Overarbeid kan godt bli århundrets ondskap. Det "alltid mer, alltid bedre" har sine grenser. Akkurat som vi alle har våre egne begrensninger.
Hvordan takle de helvetes rytmer og forsinkelser som er mer eller mindre subtilt pålagt i selskaper? Hva skal du gjøre når du administrerer tiden din optimalt, prioriterer oppgaver og mestrer andre løsninger på overflod av filer ikke lenger er tilstrekkelig for å nå tidsfrister? Hvordan unngå fellen for utbrenthet ved å få utsatt en sak når det er mulig?
Hvorfor forhandle om en forlengelse?
Av frykt for å høres ut som en lat person, for å skuffe effektiviteten din eller tilliten som er lagt i deg, eller for ikke å vise deg til teamet ditt, skjer det med deg å samle mange og mange filer og finne deg selv helt overveldet av arbeidsmengden. Videre kan du allerede se det lille sandkornet som vil blokkere hele maskinen …
Å fortsette å utnytte energien og reservene på ubestemt tid vil ikke bare føre til katastrofe for teamet / avdelingen / virksomheten din, men også til din egen undergang.
For ikke å synke ut i utbrenthet, er det derfor avgjørende for deg å få ytterligere tid for din fil som krever deg mest tid, og som er vanskelig - om ikke umulig - å fullføre i tide. Dette, enten av deg eller av årsaker utenfor din kontroll.
Prosessen er selvfølgelig delikat, men likevel nødvendig. Et minimum av etterpåklokskap og forberedelser vil hjelpe deg med å ta steget, tørre å gå ut av komfortsonen din og forhandle med sjefen din om å utsette en frist.
Forhandle med sjefen om utsettelse av en fil
Du har sett på mulighetene, og du har kommet til at det er helt umulig å returnere alle filene dine i tide. Imidlertid har du gjort alt du kan for å nå og nå tidsfrister og mål. Du har ikke noe annet valg enn å gå til veilederen din og be om litt mer tid.
Du forhandler imidlertid ikke med sjefen din som du kunne med en gjennomsnittlig kollega. Det er derfor viktig å forberede deg godt på intervjuet hvis du vil at det skal være konstruktivt og spesielt for at responsen skal være positiv.
"Ikke belast skuldrene med en byrde som overgår din styrke" - latinsk ordtak
Evaluer arbeidsoverbelastningen og konsekvensene av den
Det første trinnet i forberedelsen vil derfor være å tydelig og presist vurdere dette "overløpet" av arbeidet. Du kan begynne med å se deg rundt og intervjue kollegene dine som gjør lignende arbeid for å avgjøre om de også føler seg overbelastet (i så fall kan du be om et gruppeintervju med sjefen din).
Legg deretter merke til følgende:
- antall filer som skal behandles , tid og ressurser (materiell, menneskelig, budsjettmessig, etc.) som er allokert til oppnåelsen av hver kontra den faktiske tiden som er brukt til å oppnå dem, ressursene som faktisk er brukt, etc.
- daglige gjøremål som skal utføres (iboende til oppdraget ditt og "uten kontrakt").
- funksjonsfeil : uforutsette eller parasittiske daglige elementer som forstyrrer organisasjonen din (eksterne beslutninger tatt for sent, oppgaver og roller for hver utilstrekkelig definert, foreldet eller inkompatibel programvare, etc.), enten det er i selskapet eller med dine partnere (leverandører, eksterne leverandører, osv.) .).
- stressorer (for mye press, støyende miljø, datamaskinfeil, tilbakeholdelse av informasjon fra noen, vanlig fravær blant noen av dine ansatte, dårlig generell atmosfære, etc.)
For hvert punkt, skriv ned de konkrete konsekvensene - direkte og / eller indirekte - på arbeidet ditt (forsinkelse i behandlingen av visse deler av et prosjekt, forstyrrelse av din konsentrasjonsevne, fysisk og mental tretthet, ekstra arbeid, demotivasjon, søvnforstyrrelser, etc.).
Identifiser årsakene til overløpet ditt
Ved å bruke notatene ovenfor, objektivt identifisere årsakene overbelastning av arbeidet ditt. 2 akser:
- motiver som ligger i din egen funksjon : mangel på organisasjon, dårlig forvaltning av din tid, overvurdering av noen av dine ferdigheter, skadelige tekniske valg, beregningsfeil, mangel på motivasjon, etc.
- årsaker utenfor din kontroll: organisatoriske dysfunksjoner i din bedrift, generelle spenninger, upassende eller skadelig ledelse, overdreven press, utilgjengelige mål, kutt i personalet, tilbakeholdelse av informasjon fra noen dårlig omsorgsfulle kolleger, forsettlig sabotasje, fraværende eksterne tjenesteleverandører, tilbakevendende IT -problemer, etc.
Forbered forsvaret ditt
Basert på denne analysen, forbered deg på intervjuet med veilederen din ved å ta vare på utvikle løsninger på sin motvilje og motargumenter med konkrete elementer . Denne forhandlingen med sjefen din krever utmerket forberedelse (som også tar tid), en god dose mot og ydmykhet, men også ekte objektivitet fra din side.
Selv om det på dette stadiet er lett å foretrekke å si at ting vil forbedre seg selv eller at alt til slutt vil gå tilbake til orden, ikke løp bort og ta ditt ansvar som leder . Du ville bare utsette fristen for en uunngåelig konfrontasjon. Det er for ditt velvære og for teamet ditt.
Ikke la deg bli overveldet!
Den beste løsningen for å unngå å måtte forhandle en ekstra tid for å fullføre en oppgave eller gjengi en fil, er fortsatt å handle oppstrøms , selv om noen ganger forhandlinger viser seg å være uunngåelige! Noen tips for å slutte å bli overveldet:
- administrer tiden din på en optimal og rimelig måte for å holde balansen,
- helbrede din selvtillit ,
- form deg selv , om nødvendig eller be om hjelp fra en trener for å perfeksjonere visse aspekter av oppdraget ditt,
- kommunisere effektivt - med dine ansatte, dine eksterne tjenesteleverandører, ditt hierarki,
- tør å si nei , eller til og med forhandle hvis avslag ikke er mulig,
- øke karismaen din , dette vil tillate deg å være mer overbevisende,
- lære å delegere effektivt .
