Det er en lønnsom investering med tanke på utfordringene:
- Budsjettbesparelser: kontroll av disse kostnadene letter identifisering av glidninger og fremhever betydelige kilder til besparelser.
- Enkel betjening: å redusere administrativt arbeid og derved forbedre produktiviteten til ansatte: de som har utgiftsrapporter som skal refunderes og ledelseskontrollører. De ansatte må faktisk minst påvirkes i utførelsen av oppgavene i kjernevirksomheten.
- Ansattes tilfredshet: klare regler, identifiserte beløp osv. unngå enhver diskusjon og derfor en misnøye med folket. Enhver upresisjon kan generere klager og sterile diskusjoner uten merverdi for selskapet. Rigor må derfor handle forebyggende. I tillegg forventer de ansatte rettidig refusjon av sine profesjonelle utgifter.
Avstemme den ansatte og selskapets interesser i samsvar med loven
Når en ansatt bruker penger på behovene til sin yrkesaktivitet, må selskapet refundere det, innenfor grensene for lovbestemmelser og selskapspolitikk. For å få refusjon for det faktiske beløpet for de forskuddsbelagte beløpene, må arbeidstakeren fremlegge en erklæring som er i samsvar med vedlagte dokumenter.
På dette området kolliderer de respektive interessene til arbeidsgiver og ansatte. Den ansatte vil gjerne "bruke" så mye som mulig på utgiftsrapporter: hengi seg til restauranter, velge luksushoteller osv. Arbeidsgiver vil gjerne begrense utgifter og spare penger. Heldigvis regulerer loven parternes rettigheter og plikter.
Arbeidstakeren kan gyldig kreve refusjon av sine berettigede og forholdsmessige yrkesutgifter.
For å få refusjon for profesjonelle utgifter, uten at utgiftene betraktes som tilleggsgodtgjørelse eller naturalytelse, 3 betingelser:
- Utgiften påløper på vegne av arbeidsgiveren, som en del av arbeidstakerens arbeidskontrakt.
- Beløpet står i forhold til budsjettmålet.
- Utgiften er begrunnet og presentert for faktisk refusjon.
Refusjon av reiser og andre utgifter
I denne sammenheng forplikter loven arbeidsgiveren til å refundere arbeidstakeren. Utgiftsrapporter utarbeides spesielt for følgende forretningskostnader:
- Måltider: når han er på reise eller på arbeidsstedet, når arbeidstakeren ikke kan returnere til hjemmet sitt ved måltider, må arbeidsgiver betale ham beløpene.
- Transportkostnader : enten han bruker sitt personlige kjøretøy eller offentlig transport, kan den ansatte gyldig kreve refusjon av deler av de brukte beløpene. Refusjon av reiser som kan foretas på grunnlag av en kilometerskala angitt av skatteetaten eller i reelle kostnader.
- Overnatting , når en ansatt på forretningsreise for eksempel blir tvunget til å sove på et hotell.
- Kostnader til telearbeid, spesielle klær, dokumentasjon …
Arbeidsgiveren kan regulere utgiftsrapportens retningslinjer for å unngå overgrep
Hvis loven krever refusjon av profesjonelle utgifter på grunnlag av utgiftsrapporter, har arbeidsgiveren imidlertid et visst spillerom for å begrense mulige overgrep og spare på denne tunge budsjettposten. Etablering av en slik policy gjør det mulig for selskapet å sette et strengt og forpliktende rammeverk. Spesielt kan arbeidsgiver utforske 3 retninger:
- Sett en utgiftsgrense etter utgiftstype, innenfor et rimelig beløp.
- Pålegge økonomisk praksis : favoriserer offentlig transport fremfor personbiler, velg et hotell med gjennomsnittlig status osv.
- Begrens refusjon i tide.
Advarsel:
- - Arbeidsgiveren kan under ingen omstendigheter nekte refusjon av berettigede og forholdsmessige yrkesutgifter.
- - Selskapets retningslinjer må være i samsvar med gjeldende tariffavtale der det er aktuelt.
Utgiftsrapport: modell og fremgangsmåte
For å få refusjon må den ansatte lage en oversikt over beløp brukt på følgende modell:
- Angivelse av utgiftsdato.
- Beskrivelse av utgiftene, for eksempel å rettferdiggjøre dens legitimitet innenfor rammen av den profesjonelle sfæren.
- Utgiftens art: måltider, overnatting, transport, annet …
- Beløp forskuddsført av den ansatte.
Dokumentet oppsummerer alle utgifter for en gitt periode eller for en tur. Det må ledsages av støttedokumenter: kvittering, faktura, etc.
Arbeidsgiveren kan levere en utgiftsrapportmal til sine ansatte for større harmoni og enklere styring.
Når dokumentet er ferdig, sender den ansatte det til selskapets regnskapsavdeling innen fastsatt frist. Det refunderes i henhold til vilkårene gitt av selskapet, vanligvis innen en måned.
Hvordan spare på kjedelig ledelse?
Å motta, verifisere og refundere utgiftsrapporter er en møysommelig oppgave med liten merverdi for selskapet. Arbeidsgiveren kan vurdere forskjellige systemer for å forenkle administrasjonen, 2 løsninger blir ofte vedtatt:
- Bruk av et programvareverktøy å dematerialisere, automatisere og akselerere behandlingen.
- Valg av kompensasjon for profesjonelle utgifter på en flat basis : arbeidsgiver kan foretrekke fast kompensasjon fremfor faktisk refusjon. Selskapet betaler med jevne mellomrom faste rater, hvorav beløpet beregnes på grunnlag av URSSAF flatskala.
Denne faste kompensasjonsløsningen har også fordeler for den ansatte: den gjør jobben lettere - trenger ikke lenger å beholde støttedokumenter eller fylle ut Excel -tabeller - og tilby dem en viss autonomi i styringen av sine profesjonelle utgifter.
