Slutten på diskusjonene markerer ikke slutten på arbeidet med emnet. Handlingsfasen tar over med sikte på utføre visse driftsoppgaver eller utdype ett eller flere bestemte punkter for å mate nye analyser.
Møterapporten fungerer deretter som en referanse for fremdriften og resultatene fra møtet. For ikke å glemme noe, er det tilrådelig å skrive denne rapporten umiddelbart etter avslutningen . Noen utarbeider det før avslutningsfasen og finpusser det etter hvert. Like måte, møterapporten må sendes til de berørte personene uten forsinkelse: maksimalt innen 2 eller 3 dager . Ideene er fortsatt friske i hodet på deltakerne.
Når det gjelder formen, tenk deg om hold det kortfattet (ikke transkriber hver utveksling …), klar , effektive . På samme måte må rapporten være det for å gjøre det lettere å lese godt strukturert . Bruk seksjoner, avsnitt med nummerering, kuler, etc.
Eksempel på møterapport
Her er hovedpunktene som finnes i disse rapportene.
Mål for møtet . Dette er svaret på spørsmålet: "hvorfor samlet du disse menneskene på dette stedet, den dagen?".
Dato for møtet
Liste over nåværende . Legg eventuelt til tjenesten hvis du er i en stor struktur.
Tredje person i kopi som ikke deltok, men var interessent i temaene som ble behandlet (eksempel: hierarkisk overordnet, etc.)
Emner diskutert , med hver gang:
sammendrag av diskusjoner, ikke nøl med å nevne dokumenter, spesifiser hvor du kan finne dem eller vedlegg dem som et vedlegg til rapporten. Gjør det samme for presentasjonene som brukes.
konklusjoner og beslutninger der det er tatt
handlinger: omtale av de som er ansvarlige for handlingene som vil styre implementeringen og sørge for rapportering under en fremtidig sammenslåing. Spesifiser når handlingen skal utføres. Vær oppmerksom på at rapporten bare skriver skriftlig det som ble bestemt under syntesefasen.
Dato og sted for et eventuelt neste møte
Generelle kommentarer og vurderinger : effektivitet i arbeidet som tilbys, atmosfære, spesielle problemer knyttet til organisasjonen, forbedringsområder osv.
Følg med på ikke legg til personlige kommentarer som ikke er delt under diskusjoner. Rapporten må forbli tro mot produksjonen av gruppen.
Til slutt er det lurt å la noen korrekturlese rapporten annen at redaktøren før sending for å sikre at alt er klart og at ingenting er glemt.
Etter møterapporten …
Begynner fasen av gjennomføring og overvåking av tiltak …
