Å vite hvordan du lukker prosjektet ditt, hva skal du gjøre for det?
Ikke "gjenoppfinn pulveret" med hvert nytt prosjekt
Dette er målet med den berømte "REX" (erfaringstilbakemelding), "lærdom »Eller prosjektrapporter. Uavhengig av resultatene av prosjektet, må leksjonene (suksesser eller feil) som er trukket fra prosjektet identifiseres og fremheves for å komme inn i følgende.
Prosjektavslutning, en overgang mer enn en slutt
Nedleggelse representerer både slutten av prosjektet, hvis resultater vil ha blitt evaluert, men også en overlevering til neste prosjekt eller til permanente aktiviteter, i tilfelle prosjektfasen går foran en operasjonsfase. Alle elementene som produseres i avslutningsfasen vil da utgjøre verdifulle ressurser for fremtiden.
Verktøy
Avsluttende rapport
Det siste dokumentet som ble skrevet om prosjektet, oppsummerer utfordringene til prosjektet, dets resultater og prosessene som førte til disse resultatene. I tillegg til analyse av forholdstall (økonomi, virksomhet, HR) og den tekniske rapporten, må avsluttende rapport undersøke avvikene som er observert fra den opprinnelige prosjektplanen. Følgende spørsmål skal gjøre det mulig å utføre en metodisk vurdering:
- Prosjektledelsesmetode - har valget gjort bære frukt? (f.eks. Scrum i stedet for Prince2)
- Planlegger(GANTT -diagramtype) - hva er gjennomsnittlig avvik for fullført oppgave fra den første planen? Har den kritiske banen blitt endret? I så fall, hva var årsakene, eksogene eller ved feil planleggingsanalyse?
- Oppgavebehandling - var WBS egnet for prosjektledelse? Har den gjennomgått noen endringer under prosjektet (omorganisering, tillegg); ble det bevilget av prosjektgruppen? Var fremdriften i prosjektet tilstrekkelig utstyrt (dashbord)?
- Risikostyring - hadde risikoen identifisert ved prosjektets start blitt godt identifisert? Har noen blitt undervurdert eller undervurdert? Hvilke økonomiske konsekvenser (bestemmelser, glidning)?
Sjekkliste for prosjektavslutning
Dette er en liste over oppgaver og leveranser som skal produseres på slutten av prosjektet for å definitivt bekrefte slutten av prosjektet under gode forhold. Det kommer vanligvis i tre områder:
- Dokumentbehandling -sluttprosjektrapport, arkivering, forslag til endringer i prosjektstyringsreferansesystemet osv.;
- Kontraktstyring - siste fakturaer, siste betalinger, siste leveranser som skal sendes inn, oversikt over tjenester utført av rektor …
- Kundetilfredshet - liste over krav som er oppfylt og ikke oppfylt, formell tilbakemelding (skjema sendt på slutten av oppdraget, CRM) og uformell tilbakemelding fra klienten, utgivelse av stedet eller lokalene hvis det er aktuelt, etc.
Denne sjekklisten er viktig fordi den gjør at prosjektet kan "fysisk" lukkes, for eksempel arkivering av filer eller frigjøring av dedikerte lokaler, slik at ansatte kan erkjenne slutten av prosjektet og sørge over det.
Riktig nedleggelse av prosjektet sender også et signal til pågående aktiviteter, som til slutt kan ta prosjektinnholdet tilbake i driftsform eller i noen tilfeller gjenvinne menneskelige ressurser.
Avsluttende møte
Det utføres av prosjektlederen i "åpen" modus, det vil si at alle ansatte må kunne uttrykke seg om sine følelser og utføre sin egen vurdering av prosjektet (teknisk, ledelsesmessig, metodisk).
Dette er en mulighet til å anerkjenne alles bidrag til resultatene av prosjektet, uansett utfall. De forberedende dokumentene for møtet (oppsummering av avsluttende rapport, presentasjon av resultatene) samt agendaen er konstruert sammen med hele teamet. Til slutt gjenstår det bare å feire slutten av prosjektet, helst i en mer uformell setting.
God praksis
Når skal du lukke prosjektet?
Avsluttingsprosessen bør utføres kort tid før eller kort tid etter at prosjektet offisielt avsluttes, avhengig av om det er sanksjonert av en hendelse eller av leveransen av en leveranse. Det bør ikke gripe inn for tidlig, ellers vil noen resultater ennå ikke være synlige.
Det er heller ikke tilrådelig å lukke prosjektet for sent, med fare for at den forløpne tiden vil skape en forvrengning i oppfatningen av arbeidet som utføres eller at kunnskapen som er oppnådd av samarbeidspartnerne vil "fordampe" og til slutt bare produsere en rapport . utvannet gjerde.
Hvordan kommunisere effektivt om nedleggelse av et prosjekt?
Her vil det være nødvendig å ta et skritt tilbake fra prosjektet for å trekke ut det som kan være nyttig for en bestemt type publikum: internt (ansatte i fast virksomhet) eller eksternt (for eksempel offentlige infrastrukturprosjekter); på et tematisk (forretnings) eller funksjonelt (metodisk) nivå. Det er to hovedmåter for å kommunisere internt om et prosjekt i avslutningsfasen:
- Papir eller digitale medier : nyhetsbrev, brosjyre, brosjyre, sammendragsrapport … Tonen i kommunikasjonen i dette tilfellet må tilpasses i henhold til målgruppen.
- Møter for å presentere prosjektet for tredjeparter : samarbeidspartnere, eller til og med eksterne, kan bli invitert til å delta i en presentasjonsøkt av prosjektet, som vil fokusere på de viktigste punktene i prosjektet, for eksempel de tekniske eller metodiske innovasjonene som er på plass eller lærdommene som skal læres. Tittelen på møtet bør helst være målrettet: "Svar på en oppfordring til innovative prosjekter: lærdom fra den smidige metoden som brukes på offentlig sektor", snarere enn "Rapport fra prosjekt X".
