Organiser og hold et møte eksternt: møtet i en alder av ny teknologi.
31. august 2021-2022 sa arbeidsminister Muriel Pénicaud på en pressekonferanse (1): 17% av de ansatte fjernarbeider allerede effektivt, 2 av tre ansatte ønsker det. For ikke å snakke om uavhengige og liberale som ikke har et kontorvalg valgt av bekymring for økonomi eller komfort - og heller ikke, a fortiori , møterom.
Moralen utvikler seg og med dem måten for arbeidende mennesker å vurdere sin profesjonelle aktivitet. Når ledere forlater Paris, i en tid der statusen til autoentreprenør får stemmer, når flere og flere unge foreldre går til 80% og i en tid da befolkningen er på reise, er kontorbygningen tom og Macron -forordningene (2) bestemmelser til fordel for fjernarbeid. For sin del mobiliserer teknologiske aktører for å tilby samarbeidende online -verktøy som lar frilansere og bedriftsledere organisere og gjennomføre eksterne møter med sine kunder og ansatte.
Merk: Utover å gjøre virtuelle konferanser mulig mellom deltakere som ikke er på samme sted eller som ikke har et eget rom, har nettmøteverktøyet fordelen av å spare tid.
Virtuelt møte, instruksjoner
Et produktivt fjernmøte er et godt forberedt, godt gjennomført og godt oppsummert virtuelt møte. Møtets virtuelle natur bringer med seg spesifikke vanskeligheter som er viktige å forutse.
-
Oppstrøms forberedelse
1 tid ekstern møtefase, planleggingen : angi dato og klokkeslett, inviter deltakere og registrer svarene deres.
Den spesifikke vanskeligheten: når kundene eller samarbeidspartnerne som er invitert til å delta på fjernkonferansen ikke alle ligger i samme tidssone, pass på tidsforskjellen før du setter tidspunktet for møtet!
Fordelen med nettmøte: "online" konferansen kan nå følges uavhengig av personens beliggenhet. Under disse forholdene er det mer sannsynlig at deltakere i et ekstern møte blir enige om en dag og en time lettere.
Rigorøs forberedelse av bunnen: som ethvert møte, er forberedelse nøkkelen. Spesielt siden øktene på avstand er vanskeligere å lede.
For å lese: hvordan du forbereder deg til et møte
-
Avholdelse av møtet
Conf -samtale eller videokonferanse, velg en audio-samtale eller autoriser inntrenging av et webkamera ? Dette er den største vanskeligheten som er spesifikk for ledelsen av det "online" møtet.
- MOT muligheten for å se deltakerne: fjernarbeidere som jobber hjemmefra, trenger ikke nødvendigvis å avsløre sin personlige sfære, noen kan til og med bli skremt. Kameraet kan være en barriere for deres deltakelse.
- FOR muligheten til å se deltakerne: Når chat- eller konferansesamtaler gjester ikke ser hverandre, har de en tendens til å avbryte og kutte hverandre oftere. Når deltakerne ikke kjenner hverandre, gjør mangelen på video det også vanskelig å vite hvilket parti som snakker. Fraværet av et webkamera kan dermed være en kilde til uorganisering av det eksterne møtet.
Trikset: tilby en visuell virtuell konferanse, med mulighet for deltakeren som ikke ønsker å erstatte bildet sitt med en avatar.
En annen vanskelighet med å holde en online konferanse: animere deltakelse og fange nok oppmerksomhet til å forhindre at kunder og ansatte blir distrahert av miljøet de befinner seg i - hjemme, på et feriested, på gaten …
I denne sammenhengen må egenskapene tilrettelegger og arrangør av fjernmøtelederen i stor grad mobiliseres. Dette innebærer for eksempel å tilby alle en personlig velkomst- og presentasjonstid, gi lik taletid, overføre visuelle hjelpemidler i sanntid og fremme forståelse og oppmerksomhet, stille så mye som mulig. Spørsmål for å oppmuntre alle til å si ifra - og fokusere -
-
Briefing og oppfølging
Ettermøtet gir møtet mening: det er et spørsmål om å beholde og kommunisere skriftlig sammendraget av konferansen, for å kunne handle på dette grunnlaget for å gjøre det eksterne møtet nyttig.
