Som leder, møteoppførsel er en kunst du ikke kan unnslippe . Teamledelse krever faktisk mer eller mindre regelmessige utvekslinger med dine ansatte. Utvekslinger som blant annet materialiserer seg ved organisering og ledelse av mer eller mindre formelle arbeidsmøter. Dette er grunnlaget for effektiv lederkommunikasjon, en søyle for kollektiv intelligens.
I tillegg er diskusjoner med dine forskjellige faglige kontakter, spesielt i forbindelse med prosjektledelse, avgjørende for å nå målene som er satt og fullføre prosjektet.
For å gjennomføre et forretningsmøte effektivt må du derfor beherske animasjonsteknikker og kjenne de forskjellige verktøyene Til din disposisjon.
Rask navigering
- Forbereder møtet
- Velge riktig forretningsmøteformat
- Velg riktig animasjonsstil
- Strukturere møtet
- Verktøy og metoder som er nyttige for å gjennomføre et møte
- De forskjellige fasene i møtet
Forbered deg på et arbeidsmøte
Uansett hvilken kontekst du organiserer arbeidsmøtet i, er målet med møtet så vel som de inviterte, grundig forberedelse avgjørende for å lykkes. I tillegg vil dette sikre økt effektivitet.
Angi mål, velge deltakere, sette sammen nyttige dokumenter … Det er avgjørende å sørge for at alt er klart når tiden kommer for å maksimere individuell og kollektiv produktivitet.
På den store dagen må det imidlertid forventes noen kontroller i siste liten, spesielt med hensyn til tilgjengelig utstyr (riktig bruk av de forskjellige enhetene som skal brukes - overheadprojektor, internettforbindelser, etc.).
Hvis du er utsatt for sceneskrekk og / eller ikke er veldig komfortabel med offentlige taler, kan du lære å få selvtillit og temme din frykt for å forvandle den til positiv energi.
Du vil dermed være i stand til rolig å forstå gjennomføringen av møtet.
Velg riktig møteformat
Definer formatet du vil bruke for møtet. Avhengig av temaet, de forventede målene og konteksten du vil administrere dette møtet i, er forskjellige typer møter mulige:
- informasjonsmøte : du overfører en eller flere meldinger til publikummet som mottar det på en "passiv" måte.
- gjennomgangsmøte : formelt møte som ofte finnes i sammenheng med prosjektledelse der alle menneskene som er opptatt av emnet / prosjektet deltar aktivt for å gjøre status over tingenes fremgang.
- utvekslingsmøte : alle deltakerne diskuterer aktivt et gitt emne.
- problemløsende møte : Målet er tydelig å fjerne blokkeringen av en situasjon som sitter fast, finne en løsning på en dysfunksjon, håndtere en konflikt …
- beslutningsmøte : du samler forskjellige aktører for å godkjenne en avgjørelse om et bestemt tema.
Velg en animasjonsstil
Velg en energisk og tilpasset animasjon. Det er viktig å etablere en bestemt gruppedynamikk for økt produktivitet og effektivitet. Ulike stillinger er mulige når det gjelder animasjon, blant annet:
- tilrettelegger : deltakere utveksler fritt under diskret kontroll av tilretteleggeren.
- koordinator : hovedpersonene diskuterer et bestemt emne, tilretteleggeren strukturerer utvekslingene og debattene.
- direktiv : lite plass igjen for deltakerne.
Finn ut mer om møtetilrettelegging.
Hvis publikum viser tegn til at de faller ut, at noen deltakere beveger seg for mye, gjesper på kråker, er ufrivillige, at det ser ut til at andre sover våken … Reager! Gi energien til møtet ditt igjen før du mister alles oppmerksomhet!
Strukturere arbeidsmøtet
Når formatet og typen animasjon er angitt, er det på tide å lage selve møtet:
- Tydelig definere emnet så vel som målene for dette arbeidsmøtet
- List opp personene som må være tilstede (samarbeidspartnere, eksterne foredragsholdere, etc.)
- Angi et passende sted, dato og klokkeslett
- Skriv agendaen
- Angi en varighet (pass på å beholde litt margin)
- Inviter deltakerne ved å spesifisere møtets format, samt hver enkelt rolle og de forventede målene
Noen metoder og verktøy for effektivt å administrere et møte
Det er mange metoder og verktøy for hvordan man effektivt gjennomfører et intervju og får de ønskede resultatene. Imidlertid kan vi nevne noen få:
- Pechakucha: for en effektiv presentasjon på nøyaktig 6 minutter og 40 sekunder,
- 6 tenkehatter: kreativitet og effektivitet forbedret gjennom utforskning av de 6 tankemåtene.
- Ishikawa -diagram: effektivt for problemløsning,
- Stand-up: stående møter for mer effektivitet,
- Brainstorming eller motsatt, omvendt brainstorming: brainstorming er en kraftig spak for refleksjon i sammenheng med problemløsning eller innovasjon
Lær mer om verktøyene og metodene som er nyttige for å gjennomføre møter.
Gjennomfør et forretningsmøte
Hovedfasene i et profesjonelt møte er som følger:
Introduksjon
Tenk på effektivitet helt fra begynnelsen av møtet. Det er viktig å:
- start i tide,
- hilse alle deltakere og takke dem for deres tilstedeværelse og punktlighet,
- gå rundt bordet slik at alle kan presentere seg selv, om nødvendig,
- huske konteksten for møtet, agendaen, de forventede målene,
- husker rollen til hver av deltakerne, så vel som driftsreglene, særlig tiden som er avsatt til møtet,
- utnevne en mulig ordfører.
Produksjonsfase
Så kommer tiden for selve arbeidet. Som tilrettelegger er din rolle å sørg for at møtet går jevnt og effektivt. Du går som følger:
- start debattene,
- ramme inn diskusjonene og sørge for at emnene ikke sklir,
- sikre at alle kan snakke og at taletidene fordeles rettferdig,
- forutse mulige konflikter,
- sørg for at tankegangen beveger seg i riktig retning og i riktig tempo.
Lær mer om rollen som møteleder.
Konklusjon
Du avslutter diskusjonene med en oppsummering av det som ble sagt, samt en påminnelse om de fattede beslutningene. Dette trinnet er viktig fordi det lar deg låse arbeidet som er gjort for å iverksette tiltak.
Etter møtet vil du også sikre formalisering av møterapporten av ordføreren basert på informasjonen som ble samlet under diskusjonene og formidling til alle deltakere og andre interessenter.
Forby gjenforening !!
Forbered deg godt på møter, minn deltakerne om at det er viktig å lese vedlagte dokumenter før D-dagen, sette klare mål, etc. unngår sterile møter!
