1 - Definisjon av interessenter i et prosjekt
Dette er alle mennesker og organisasjoner som har noe med prosjektet å gjøre. Enten er de direkte involvert i gjennomføringen av operasjoner, eller så påvirkes de av det første problemet, av valg eller implementering av løsninger. Noen interessenter kan påvirke på forskjellige nivåer.
Disse nøkkelspillerne er lokalisert både internt - på alle nivåer i selskapets hierarki - og eksternt (en leverandør som er opptatt av nye metoder for å levere en kunde, etc.).
For eksempel krever produksjonsoperatøren som er anerkjent som en ekspert i sin funksjon, spesiell oppmerksomhet for å ta hensyn til hans ekspertise, forutse endringsledelse, etc.
Per definisjon integrerer et prosjekt et stort antall aktører så forskjellige som hverandre, så vel som deres egne forventninger og behov. Det er opp til deg å skrive med disse profilene for å tilfredsstille dem og til slutt oppnå målene som er satt for deg .
Hvem er partene involvert?
Som vi nettopp har sett, er potensiallisten veldig stor. Her er de viktigste profilene:
Internt:
- Sponsoren (eller søker, eller til og med intern klient): det er det første som er bekymret for prosjektet
-
Prosjekt sponsor : prosjektets sponsor, prosjektlederen.
- Brukere, tjenester påvirkes : de som er direkte bekymret for leveransene (for eksempel salgsstyrken for en ny CRM -programvare). Både avdelingsledere og ansatte skal tas i betraktning. Disse sluttbrukerne har en sentral plass i prosjektet, fordi de direkte vil bruke tjenesten, den nye organisasjonen eller produktet som er resultatet av prosjektet.
- Retningen : representerer den ultimate beslutnings- og kontrollmakt
- Prosjektteamet : gjelder også prosjektlederen så vel som de andre medlemmene av teamet
- Supporttjenester involvert : regnskap, logistikk, menneskelige ressurser, IT, etc. som gir støtte i sammenheng med analyse og løsningsdesignarbeid.
- Aksjonærer : de venter på et resultat, en forestilling som forbedrer arven
- De andre ekspertene : å gi råd fra tid til annen (funksjonelle direktører, etc.)
- Fagforeninger og tillitsvalgte: disse interessentene er årvåkne for å forsvare de ansattes interesser.
Utvendig:
Omfanget av interessenter som skal tas i betraktning er ikke begrenset til innenfor selskapets grenser …
- Kunder: den første berørte eksternt, påvirket direkte hvis deres rolle er i bruk av produktet eller tjenesten levert av prosjektet - eller indirekte (for eksempel i tilfelle av et organisasjonsprosjekt som er ment å forbedre kvaliteten på en prosess) .
- Leverandører : materiale, service, arbeidskraft
- offentlige organer : i tilfelle prosjektet ditt må være en del av et presist juridisk rammeverk
- De forskjellige brukermiljøene, av fans osv. Presentert på sosiale nettverk.
- Private organisasjoner: Dette er de forskjellige foreningene, frivillige organisasjoner …
- Investorer og finansielle partnere: de har krav til lønnsomhet og sikring av ressurser.
2 - Hvorfor er du bekymret for interessentene i prosjektet ditt?
Å gi deg alle sjansene for å lykkes i arbeidet ditt Som prosjektleder må du identifisere alle interessentene så vel som deres forventninger, bekymringer og krav. Det er viktig å kunne involvere dem i prosjektet ditt. Og for å forutse ledelsen deres.
Når dette arbeidet er gjort, kan du analysere hvordan de kan påvirke prosjektet positivt eller negativt. Noen skuespillere har makt til å skru det opp når som helst.
Skill også de menneskene du kan stole på for å overbevise, for å formidle et budskap, for å skaffe ekstra ressurser … Støtte er ofte avgjørende for å lykkes med et prosjekt.
3 - Interessentanalyse
Hvordan identifisere interessentene?
Vi anbefaler deg å starte fra en første krets: de som er mest involvert / påvirket, for eksempel sponsorer, sluttbrukere, etc., for å liste dem opp og deretter spørre dem hvem andre som kan bli påvirket av prosjektet, og av hvilken grunn.
Fortsett deretter på samme måte med de nye kontaktene: samle forslag og råd.
Hvordan analysere deres koblinger til prosjektet?
For å forstå hvordan hver del kan påvirkes, kan du:
- Bytt direkte under et intervju
- Innhent mening fra kolleger eller en annen interessent
- Analyser prosjektdokumentasjon : forprosjekt, mulighetsstudie, mulighetsstudie, risikoanalyse … ved å tenke hver gang hvem som kan bli berørt eller ha spesifikke forventninger
Planlegg handlinger
Handlingen din er ikke begrenset til å identifisere kreftene som er tilstede. Du må utvikle en virkelig interessentstyringsplan i henhold til profilen deres.
For noen må det forventes handlinger. Dette er i hovedsak kommunikasjonshandlinger: detaljering av målene og metoden som er vedtatt, informere om fremdriften i operasjonene, advarsel om en sannsynlig risiko, om vanskeligheter som oppstår osv.
Når du er definert, bør du vurdere å innlemme dem i prosjektkommunikasjonsplanen din.
Lag et sammendragstabell
Ved å kryssjekke informasjonen, kan du bygge presise profiler og knytte handlinger, om nødvendig:
|
Innvendig eller ekstern | Navn | funksjon | Beskrivelse | Virkning eller forventninger | Handling som skal gjennomføres |
Å notere :
Hva er forskjellen mellom et krav og en forventning? Kravet er eksplisitt, det er det et prosjekt produserer. For eksempel: å kunne behandle dobbelt så mange kundeklager med samme team. Forventningen er underforstått. Disse inkluderer de direkte eller indirekte fordelene med en leveranse. Forespørselen kan for eksempel forvente å se stressnivået på teamet sitt ved å gi dem verktøyene til å håndtere kundeklager raskere og enklere. Det er ikke et krav, men en implisitt forventning.
PMBOK ® -guiden, anbefaler å vurdere virkningen og / eller støtten til hver part ved hjelp av en makt- / interessematrise. Denne representasjonen gir en syntetisk visjon av interessentene som skal tas i betraktning som en prioritet, så vel som typen assosiert handling:
