Kvalitetsmanualen er et av de mest kjente dokumentene i systemet. På dagen for sertifiseringsrevisjonen stoler forfatteren på denne håndboken for å utføre sitt oppdrag.
Prosedyrene, ofte kritisert for deres tyngde, viser seg å være formidable verktøy for å formalisere en kodifisert operasjon. En av applikasjonene er opplæring av ansatte i nye oppgaver.
Dokumentarpyramiden
Dokumentasjonssystemet er strukturert som en pyramide. Når vi går gjennom bygningen fra topp til bunn, går vi fra feltet kvalitetspolitikk til operativ virkelighet på bakken.
Her er de forskjellige etasjene:
- Kvalitetsmanualen: allerede omtalt ovenfor, beskriver den selskapets politikk når det gjelder kvalitetsstyring og systemets struktur. Det tillater ekstern og intern kommunikasjon.
- Prosedyrene: de formaliserer et sett med regler og handlinger for å oppnå et definert resultat. De definerer nøyaktig hvem som gjør hva, hvordan, hvor og hvorfor. For ikke å forveksle med driftsmodusene (se nedenfor). ISO 9001 -standarden krever produksjon av visse prosedyrer. Dette er spesielt tilfellet for kontroll av dokumentasjon.
- Arbeidsinstruksjoner: her finner vi driftsprosedyrer og andre arbeidsdokumenter (instruksjoner, etc.) som i detalj kodifiserer operasjonene som skal utføres.
- Opptak: deres funksjon er å bevise resultatene av operasjoner og sikre deres sporbarhet.
