Definisjon av EDM
Det er en programvareløsning for å administrere livssyklusen til et elektronisk dokument. Fra opprettelse, lagring, deling, til arkivering eller ødeleggelse, hvis det er aktuelt. Disse løsningene gjelder ikke bare for store selskaper. SMB har også all interesse i å dra fordeler av denne programvaren.
Fordeler
tilgang til informasjon uavhengig av terminalen som brukes og av flere samtidige brukere
versjonsbehandling med evnen til å spore endringer
drastisk reduksjon i lagringsvolum papirdokumenter
letthet og hastighet for å finne et dokument
grensesnitt mellom dokumentarsystemet med andre forretningsverktøy eller arbeidsflyt
redusert risiko for tap viktig informasjon
samsvar med kravene til kvalitetssystemene
styrke kontrollen med sensitiv informasjon
enkel administrasjon og mestring av tilgangsrettigheter
Totalt sett forbedrer en EDM effektiviteten til en organisasjon og kontrollen av dokumenter under hele bruken i selskapet.
Grenser
En veldig dyr implementering både i maskinvare- og programvareinvestering, og i digitaliseringen av eksisterende papirpublikasjoner.
En suksess som bare kan gå gjennom en reell transformasjon av organisasjonen, akseptere endringen for helt nye praksiser i forhold til gamle vaner.
Hovedfunksjonene til en EDM
Lage og lage dokumenter
3 oppføringer er mulige i systemet:
digitale dokumenter, for eksempel et skjema på et nettsted
papirdokumenter at det vil være nødvendig å skanne for å konvertere dem til elektroniske filer
direkte kreasjoner i EDM -programvaren.
Når det gjelder dokumenter dematerialisert av natur, er et viktig poeng å kunne integrere et bredt spekter av formater: e -post, Word, Excel, jpeg, etc.
Indeksering
Når dokumentarbasen når tusenvis av oppføringer, blir forskningen kompleks. For å lette tilgangen til data, EDM -programvare indekserer dokumenter for å lette og fremskynde forskning.
Indeksering kan utføres på selve innholdet, fra metadata (ord som beskriver dokumentet: tittel, forfatter, etc.) eller søkeord som følger av en kategorisering (taksonomi).
Oppbevaring
Kjernefunksjon av løsninger med sterke utfordringer både når det gjelder lagringssystemets kapasitet bare for å beholde utallige dokumenter dens pålitelighet over tid samtidig som den gir rask tilgang, kompatibel med forretningsbegrensninger.
Formidling og konsultasjon
Å dele dokumenter fra flere brukere, å modifisere, av å motta på et bestemt tidspunkt i en gitt prosess for en handling planlagt.
Det er de vanligvis kan sees fra forskjellige terminaler : stasjonær datamaskin, nettbrett, smarttelefon …
Reglene for rettighetsforvaltning definere hva alle har lov til å gjøre: lese, endre, etc.
Versjonskontroll tillater overvåking av informasjon og dens påfølgende oppdateringer.
Riktig dokument, til rett person, til rett tid
Arkivering og sletting
På slutten av livet, tillat oppbevaring av dokumenter eller ødeleggelse av dem i henhold til vedleggsreglene.
Sikkerhet
Sikre sikkerheten til sensitiv informasjon og mer generelt sikkerhetskopiering av systemdata.
Gjennomføring
Husk at dette er et fullverdig prosjekt. Det er ikke nok å distribuere en programvareløsning av EDM for at prosjektet skal bli kronet med suksess. Ansatte må være involvert veldig tidlig i prosessen og en plan for endringsledelse bør settes på plass så snart som mulig. Faktisk vil arbeidspraksis og vaner endres. Noen oppgaver vil forsvinne til fordel for nye, endringer som alltid er en kilde til stress …
