Å jobbe eksternt med sine ansatte, kunder, ulike tjenesteleverandører kan, når konteksten krever det, vise seg å være avgjørende for å holde arbeidet flytende. Å organisere et eksternt arrangement, uansett hva det er, kan ikke improviseres, det krever et minimum av forberedelser og organisering.
Hvorfor organisere et online arrangement?
En nødssituasjon, en materiell forpliktelse, en spesifikk kontekst, en digital kommunikasjonsstrategi som tar sikte på å nå et større antall potensielle kunder, for å gjøre kjent med selskapet / tjenestene sine, deltakerne spredt geografisk er alle elementer som bidrar til organisering av et virtuelt arrangement i stedet for en fysisk.
Mål
Avhengig av hvilken type arrangement som arrangeres - virtuelt møte, webinarer, konferansesamtaler … - vil målene variere noe. Totalt sett tar sikte på å organisere et online arrangement spesielt:
- spare tid og fleksibilitet : raskere organisering, som krever mobilisering av et lite team, og som relativt enkelt kan utsettes om nødvendig.
- få synlighet : kommunisere direkte uten å være fysisk på samme sted, la et betydelig antall mennesker følge en konferanse, trening, etc.
- styrke forholdet mellom selskapet / teamet og dets kunder når ingen fysisk butikk eksisterer eller med kontakter spredt over hele et mer eller mindre stort territorium.
- overvinne manglende evne til å organisere en fysisk begivenhet : når deltakerne er for vidt spredt geografisk eller når eksepsjonelle omstendigheter totalt forbyder et reelt møte, for eksempel.
- redusere karbonavtrykket : mindre logistikk, brosjyrer, trykte dokumenter, brosjyrer, etc.
Fordeler
- Mindre tidkrevende og billigere å organisere enn et fysisk arrangement
- Utvidet mål / publikum
- Forbedret interaktivitet
- Økt fleksibilitet
- Optimalisering av investeringsavkastning
Grenser
- Noen ganger er tekniske muligheter usikre
- Trenger deltakerne å ha tilstrekkelig utstyr
- Nøl / misbruk av deltakere som er nye i emnet, forskjellige feil …
De forskjellige typene virtuelle hendelser
Det er et bredt spekter av muligheter på dette området. Som utvikler seg med høy hastighet, og tilbyr nye verktøy, tjenester hver dag mer effektive enn de andre.
Avhengig av hvilken type online hendelse som er planlagt og de tilhørende målene, vil det være hensiktsmessig å bruke denne eller den formelen i stedet. Blant de mest brukte hendelsene finner vi spesielt:
- konferansesamtaler : telefonsamtaler til mer enn 2 personer
- webinarer : online konferanser, podcaster
- virtuelle messer : interaktive nettutstillinger
- workshops : workshops om et bestemt tema
- Moocs : online kurs / opplæring
- pratene : diskusjoner om spesifikke emner
- fjernmøter : møter med noen eller alle de geografisk spredte deltakerne
Hvordan organisere et virtuelt arrangement?
Presentasjonen av hendelsene blir kort avslørt her.
Forbereder arrangementet
Totalt sett, uansett type virtuell hendelse, vil organisasjonen være strukturert som følger:
- Mål definisjon : forventninger, forventede fordeler, etc.
- Planlegger : dato, tid, varighet
- Artikulasjon / strukturering : modaliteter, arrangement av arrangementet, tema adressert, delte dokumenter, etc.
- Forfremmelse : invitasjon eller eget nettsted / side, beskrivelse av arrangementet, passende kommunikasjon,
- Minnes : noen dager før den aktuelle hendelsen, deretter 1 time før, påminnelse om koblinger, identifikatorer og nødvendige dokumenter hvis det er aktuelt …
- Etablering og hendelsesforløpet,
- Takk og mulig sending av en rapport, svar på spørsmålene, støttedokumenter og et sammendrag - noen ganger en full video - av hendelsen.
- Briefing : hva som fungerte, vanskelighetene som oppstod, hva som likte, hva som kan forbedres, etc.
Ulike virtuelle hendelser
Telefonmøte med flere
Konferansesamtaler er ikke nye. Mange bruker dem regelmessig i virksomheten.
- Bestem temaet som tas opp, målene for diskusjonen og de ulike punktene som skal tas opp.
- Velg riktig støtte.
- Definer en dato og en ringetid.
- Velg et rolig sted som bidrar til en konferansesamtale.
- Ta kontakt med deltakerne, takk dem for deres tilstedeværelse, oppgi emnet som skal diskuteres, hvilken metode som er valgt, om mulig, samt målene for samtalen, husk reglene for god oppførsel for konferansesamtalen.
- Før diskusjonen og vær forsiktig så du ikke forstyrrer andres tale (støy rundt deg. Det anbefales å bruke "Demp" -knappen når du ikke snakker for ikke å forstyrre andre med støyen fra høyttaleren. 'Et tastatur, for eksempel).
- Avslutt samtalen ved å takke alle deltakerne.
- Send en nøyaktig rapport om diskusjonene til alle deltakerne og muligens til berørte tredjeparter.
Webinarer
Webinarer er gode spaker for en bedrift. De gjør det mulig å kommunisere massivt, å offentliggjøre en ekspertise, et nytt produkt / tjeneste, etc.
Alle deltakere må være utstyrt med tilstrekkelig maskinvare og programvare for å kunne følge konferansen i formatet som tilbys (mikrofon, høyttalere, headset, webkamera kan være nødvendig) og dra nytte av tilstrekkelig høy hastighet.
