Tidsstyring er en relativt vanskelig kunst når man jobber i en lederstilling. Faktisk kan forskjellige og varierte forstyrrelser regelmessig punktere dagen til en leder, sabotere organisasjonen eller til og med målene og karrieren hvis han ikke vet hvordan han skal håndtere dem effektivt.
Uventede telefonsamtaler, e -poster som haster mer enn de neste, varsler, for bråkete kolleger, ansatte som trenger nøkkelinformasjon eller bare informasjon osv. Når du tenker på det, er det mange elementer som hindrer konsentrasjonen og forstyrrer arbeidsdagen.
For å forbli effektiv er det derfor viktig å vite hvordan vi skal håndtere alle disse avbruddene, noe som i stor grad kan bremse oss og undergrave arbeidet vårt.
Hvorfor vite hvordan man håndterer feil?
Å kunne takle disse avbruddene som punkterer arbeidsdagene våre, er interessant på forskjellige nivåer. Dette tillater blant annet:
- Hold kontroll over tiden din : tiden kan ikke forlenges, det er viktig å kunne organisere og planlegge arbeidet ditt i henhold til frister, prioriteringer, etc. Avbrudd er små sandkorn som totalt kan sabotere denne vakre organisasjonen for de som ikke vet hvordan de skal håndtere dem.
- Utfør oppdragene : avbrudd genererer små utsettelser som, sett ende til ende, kan utgjøre en betydelig forsinkelse i ferdigstillelsen av arbeidet hans, eller til og med sabotere det. Å vite hvordan man håndterer disse intermittenene er en garanti for suksess i sine oppdrag.
- Oppnå fastsatte mål : konstante avbrudd påvirker kvaliteten og kvantiteten på arbeidet som tilbys negativt.
- Få effektivitet : multitasking har sine grenser når det gjelder effektivitet.
- Optimaliser konsentrasjonen : Det er vanskelig å opprettholde maksimal oppmerksomhet og konsentrasjon når du er konstant forstyrret. I tillegg krever å bryte refleksjonen din en ekstra innsats når det gjelder å dykke tilbake i arbeidet ditt og plukke opp refleksjonstråden. En betydelig sløsing med tid og energi som det er viktig å vite hvordan du skal stoppe.
Hvordan holde fokus på jobben til tross for avbrudd?
Hvis du innser at daglige, gjentatte avbrudd i løpet av dagen forstyrrer arbeidet ditt, er det på tide å iverksette tiltak!
-
Hold et register
Det første trinnet er ganske enkelt å notere alle avbruddene i arbeidsdagen nøye over noen dager. Hold en logg der du vil merke følgende:
- Dato og time av avbruddet.
- Enhver : identitet og funksjon.
- Årsak til avbrudd : Beskriv kort årsakene til forstyrrelsen.
- Tillatelse eller ikke : var avbruddet berettiget?
- Hastighetsgrad : var årsaken til denne forstyrrelsen virkelig presserende, eller kunne den vente?
-
Analysere
Når registeret ditt er fylt ut i noen dager - en uke er et godt tidspunkt for analyse, vil du kunne ta en nærmere titt på all denne informasjonen .
Avbruddene som du vil ha angitt som uberettigede, unødvendig forstyrrer effektiviteten din. Du må finne en effektiv måte å unngå dem på i fremtiden.
Når det gjelder legitime forstyrrelser, er det viktig å analysere om de kunne vært forventet, og i så fall på hvilken måte (se nedenfor).
-
Å handle
Uberettigede avbrudd må utryddes med en effektiv strategi for å oppnå resultater raskt: avvis høflig og effektivt improviserte forespørsler, definer perioder der du ikke kan bli forstyrret under noen omstendigheter, etc.
Fordi noen avbrudd er ikke bare berettiget, men også presserende . Det er deg viktig for å håndtere dem når de oppstår . For dette er det interessant å sette av tid i din daglige agenda for disse nødsituasjonene uten at det forstyrrer resten av oppgavene dine. Ved å konsultere registeret ditt, vil du ha en relativt god ide om tiden det tar å håndtere disse legitime og presserende avbruddene.
I tillegg lar registret deg også ha et klart syn på alle andre ikke-presserende, men legitime forstyrrelsesårsaker . Du må sette opp en metode slik at disse avbruddene ikke lenger forstyrrer arbeidet ditt, men fortsatt håndteres (vanlige diskusjonsmøter, sette opp jevnlige møter for ulike ikke-hastende saker, sette opp en daglig eller ukentlig tidsluke der du er fullt tilgjengelig og kan bli forstyrret, etc.).
Forslag og tips for å håndtere de forskjellige typene avbrudd
Ta vare på organisasjonen din
God organisering på jobb krever god disiplin og noen enkle tips:
- Klipp av de forskjellige varslene dine når du under ingen omstendigheter må forstyrres: e -post, ringetone for smarttelefoner, viderekobling osv.
- Planlegg jevnlige møter med dine vanlige kontakter . Dette vil tillate dem å liste opp elementene de ønsker å kommunisere til deg når de oppstår og dele dem med deg under disse møtene.
- Planlegg oppetid : reserver tidsluker der du er fullt tilgjengelig og åpen for diskusjon. Gi informasjonen videre til dine ansatte. De trenger å vite veldig tydelig når de kan plage deg og når de ikke kan. Dette vil unngå uberettigede avbrudd mens du markedsfører utvekslinger. Imidlertid ikke misbruk "ikke forstyrr", fordi det er din rolle som leder å lytte til dine ansatte. Som alltid handler alt om balanse!
Å lese : " Optimaliser organisasjonen din for mer effektivitet! "
Vet hvordan du sier nei
Å vite hvordan man skal nekte med overbevisning og uten aggressivitet er avgjørende for å unngå tidlige avbrudd. Ved å være fast, men konstruktiv, styrker du lederposisjonen din og fremmer autonomi og initiativ.
I tillegg styrker du din selvtillit og din selvsikkerhet. Dette vil tillate deg å være mer produktiv og effektiv i dine lederoppgaver.
Å lese : "Nekt diplomatisk, men effektivt."
Administrer forstyrrere
Høyt samarbeidspartnere, personligheter vanskelig å håndtere, opprørere … noen individer kan være vanskeligere å administrere enn andre. Imidlertid må du lære hvordan du gjør det. For ditt eget beste, men også for hele teamets. Hver karakter gir en bestemt måte å gjøre ting på. Det er din plikt som leder å tilpasse ledelsen din til samtalepartneren og situasjonen.
Ett triks for å fornuftig forkorte avbruddstiden er å advare samtalepartneren din fra begynnelsen av om at du bare har noen få minutter å bruke på ham / henne. Ikke inviter ham til å sette seg ned og be ham komme rett til poenget. Hvis problemet ikke kan løses med en gang, kan du planlegge en tid sammen for å diskutere det mer bredt og effektivt.
Møt det uventede
Et avbrudd kan kreve at du umiddelbart stopper det du gjorde og handler raskt.
Pust dypt og administrer følelsene dine effektivt for å begrense stress og handle så effektivt og objektivt som mulig. Vet hvordan du tar de riktige avgjørelsene ved å stole på verktøy som beslutningstreet eller beslutningsmatrisen.
