulig kopi til samtalepartnere som også er bekymret for meldingen. Vær forsiktig så du ikke overbelaster listen over mottakere og personer som blir kopiert. Å motta informasjon som bare vagt angår oss, øker stresset og reduserer effektiviteten på jobben.
- beskrive formålet med e -posten i emnelinjen : mottakeren skal kunne vite med en gang hva e -posten din handler om.
- beholde et kort format for selve e -posten . Vi mottar mange e -poster - som vi ofte konsulterer på smarttelefonene våre - og leser faktisk diagonalt. Det er derfor viktig å komme rett til poenget og unngå lange e -poster.
Klassisk post
Til tross for massiv dematerialisering av dokumenter, beholder papirpost, mer formell enn den elektroniske motparten, en viktig plass i profesjonelle relasjoner på forskjellige nivåer: juridisk, sosial, økonomisk, kommersiell osv.
Noen regler du må følge når du sender en papirpost:
- tydelig identifisert avsender og mottaker : det er BA-BA i kommunikasjon. Et brev er skrevet av en person / enhet og er adressert til en annen tydelig identifisert. For eksempel er det lurt, når du ikke kjenner navnet på personen som har ansvaret for en bestemt tjeneste som du ønsker å kommunisere med, å spørre på forhånd for å kontakte ham personlig (ved å navngi nettopp denne personen med navnet hans og evt. fornavnet hans) e -posten. Sistnevnte vil være mer sannsynlig å nå ham.
- angitt sted og dato : 2 uskyldig informasjon som kan vise seg å være vesentlig, spesielt i tilfelle en tvist.
- gjenstand : den beskriver årsaken til posten kort og presist.
- referanser mulig: i forbindelse med brev knyttet til et prosjekt / en pågående affære, vil det være lettere å raskt finne frem.
- høflige formler : selv om tendensen er å glatte de vanlige hilsenene til ett og samme uttrykk uavhengig av mottakeren, og disse formlene noen ganger virker pompøse, er det fortsatt et faktum at de ikke bør utelates!
Notat
Den brukes til å kommunisere kort med dine samarbeidspartnere og andre medlemmer av avdelingen. Følgende informasjon må inkluderes:
- dokumentets art : her SERVICE NOTE (hvis du overfører informasjon til hierarkiske overordnede eller til personer på hierarkisk nivå identisk med ditt, vil du bare merke "NOTE" eller "MEMO")
- avsender : navn, fornavn, funksjon og / eller avdeling
- mottaker : name.s, fornavn.s, function.s og / eller department.s
- full dato : dag måned år
- gjenstand : årsak til vurderingen din
- innhold : detaljert, men kortfattet informasjon du ønsker å overføre
- signatur : for- og etternavn
Rapportere
Møterapporten brukes til å rapportere om det som ble sagt - og bestemt - i et møte. Det er en referansestøtte for resten av operasjonene. Han må være kortfattet, tydelig og saklig og transkribere følgende informasjon slik den ble overført under nevnte møte :
- mål av møtet: påminnelse om dagsorden,
- datert av møtet: full dato (dag, måned, år),
- liste over deltakere : liste over gaver og omtale av eventuelle unnskyldninger,
- tredjeparter i kopi : mennesker indirekte påvirket av temaene som diskuteres (hierarkiske overordnede, eksterne tjenesteleverandører, etc.),
- emner diskutert : oppsummering av diskusjoner uten å legge til personlige eller subjektive kommentarer,
- konklusjoner og vedtak tatt der det er hensiktsmessig
- handlinger som skal gjøres med omtale av de ansvarlige og utløpsdatoen for hver av disse handlingene,
- dato og sted for et eventuelt neste møte ,
- kommentarer og generelle vurderinger.
For å (lese) på nytt: vet hvordan du tar notater
Rapportere
Å skrive en rapport reagerer på samme krav som enhver annen operativ skriftlig kommunikasjon i virksomheten: konsisthet, klarhet, presisjon, attraktiv, luftig layout, etc. Hensikten med en rapport er å gi et presist og operativt svar på et problem som stilles, stoffet så mye som skjemaet er mer enn noen gang å behandle.
I tillegg er rapportene generelt konsistente når det gjelder innhold, og det er fornuftig åimplementere en oppsummering og artikulere skriften på en logisk måte. Dermed er kapitlene, titlene, undertekstene, etc. vil bli brukt fornuftig for å gjøre lesingen mer flytende. Det er også lurt å legge ved alle dokumenter som kan hjelpe til med å forstå rapporten eller begrense visse punkter i vedlegget.
I tillegg er formålet med en rapport generelt en anbefaling eller en mening av noe slag om et bestemt emne, forfatteren av rapporten går utover de fakta som begrunner hans konklusjoner .
Presentasjon
Den skriftlige presentasjonen kommer oftest til støtte for en muntlig presentasjon. Dette er derfor et dokument som blir igjen hos samtalepartnerne dine. Oppsett, bruk av farger, klarhet i tekstene, attraktivitet, presis informasjon … så mange elementer som krever spesiell oppmerksomhet.
Hvis det er et medium du kan stole på under en intervensjon i det offentlige og ikke er ment å bli delt, vil oppsettet være minimalistisk mens det er effektivt: hovedideer syntetisert i 2-3 ord skrevet med fet skrift, illustrert med noen få nøkkelord som serverer som notater, skrevet stort nok til å være lett å lese under din muntlige presentasjon. Du kan også bruke forskjellige farger for å gjøre det lettere å finne frem i presentasjonen - spesielt hvis du har hukommelsestap.
