Hva er et produktivt møte? Fenomenene "gjenforening" får oss alle til å kaste bort mye tid. Så la oss være effektive! Hvordan gjenkjenner du et "godt" møte? Veldig enkelt: hver deltaker forlater med følelsen av arbeidet som er utført: "Vi har gjort gode fremskritt", "vi har vært produktive", osv …
Så hva er oppskriften slik at dette fellesmøtet ikke blir til en enkel sløsing med tid? Svaret er å finne med respekt for det grunnleggende: et møte har et bestemt formål. Det må være godt forberedt og planlagt. Målet må hele tiden være i sikte gjennom diskusjonene. Debattene er organiserte og konstruktive. De respekterer den definerte timingen. Til slutt er konklusjonen presis om beslutninger som er tatt og handlingene som skal tas.
Et bestemt mål
Det er ingen tvil om dette. Alle deltakerne bør vite hvorfor de er der og fremfor alt det vi noen ganger glemmer, hva diskusjonene bør føre til. En bundet handlingsplan? Nye produktledere? Identifisere et problem? Kommunisere en ny organisasjon? etc.
Med tanke på det forventede resultatet av gruppens produksjon gjør det mulig å holde fokus på målet og av opprettholde spenningen bidrar til å holde det angitte målet.
Forberedelse uten sidestykke
Det hele starter med et fornuftig valg av gaver. Hvis det er for mange deltakere, kan diskusjonene sette seg fast. På den annen side, hvis gruppen ikke er stor nok, vil målet være vanskelig å nå.
Når listen over deltakere er etablert, vil vi unngå å invitere samarbeidspartnere ved å sende dem dagsorden. Fra forberedelsen er alle hovedpersonene involvert . Hvor mange møter fører ingen steder på grunn av mangel på oppstrøms arbeid (utilstrekkelig informasjon, ufullstendige tall, etc.)?
Alle må komme godt forberedt når dagen kommer, med de viktigste elementene for å starte debattene og være effektive ! Dette er ikke tiden, under diskusjoner, for å fiske etter informasjon!
En produktiv prosess
Et møte er definert av en starttid og en sluttid. I løpet av denne tiden er alle debattene organisert for å ta opp alle punktene som er forutsatt under forberedelsen.
Å respektere tiden som brukes i hver fase er en nøkkel til suksess, selv om det i noen tilfeller er nyttig å gi rom for litt fleksibilitet. Det viktige er å holde fokus på prioriteringer for ikke å gå seg vill i detaljer .
Et annet poeng er å samle synspunktet til alle tilstedeværende. Alle må delta. Det er underforstått at utvekslingene vil bli kontrollert slik at ingen drift kommer til å forgifte diskusjonene. Kritikk aksepteres hvis de er konstruktive og beveger gruppen fremover.
En profesjonell konklusjon
Hvert møte må være tema, når det gjelder avslutning med alle deltakerne, av en rapportere om fremgang, beslutninger og handlinger sett i perspektiv med målet.
Nye punkter og de som ikke har blitt behandlet vil også bli nevnt. Dermed går ingenting tapt, alt blir registrert. Denne konklusjonen burde være etterfulgt av et skriftlig sammendrag gitt til hver deltaker umiddelbart etter møtet eller i de påfølgende dagene.
Denne filen er referert til i: Organiser og gjennomfør et møte effektivt
