Å ha en organisasjonssans er en viktig ressurs, både for deg selv og for teamet ditt! Det handler også om en av de myke ferdighetene høyt verdsatt av selskaper , fordi det blant annet induserer at du er i stand til å håndtere prioriteringer, stress, være visjonær om oppdraget ditt og at du har en viss følelse av engasjement.
Selv om det er fristende å bruke de mange velprøvde metodene for å håndtere arbeid, stress eller lignende, er det viktig å huske på at opplæring i disse tilnærmingene ofte er tidkrevende og koster mye. Ikke ubetydelig.
Så før du går til disse treningene, er det lurt å sette opp noen gode vaner i ditt daglige liv. Praksiser som for det meste stammer fra sunn fornuft.
Rask navigering
- En følelse av organisasjon, en myk ferdighet verdsatt av selskaper
- Hvordan bli mer effektiv og derfor mer rolig på kontoret?
- Å vite hvordan du kan få øye på parasittvaner og organisere arbeidsmiljøet ditt
- Forutse, forutse
- Klassifiser, prioriter, planlegg
- Få hjelp (delegere og bruk de riktige verktøyene)
Oppdage hvorfor det å ha en organisasjonsfølelse er en enorm ressurs i et selskap, og hva som er de forskjellige spakene - noen stammer fra enkel sunn fornuft, andre er mindre intuitive - å operere for å øke effektiviteten på jobben! Tips som også kan brukes i ditt personlige liv!
En organisasjonsfølelse, en ettertraktet ferdighet
Å være effektiv på jobben betyr ikke å jobbe hardt 8 eller 9 timer - noen ganger mer. Dette kan være tilfelle under eksepsjonelle hendelser eller prosjekter, men hvis ditt daglige liv er en del av dette vanvittige løpet for tiden, er det en trygg innsats at din faktiske ytelse er nær minimum.
Å ha en organisasjonsfølelse vil ikke bare tillate deg å jobbe mer rolig og effektivt - optimalisere dagene dine uten å utelate noen pauser for å lade batteriene og føle en viss tilfredshet, men også å bli verdsatt av både dine overordnede og dine ansatte. Og kolleger. .
Denne evnen er en av de "myke ferdighetene" som er svært ettertraktet av selskaper. Dette er helt forståelig av flere grunner. Å vite hvordan du organiserer leads, blant annet:
- å ha en opplyst visjon om sitt oppdrag (tydelig oppfattede målsettinger, følelse av konsekvensene av handlingene hans og hans team, dyktig styring av ferdigheter, optimal endringsledelse, etc.),
- ta effektive beslutninger under alle omstendigheter (spesielt i tider med spenning eller konflikt),
- vet administrere det uforutsette ,
- lytte andre (når du har nesen i styret, er det vanskelig å la plass til andre),
- å kunne gi rom for kreativitet og innovasjon ,
- vise engasjement mot selskapet hans,
- administrer tiden din - og dine ansattes - optimalt (organisering tillater blant annet å være tilgjengelig og oppmerksom på teamet ditt når behovet oppstår),
- håndtere stress og følelsene hans,
- vet hvordan du skal nekte ,
- etc.
Tips og triks for å forbedre effektiviteten på kontoret
I tillegg til de velkjente metodene for tidsstyring, stress og effektivitet på jobben (Pomodoro, GTD, Eisenhower Matrix, etc.), som selvfølgelig skal mestres, er det noen gode fremgangsmåter som er enkle og raske implementere. implementert for å forbedre organisasjonen.
Selvkunnskap og sunn livsstil
Effektivitet starter med utmerket kunnskap om hvordan det fungerer og et minimum av disiplin Å vite hvordan du kan se hva som kaster bort tiden din, lar deg unngå fallgruven ved å gå deg vill og dermed få mer effektivitet.
Mangel på effektivitet - personlig og / eller profesjonell - kan ha flere årsaker til at det er nødvendig å vite hvordan man identifiserer seg for å nøytralisere dem:
- distraksjoner forskjellige og varierte (en smarttelefon som konstant vibrerer, piper eller blinker, et konsentrasjonsfall på grunn av ikke-avslappende kvelder og / eller netter, massevis av filer som er på vent som fortsetter å øke, post-its, uleste e-poster som samler seg, etc.),
- tilbøyelighet til utsettelse ,
- bortkastet tid på å lete en mappe, penn, passord, etc.
