Lag enkelt et Gantt -diagram for et prosjekt

Prosjektledere er vant til å bruke et Gantt -diagram for å organisere og planlegge oppgavene som skal utføres. Dette verktøyet er ikke komplisert å bruke og forblir veldig nyttig, selv for små handlinger.

Hvis du ikke er kjent med denne tilnærmingen, vil du i denne veiledningen finne de viktigste punktene i bruken av den så vel som i slutten av filen, et konkret eksempel på et Gantt -diagram.

Hva er et Gantt -diagram og hva brukes det til i prosjektledelse?

Oppfunnet av Henry Gantt i 1910, dette verktøyet letter planleggingen ved å representere oppgavene til et prosjekt med horisontale søyler på en graf.

Til hvilken bruk? Det er veldig enkelt. Som vi så i innledningen, det letter organisering, planlegging og overvåking av oppgaver .

Mer presist gjør det det mulig å:

  • mestre rekkefølgen av oppgaver, spesielt når visse aktiviteter utføres parallelt
  • kjenn fristen for hvert sentralt trinn
  • Sett milepæler for å validere trinnene
  • fordele og administrere ressurser (menneskelig, budsjettmateriell, materiale, etc.)
  • visualisere oppgavene som skal utføres
  • overvåke prosjektets fremdrift og administrere det med hensyn til de planlagte tidsfristene globalt eller individuelt
  • estimere virkningen av en forsinkelse på sluttdatoen og andre oppgaver

Denne tilnærmingen frigjør sitt fulle potensial for komplekse prosjekter som består av utallige nestede oppgaver. Det forblir likevel like interessant å bruke til enklere prosjekter.

Hvordan bygge diagrammet?

Forbered dataene dine i en tabell ved hjelp av Excel eller ved å skrive dem direkte inn i en dedikert programvare.

Her er trinnene du må følge:

  1. Definer prosjektoppgaver og milepæler

    Start med de store trinnene ved å dele dem opp i små oppgaver. Vanskeligheten er å finne riktig skala. Verken for presis eller for bred. Velg milepælene: i henhold til leveransene på slutten av etappen og hendelsene som bekrefter fortsettelsen eller avslutningen av prosjektet. Se WBS -prosjektets nedbrytningsmetode (eller oppgaveflytdiagram) for å gjøre dette arbeidet enda strengere. Organiser dem i kronologisk rekkefølge.

    Beregn varigheten av oppgavene

    Tiden som er planlagt for hver intervensjon er viktige data for planlegging. Velg den mest relevante enheten: time, dag, uke, etc., avhengig av prosjektet, og behold den samme referansen for hele tabellen.

    Identifiser samspillet mellom hver aktivitet

    Noen oppgaver kan bare utføres etter slutten eller starten på en annen (disse kalles "sekvensielle oppgaver"). I tillegg kan andre behandles parallelt. Det er derfor nødvendig å identifisere avhengighetene. Dette er planleggingsfasen.

    4 typer avhengighet

    Ende til ende (FF): de to oppgavene må utføres samtidig

    Slutt til start (FD): En oppgave kan bare starte når den forrige er fullført. Dette er standard kjedemodus.

    Start to finish (DF): en oppgave kan ikke fullføres før den forrige har startet.

    Start to start (DD): en oppgave kan bare starte hvis den forrige har startet

    Tilordne ressurser

    Definer både menneskelige og materielle ressurser tildelt hver oppgave. Disse dataene er nyttige når det er nødvendig for å utføre presis overvåking av allokering av ressurser. Eller bare for å vite hvem som gjør hva.

For mer komplekse prosjekter er oppstrøms bruk av PERT -metoden avgjørende for å liste oppgaver, definere avhengigheter, ta hensyn til begrensningene …

Eksempel på en Gantt

For å illustrere metoden, her er planleggingen av de forskjellige trinnene for å lage et nettsted. Vi har med vilje redusert prosessen og ikke nevnt ressursene, milepælene, og målet er å holde det enkelt.

Tabell med oppgaver, varighet og avhengigheter

Trinn Oppgaver Varighet (i dager) Avhengigheter
Velg en leverandør A - Definer budsjettet 1.5
B - Utvikle spesifikasjonene 8 A (FD)
C - Forhåndsvalgte leverandører 2 B (FD)
D - Rådfør deg med kandidatene 15 C (FD)
E - Stopp valget av tjenesteleverandør 2 D (FD)
Utvikle nettstedet F - Lag modellene av nettstedet 3 E (FD)
G - Utvikle funksjoner 10 F (FD)
H - Utfør grafisk integrasjon 8 H (DD)
I - Test og valider nettstedet 2 G, H (FD)
J - Sett nettstedet på nettet 1 Jeg (FD)
Lag innhold K - Definer hvem som skriver hva 1 J (FD)
L - Lag innholdet 3 K (FD)
M - Valider og skriv inn innholdet på nettstedet 2 L, I (FD)
Start nettstedet internt N - Presentere stedet internt 2 J (FD)

Aktiviteten "Skriv inn innholdet på nettstedet" avhenger av 2 oppgaver (type FD). Oppføringen kan faktisk bare gjøres når nettstedet er validert og innholdet er skrevet. Trinnet "Utfør den grafiske integrasjonen", som for det, starter samtidig som "Utvikle funksjonene". Integratorer må åpenbart koordinere med utviklere. Dette er en DD -type avhengighet.

Grafen med ressursene

Linjene i rødt representerer den kritiske banen. Dette er de viktigste stadiene som en glidning har som følge av å forsinke prosjektet.

Programvare for å lage ditt Gantt -diagram

Glem papiret! DE Dagens verktøy letter arbeidet sterkt!

Du vil finne hjelp på internett for å bruke Excel. Det er ikke den enkleste løsningen, men hvis du er interessert i Office -pakken, finner du det du leter etter.

Det er dedikerte applikasjoner (ofte gratis), mer tilgjengelig, som Gantter for google drive, som lar deg raskt lage timeplanen din.

Komplette online løsninger, mer avanserte, integrerer etableringen av en Gantt blant andre funksjoner dedikert til samarbeid. Smartsheet for eksempel. Lokalt, på datamaskinen din, kan du gå til gratis programvare som GanttProject.

Denne programvaren er veldig praktisk, til og med avgjørende, for å definere avhengighetene mellom oppgavene, å utføre simuleringer, for å måle effekten av en forsinkelse, etc. på bare noen få klikk.

Denne filen er referert til i: Prosjektplanlegging: metoder og verktøy - Prosjektrammer - Gantt -diagram

wave wave wave wave wave