Prosesspilot - performance manager

Hva er en prosesspilot?

Også kalt prosessleder, dette er en ansatt som har ansvaret for å utvikle en eller flere prosesser. Han er ansvarlig for å designe prosessen, dens effektivitet, overvåke ytelsen og gjennomføre forbedringshandlinger.

Hans daglige liv:

• dokument,
• å kordinere,
• måle ytelse,
• presentere resultatene for beslutningstakere,
• administrere prosjekter innen sitt felt …

Posisjon i organisasjonskartet

Som en prosjektleder har denne lederen vanligvis ingen reell hierarkisk makt over avdelingene og samarbeidspartnerne som deltar i prosessen han er ansvarlig for. Han er en tverrgående leder med alle tilhørende vanskeligheter.

Ifølge selskaper, mellom "prosesseeier og" prosessleder ", varierer omfanget av ansvaret til prosesspiloten.

Det kan han være den virkelige sjefen for en prosess med strategiske privilegier. I dette tilfellet er dens hierarkiske posisjon i nærheten av ledelsen.

I andre organisasjoner er hans rolle begrenset til operativ ledelse . Han er deretter knyttet til en "prosesseeier", en forretningsledelse, et medlem av lederkomiteen eller direkte til den generelle ledelsen for en liten struktur.

I noen selskaper er denne rollen overført til en avdelingsleder. Dette er ofte tilfellet når oppgavene som utføres av ansatte representerer hoveddelen av prosessen. Denne løsningen er ikke optimal i den forstand at det er vanskelig for en linjeansvarlig å tenke "på tvers" og ikke service. Jobben er å gi ferdigheter. På den annen side kan denne typen profil meget godt utføre en "prosesseeier" -funksjon. Dens rolle er å skaffe midler for å oppnå det forventede ytelsesnivået. Den operasjonelle delen som ble betrodd til en tredje person, involverte 100% i at prosessen skulle fungere.

Det er også vanlig at kvalitetssjefen tar denne funksjonen. ISO 9001 -standarden gikk gjennom dette …

Dette yrket er relativt nylig. Forvaltning ved prosesser som innebærer en omfattende tvil om ledelsessystemet til selskaper, de siste prøver ofte så godt de kan å inkludere denne posisjonen i organisasjonen uten å revolusjonere deres virkemåte. Dette gir jobbdefinisjoner, stillingsinnhold og hierarkiske posisjoner like forskjellige som de er varierte.

Anerkjennelsen av den generelle ledelsen, kraften og midlene knyttet til funksjonen er sentrale elementer for å lykkes med denne stillingen.

Hva er oppdragene?

Hovedmålet er å sikre at målene som er satt (kundetilfredshet, kvalitet, kostnader, tidsfrister, etc.) oppnås med de tildelte ressursene. For å gjøre dette, griper det inn på forskjellige nivåer:

Prosessdesign

3 saker dukker opp:

• Integrering av en eksisterende prosess i organisasjonssystemet: ta hensyn til en ikke-optimalisert prosess. Dette trinnet legger grunnlaget for videre optimaliseringsarbeid.
• Omdesign en eksisterende prosess: gjennomgå en hel prosess for større effektivitet og effektivitet.
• Opprette en ny prosess: etablere en organisasjon for et nytt produkt eller en ny tjeneste.

I alle disse tilfellene er pilotens rolle å:

• Beskriv formålet med prosessen.
• Formaliser de forskjellige stadiene (fra eksisterende dokumentasjon, revisjoner, intervjuer, etc.).
• Identifiser aktørene og avdelingene i den aktuelle organisasjonen, grensesnittene til andre prosesser, input og output.
• Definer (eller foreslå) mål og ytelsesindikatorer (kpi).
• Identifiser risikoene.
• Skriv den tilhørende dokumentasjonen (grafisk fremstilling av prosessen, identitetsark, etc.).

Han kan også, avhengig av størrelsen på strukturen og organisasjonen, sikre eller delta i utviklingen av kartlegging av forretningsprosesser.

Prosessledelse

Den operative styringen av prosessen krever:

• Koordinere skuespillerne.
• Overvåk anvendelsen av definerte prosedyrer.
• Lag og distribuer rapporter, dashbord.
• Kommuniser alle nyttige elementer til de involverte teamene.
• Sørg for flytende operasjoner.
• Behandle dysfunksjoner.
• Løs konflikter.
• Tren eller veiled treningen av skuespillere.
• Behandle dokumentasjon - Han oppretter og vedlikeholder all dokumentasjon: prosessark, prosedyrer osv. Endringene som gjennomføres krever regelmessig oppdatering av de berørte dokumentene.

Ytelsesforbedring

For å nå de fastsatte målene, består handlingene av:

• Overvåk og analyser ytelse - Fra et instrumentbord, BPM -rapporteringsverktøy, analyse, feltstudier … bruker piloten et mylder av kpi for å overvåke ytelsen til prosessen og oppdage svakheter.
• Identifiser og implementer forbedringene og endringene som skal gjøres. Piloten har en sentral rolle i å identifisere forbedringsområder, for deretter å utvikle og / eller føre tilsyn med definisjonen og implementeringen av korrigerende tiltak. Det kan være kontinuerlig forbedring over tid (kaizen) eller en større overhaling av hele eller deler av prosessen.
• Gi en risikokartlegging (identifisering, prioritering av risiko - handlingsplan for risikokontroll).
• Organiser og led en prosessgjennomgang.
• Pilot- eller lederevisjoner.
• Driv endring ved å kommunisere og trene påvirkede lag.

Kompetanse til en prosesspilot

For å utføre disse mangfoldige oppdragene vellykket må prosesspiloten ha en rekke ferdigheter.

Blant de tekniske ferdighetene:

• Ha detaljert kunnskap om bransjene og hvordan en organisasjon fungerer.
• Definer en prosess og en organisasjon.
• Bestem mål og kpi (Key Performance Indicators).
• Lag en handlingsplan.
• Beherske prosjektledelse.
• Kjenn metoder og verktøy for å løse problemer.
• Vet hvordan du leder et møte.

Når det gjelder personlige ferdigheter:

• Vis stor mental smidighet.
• Evne til å kommunisere og overbevise utenom det vanlige.
• Ledelse: uten en hierarkisk autoritet, må en pilot være en reell leder for å mobilisere og få til å fungere sammen så forskjellige aktører (med noen ganger divergerende interesser).
• Analytiske ferdigheter: forstå utover tall.