- spredning i de forskjellige oppgavene som skal utføres …
Når disse elementene er oppdaget, er det på tide å handle! Demp telefonen eller slå den på lydløs, slik at du ikke blir forstyrret av de forskjellige varslene når du for eksempel må fokusere all oppmerksomheten din på en viktig fil. Organiser også arbeidsområdet ditt og sett på plass strategier for å optimalisere tiden du bruker på kontoret (se følgende punkter) og redusere uønskede forstyrrelser (dør lukket, signer "ikke forstyrr" om nødvendig, viderekobling i tide for å fullføre en hastesak, etc.).
Samtidig er det ikke lenger nødvendig å demonstrere det en sunn livsstil har en betydelig positiv innvirkning på kvaliteten på konsentrasjon, humør, tretthet, motstand mot stress , etc. Få nok søvn, drikk regelmessig (vann!), Delta i vanlig fysisk aktivitet, tilbring tid med dine nærmeste, reduser mengden kaffe og andre beryktede sentralstimulerende midler, spis godt og nok, etc.
Et miljø som bidrar til arbeid
Organisert og tilpasset arbeidsområde, tilstrekkelig og lett tilgjengelig kontorrekvisita, tilstrekkelig lys, gunstig arbeidsmiljø, etc. Det hele starter her. Du vil dermed sikre ta vare på arbeidsmiljøet ditt enten delt med andre, isolerte eller til og med i et samarbeidssenter eller hjemme …
Forutse, forutse
Når miljøet ditt er optimalisert og de riktige vanene er etablert, kommer du til kjernen i saken …
- Lær å administrere tiden din : Unngå møter, turer eller til og med energikrevende og tidkrevende avtaler med begrenset nytteverdi, arranger noen pausetider og mindre intense øyeblikk der du for eksempel lettere kan bli forstyrret eller til og med arrangere et øyeblikk for å gjøre status og / eller samle / gi tilbakemelding fra / til dine ansatte,
- Forutse : visualiser og noter oppgavene som skal utføres, samt tilhørende tidsfrister og prioriter, forbered arbeidsmøtene nøye,
- Plan : fastslå for hver oppgave tiden som skal tildeles; se advarselstegnene for mulige spenninger eller motvilje i forbindelse med en beryktet transformasjon for å kunne handle raskt og tilstrekkelig; gi rom for forsinkelser og andre mulige sandkorn.
Klassifiser, prioriter, planlegg
- Administrer innkommende og utgående informasjon : sett av en daglig periode til å administrere e -post, brev osv. og behandle informasjonen som er mottatt og / eller samlet inn, distribuer den om nødvendig, del timeplanen din, kort sagt … kommuniser med teamet ditt og andre samarbeidspartnere!
- Klassifiser: unngå å håndtere flere store filer samtidig eller partisjoner effektivt og fortsett i små trinn i stedet for å gå over det hele (for eksempel kutte et stort prosjekt i flere filer).
- Prioriter / prioriter: vane med å definere (spesielt med Pareto -metoden) hva som haster, hva som er mindre presserende, hva som ikke er avhengig av deg eller hva som kan vente eller delegeres til en tredjepart.
- Plan : avhengig av de forskjellige oppgavene som skal utføres, prioritetsgraden til hver, tidsbegrensningen og de forskjellige ressursene som kreves, kan du lage en tidsplan (Gantt eller Ishikawa -diagrammet kan for eksempel være til stor hjelp for deg på dette stadiet). ).
Delegere og bruk de riktige verktøyene
En av lederens viktigste ferdigheter er å vite hvordan han skal delegere og orkestrere talentene og ressursene han disponerer med målet om generell effektivitet og kollektiv suksess.
Når det gjelder verktøyene for å hjelpe profesjonell effektivitet, er de mange. Det er noe for enhver smak, til varierende kostnader og til en rekke formål.
Vi har nevnt noen få i denne artikkelen, som vi kan legge til annen programvare (elektroniske dagbøker, tidsplaner, etc.). Ikke nøl med å også se vår seksjon "Organisasjon av lederen" og våre forskjellige sider dedikert til de forskjellige verktøyene og prosedyrene knyttet til profesjonell effektivitet eller å fortelle oss om dine egne metoder!
