Riktig verktøy for riktig bruk … Som med tinkering er det viktig å være godt rustet til å håndtere problemene som oppstår.
Her er en rangering av prosjektstyringsverktøyene som skal brukes i henhold til behovene som skal dekkes. For hvert behov tilbyr vi et verktøy eller en mer komplett seksjon som omhandler et bestemt behov i en eske. Vær oppmerksom på at et verktøy kan brukes til flere formål.
Sammendrag
- Rammeverktøy: behovsanalyse, mål, budsjett, roller og ansvar, spesifikasjoner
- Designverktøy: forhåndsanalyse, prioritering, oppgave som skal utføres, kommunikasjon, risikostyring
- Verktøy for prosjektledelse: gruppearbeid, problemløsning, beslutningstaking, ledelse, implementering av løsninger
- Gjerdeverktøy : prosjektrapport
- Personlige ytelsesverktøy for prosjektlederen : personlig organisering og kommunikasjon
Verktøy for å lage et prosjekt
Hva er verktøyene for å definere et behov, prioritere, kalibrere et prosjekt?
Uttrykk behovene
Et viktig skritt for å ikke gå galt, uttrykk for behov fortjener spesiell oppmerksomhet.
Det hornede dyret - 3 enkle spørsmål for å kvalifisere behovet for prosjektet og sikre at alle interessenter har samme bølgelengde.
Sett målene for prosjektet
Når behovene er definert, bør spesifikke mål settes. Det ideelle er å bygge et system med mål for å gjøre dem mer operative.
Måltreet - et verktøy for å organisere og bryte ned de forskjellige målnivåene. Hjelp til å forstå formålene.
Sett opp et budsjett
Et vesentlig skritt i å definere virkemidlene for det aktuelle oppdraget.
Se det tema "Estimering av prosjektkostnader" .
Definer roller og ansvar
God organisasjon er avhengig av en klar og presis definisjon av hvem som gjør hva. Etablerte ansvar, klart definerte oppgaver og roller er en garanti for effektivitet. Alle kjenner sine oppgaver og ansvarsområder.
RACI -matrisen - definere hver enkeltes rolle i prosjektledelse
Skriv en spesifikasjon
Formålet med spesifikasjonene er å formalisere behovene, definere leveranser og dele dem mellom de forskjellige interessentene. Den følger prosjektets fremgang som referanse.
Skriverguide + eksempel på spesifikasjoner
Verktøy for å designe et prosjekt
Når behovene og målene er klare og validert, er det på tide å gå videre til den forberedende fasen av prosjektet.
Gjennomfør en forhåndsanalyse
Før vi organiserer gruppens arbeid, er det nødvendig med en global undersøkelse for å identifisere punktene som skal tas opp for å nå de fastsatte målene.
Gap analyse - identifisere handlinger og oppgaver som skal utføres for å gå fra en nåværende situasjon til en fremtidig situasjon.
Prioriter aktivitetene som skal utføres
God prosjektledelse er basert på å prioritere punktene som skal tas opp og oppgavene som skal utføres. Fordelen er et raskt fokus på kritiske områder i stedet for å gå seg vill i å håndtere temaer som har liten innvirkning på prosjektmålene.
- MoSCow Matrix - klassifisere kravene til et prosjekt i henhold til graden av kritikk.
- 20-80 (eller Pareto) metoden - markere de punktene som har størst innvirkning.
Planlegg oppgavene som skal utføres
For å organisere et prosjekt og overholde tidsfrister, er det fordelaktig å dele det ned i operasjonelle stadier og plassere dem på en tidsskala. Koordinering tilrettelegges. Hver foredragsholder har et klart syn på kommende aktiviteter som gjelder ham så vel som andres. Prosjektlederen opprettholder en global visjon for alle operasjoner.
- WBS - Arbeidsnedbrytningsstruktur - dele prosjektet inn i håndterbare enheter (faser, delprosjekter, arbeidspakker, etc.).
- PERT å planlegge oppgaver.
- The Gantt - koordinere trinnene og visualisere dem på en tidsplan, posisjonere milepæler.
- Retroplanlegging - planlegge trinnene fra en fast frist.
Organisering av kommunikasjon
God kommunikasjon må organiseres. Hvem skal informere? I hvilket øyeblikk? For hvilken informasjon? Det er viktig å vite målene til hver interessent på forhånd.