- Definer målene og velg et tema og en presentasjon som sannsynligvis vil engasjere målgruppen.
- Planlegg en dato, et tidspunkt, en varighet.
- Send en invitasjon for å registrere deg for webinaret.
- Send en påminnelse 1 time før online -konferansen til alle registranter og angi tilkoblingsmetodene.
- Kjør webinaret: velkommen, presentasjon av innholdet (animasjonen må være tilstrekkelig dynamisk og interaktiv for ikke å miste noen).
- Oppfordre deltakerne til å… delta (reager, si sin mening, still spørsmålene deres …).
- Svar på spørsmål innen en bestemt tidsperiode. Inviter deltakerne med andre spørsmål til å sende dem på e -post.
- Lukk og takk.
- Send et sammendrag av webinaret og / eller en lenke for å se konferansen på nytt.
Podcaster
Podcasten er et viktig element i den digitale kommunikasjonsstrategien. Det gjør det mulig for selskapet å takle et emne relatert til sin aktivitet, med sikte på å få synlighet, og arbeide med sitt image med et stort potensialpanel.
En podcast kan presenteres av en enkelt person, en ekspert på sitt felt og snakker alene om emnet, eller integrere forskjellige eksperter samlet rundt en vert.
- Definer målene for podcasten og temaet som tas opp
- Skaff deg informasjon om emnet, eventuelt se etter eksperter som sannsynligvis vil gripe inn
- Tegn den presise planen og / eller manuset
- Spill inn podcasten: samle de ulike interessentene om nødvendig, ta vare på fysisk utseende og ikke-verbalt språk
- Lag podcasten (redigering, presentasjonstekst, opplasting osv.)
- Forbered kampanjen og distribuer (e -post, nettsted, intranett, sosiale nettverk, etc.)
Eksternt møte
Dette er vanlig praksis i mange selskaper. Når vi har noen - om ikke alle - samarbeidspartnere som jobber på fjerning eller på veiene eller regelmessig på farten, er de viktige for å bringe alle sammen.
Møtet kan gjøres enten bare med lyd eller video. Imidlertid kan kameraet være en brems for noen: sjenanse, motvilje til å avsløre sitt personlige miljø eller rett og slett utilstrekkelig internettforbindelse.
Totalt sett er disse virtuelle møtene organisert som følger:
- Forberedelse : planlegging, definisjon av dagsorden og innhold, utarbeidelse av de forskjellige nødvendige dokumentene, sending av invitasjoner og modaliteter, etc.
- Avholdelse av møtet : i video - med mulighet for deltakere som ønsker å erstatte bildet sitt med en avatar - eller bare i lyd. Animasjon må arbeides med oppstrøms. Utfordringen er å beholde alles oppmerksomhet fra start til slutt, la alle få uttrykke seg og lytte til andre, tildele taletid på riktig måte …
- Briefing og oppfølging : overføre møterapporten til deltakerne, liste opp de positive punktene og forbedre i fjernmøteprosessen.
Verksted
Online workshops har vært på vei oppover i flere år. De samler et visst antall mennesker rundt et bestemt emne. Meninger, ideer, forslag og løsninger utveksles der. Når medarbeiderne i et team befinner seg geografisk spredt, kan det være aktuelt for lederen å organisere en online workshop. For å lykkes krever disse øyeblikkene av ekstern interaksjon en skarp organisasjon.
- Definer formålet med workshopen (lær en ny ferdighet, eksperimenter med en ny måte å møte tilrettelegging på, utdyp et bestemt tema eller en hvilken som helst ferdighet …), årsakene til at den holdes, så vel som målet den vil bli adressert til.
- Bestem innholdet i workshopen, en presentasjonsplan og velg deltakerne (minimum ferdighetsnivå, aktivitetssektor, etc.).
- Definer forløpet av workshopen (velkomst, introduksjon, temaer som dekkes, samhandlingsregler, varigheten av de forskjellige fasene, etc.).
- Forbered eventuelle ressurser (analyser, studier, ulike data, kurs, definisjoner, etc.).
- Velg verktøyene som skal deles og brukes av alle deltakerne.
- Nesten samle de ulike workshopdeltakerne.
- Bestem hver enkelt rolle, målene og oppgavene, tidsfrister og metodikker.
- Animer verkstedet dynamisk for å opprettholde en kobling til tross for avstanden og beholde oppmerksomheten og oppmøtet til alle medlemmene i gruppen.
Mooc
Målet her er å sette online ett eller flere kurs eller opplæring som deltakere / abonnenter kan følge i sitt eget tempo. Opprettelsen av et slikt arrangement krever oppstrøms en viss tid, så vel som forskjellige og varierte ferdigheter.
- Sett opp et tverrfaglig prosjektteam med varierte ferdigheter (eksperter på emnet undervist, multimediedesignere, grafiske designere, IT -spesialister, markedsføring, etc.
- Definer målet ditt
- Bestem hva som er målet med Mooc: å undervise, å informere
- Arkitekt hovedlinjene i innholdet
- Definer teknologiene og verktøyene som skal brukes
- Design innholdet: innhold og form, ressurser, videoer, øvelser, lekser, ulike opplæringsprogrammer
- Design kommunikasjonsmedier: presse, intranett, sosiale nettverk, webside, utsending, digital markedsføring, etc.
- Test Mooc med en liten stab og utbedre eventuelle feil og forskjellige funksjonsfeil, kontroller at alle tilgjengelige ressurser fungerer som de skal, etc.
- Promoter Mooc
- Start Mooc
Denne filen henvises til i: Fjernmøte: fra planlegging til online debriefing.