Trikset: å bruke en samarbeidsplattform eller annen applikasjon med en delingsfunksjon kan være nyttig for dette formålet. Å dele synspunkter og dokumenter er en mulighet for alle som er tilstede på nettkonferansen til å føle seg bekymret av å komme frem.
Hvordan velge et samarbeidende fjernmøteverktøy?
Det er mange innovative verktøy som fremmer et organisert og effektivt fjernmøte. Her er hovedkriteriene for å veilede valget ditt:
- Et verktøy tilpasset spesifisiteten til dine nettmøter. Antall deltakere, alternativer for tekst, lyd og / eller videomeldinger, mulighet til å dele og kommentere dokumenter samtidig, online undersøkelsessystem og ekstern stemmefunksjon, virtuell tavlefunksjonalitet, samarbeidsrom, dashbord og statistikk … hvert fjernmøteverktøy tilbyr forskjellige funksjoner og alternativer. Det er viktig å henvise til dem for å velge en passende løsning.
- Et attraktivt grensesnitt og en intuitiv driftsmodus. For å lette fjerntreff, spesielt med gjester som ikke nødvendigvis er kjent med digital teknologi, er det verdt å sjekke brukervennligheten til SaaS -programvare.
- En gratis prøveversjon og en konkurransedyktig pris. For å bekrefte at plattformen er egnet for din tiltenkte bruk, kan det være lurt å teste den gratis på forhånd. Sammenlign deretter prisene på konkurrentene for å velge den beste verdien for pengene, og les oppsigelsesvilkårene!
- Er du bekymret for kryptering og datasikkerhet? De aller fleste fjernmøteverktøyene tilbyr sikkerhetssystemer som sikrer konfidensialitet av data og ingen informasjon "lekker". For sterkere kryptering må du holde deg til dette kriteriet for å velge ditt virtuelle kommunikasjonsverktøy.
Lederne for fjernmøteverktøyet:
Omdømmet til en online konferanseløsning er også et godt kriterium når du velger den mest passende løsningen. Her er noen redaktører som allerede er testet og godkjent i stor utstrekning:
- WebEx av Cisco (3): videofunksjon med skjermdeling og samtidige merknader, starter videokonferansesystemet med € 15 per måned for maksimalt 8 personer per ekstern møte. Fordelene: deling av rollen som tilrettelegger, opptak av konferanser og tavle.
- GoToMeeting (4): på datamaskin, nettbrett eller telefon har videokonferanseprogramvaren et dashbord med et intuitivt og funksjonelt grensesnitt, for feilfri organisering. +: 14-dagers gratis prøveperiode for å teste selv.
- Google Hangouts (5): Mindre "proff" enn de to foregående løsningene, kjennetegnes Googles fjernmøteverktøy ved å være svært brukervennlig og morsomt.
- Skype for Business (6): Gratis online møter for opptil 10 deltakere, med skjermdeling og direktemeldinger, blir dette personlige verktøyet din profesjonelle løsning for et eksternt møte!
- Tamashare (7): dette "virtuelle møterommet" understreker kryptering og sikkerhetskopiering av data, og sikrer at du kan jobbe og samarbeide sikkert.
(1) http://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/dossier_de_presse_-_conference_de_presse_31082017.pdf
(2) https://www.legifrance.gouv.fr/eli/ordonnance/2017/9/22/MTRT1724787R/jo
(3) https://www.webex.fr/
(4) https://www.gotomeeting.com/fr-fr
(5) https://hangouts.google.com/
(6) https://www.skype.com/fr/business/
(7) https://www.tamashare.com/