Kommunikasjonsplanen - et viktig verktøy for å kontrollere kommunikasjonen gjennom fasene i prosjektets livssyklus
Administrer risiko
For å unngå at uforutsette hendelser skader prosjektets suksess, anbefales det å ta initiativ og sette opp en organisasjon for å forhindre og håndtere risiko, om nødvendig.
Verktøyene :
Prosjektrisikostyring - forhindre og forutse håndteringen av hendelser som tynger suksessen til det utførte arbeidet.
Verktøy for å drive et prosjekt
For å gå videre i analysen og løsningen av spørsmålene, må ulike verktøy mestres av prosjektlederne.
Produsere kollektivt arbeid
Prosjektteam, nøkkelbruker, operasjonelle ledere … styrken til kollektivet er å produsere arbeid med høy merverdi.
Få tilgang til møteleggerfilen - å oppdage verktøyene som hjelper til med å jobbe kollektivt om emner, å informere eller bestemme.
Løse problemer
Problemløsning er en sentral aktivitet i prosjektledelse.
Få tilgang til mappen verktøy og metoder for problemløsning - mange verktøy for å analysere et problem, liste opp løsninger og velge det som skal brukes.
Stimulere kreativitet
Et annet viktig poeng: å komme utenfor allfarvei og forme en kreativ respons på et problem, spesielt å finne på innovative løsninger med merverdi:
- Brainstorming - den klassiske "brainstorming"
- De seks hattene - en komplett og effektiv metode
- Omvendt idémyldring - en utfyllende tilnærming til idémyldring
Bestemme seg for
Hvordan velge mellom forskjellige alternativer? Noen verktøy forenkler beslutningstaking. Deres bruk anbefales.
Få tilgang til temaet "Beslutningsstøtte" - for å ta valg under prosjektet, ta stilling til en endelig løsning (Beslutningstreet, beslutningsmatrise …).
Pilot prosjektet
Det er viktig å ha kontroll over prosjektet. Styring er en sentral aktivitet for å holde fokus på mål og tidsfrister, selv om det betyr å gjennomgå veien som er tatt for å oppnå ønsket resultat.
- Prosjekt dashbord - for prosjektovervåkning og rapportering til interessenter (se også mer generelt hva et dashbord er).
- Prosjektgjennomgang : å gjøre status over fremdriften i etappene.
Implementere løsningene
Når løsningene er valgt, er neste trinn å organisere distribusjonen.
- Handlingsplan - å organisere og planlegge implementeringen av de valgte løsningene og enhetene.
- Futures hjul - endringsledelse, en viktig handling for prosjektets suksess.
Verktøy for å avslutte et prosjekt
Opprett en sluttprosjektrapport
Ethvert prosjekt er en mulighet til å utvikle seg i praksis og organisasjon. Lukkingen av filen fører logisk til at det opprettes et sammendrag.
Prosjektrapport - å registrere resultatene: hva som fungerte, hva som mislyktes, forbedringsområder for fremtidige prosjekter.
Personlige ytelsesverktøy for prosjektlederen
Fra et personlig synspunkt har prosjektlederen en rekke verktøy til rådighet for å hjelpe ham i sin personlige effektivitet og kommunikasjon.
Bli organisert
Verktøy og metoder lar deg bli mer effektiv, mer effektiv i arbeidet ditt. Et veldig viktig poeng for en prosjektleder, i kontakt med mange samtalepartnere og må overvåke / administrere oppgaver så mangfoldige som de er mange.
- Tankekart : Bruk av tankekart gjør det lettere å organisere ideer.
- GTD -metoden : en global tilnærming for å håndtere oppgavene dine effektivt.
- Pomodoro -metoden : en annen metode for personlig produktivitet.
God praksis for effektiv kommunikasjon
Kommunikasjon er avgjørende for å dele dine ideer og forstå andres. Godt mestret, det er et formidabelt våpen for å få det beste ut av alle og å overbevise. Temaene å konsultere:
- - Vellykkede presentasjoner : avgjørende for å få frem ideene dine effektivt.
- - Bruk aktiv lytting og vet hvordan du skal stille de riktige spørsmålene grunnlaget for å faktisk høre hva samtalepartneren ønsker å uttrykke.
Les også: hvordan velge prosjektstyringsprogramvare?
